Cách xây dựng KPI cho nhân viên
Đối với mỗi người đang làm việc tại bất cứ tổ chức nào đó, KPI là một từ khóa vô cùng quen thuộc mỗi ngày. Vậy cách xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào mới có thể đo lường chính xác hiệu quả công việc, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra?
KPI là gì?
KPI là viết tắt tiếng anh của từ Key Performance Ondicator, dịch ra tiếng Việt nghĩa là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc. KPI được đánh giá dựa trên các mục tiêu đã đề ra trước đó, lấy ví dụ mỗi tháng nhân viên sale phải đạt mức doanh số KPI là 100 sản phẩm. Chỉ số này có thể được đánh giá dựa trên cá nhân, một nhóm hoặc cả một công ty, tổ chức, doanh nghiệp.
Từ khi ra đời, KPI đã tạo ra được những thành tựu đáng kể, mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vì nó có khả năng theo dõi, kích thích hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
Nhờ vào KPI mà từng cá nhân cũng có thể đo lường, xem xét được năng lực của bản thân, từ đó không ngừng nâng cao giá trị của chính mình, cũng là cách để nâng tầm giá trị cho doanh nghiệp.
Để tìm được cách xây dựng KPI cho nhân viên chính xác và hiệu quả, bạn nên tìm hiểu xem chỉ số đánh giá công việc này bao gồm bao nhiêu loại.
KPI mang tính chiến lược
Lãnh đạo sẽ đặt ra các mức KPI mà nó liên quan trực tiếp đến sự sinh tồn của cả doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền, profit, market share… Có nghĩa là KPI gắn với mục tiêu chiến lược là những con số cụ thể và không ngừng nâng cao nhằm tăng lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp.
KPI mang tính chiến thuật
Chiến thuật ở đây được hiểu là phương thức để đạt được mục tiêu chiến lược đề ra cụ thể ở trên. KPI mang tính chiến thuật thường liên quan đến nhân lực, các nguồn lực chính, kênh truyền thông… nhằm giúp công ty tăng khả năng đạt KPI chiến lược hơn.
Có nghĩa là KPI mang tính chiến thuật không được đo lường bằng con số cụ thể mà hiệu quả sẽ được nhận định bởi những lãnh đạo có chuyên môn cao. Hiệu quả phải có khả năng thúc đẩy các yếu tố mang tính chiến lược tăng cao thì mới thành công.
Cách xây dựng KPI cho nhân viên
Dưới đây là các bước cụ thể để xây dựng KPI cho nhân viên, hãy tham khảo ngay.
Bước 1: Xác định xây dựng KPI cho ai?
Để làm được bước này, bạn có thể áp dụng theo 2 hướng sau đây:
– Giao nhiệm vụ xây dựng KPI cho người đứng đầu các bộ phận, phòng, ban… để có thể nắm rõ năng từng từng thành viên. Trong trường hợp này, bộ phận quản lý nhân lực sẽ đóng vai trò tham vấn, hỗ trợ, hướng dẫn để có được các phương pháp xây dựng KPI cho nhân viên chuẩn xác nhất.
– Giao nhiệm vụ xây dựng KPI cho từng nhân viên, phòng, ban, bộ phận… cho bộ phận quản lý nhân sự hoặc các quản lý cấp cao. So với phương án số 1, lựa chọn này mang tính bao quát, khách quan và có tính kỷ luật hơn. Nhược điểm của lựa chọn này chính là KPI có thể sẽ yêu cầu rất cao.
Bước 2: Trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng
Trong một doanh nghiệp hay một tổ chức bất kỳ, mỗi bộ phận, cá nhân sẽ có các nhiệm vụ, trách nhiệm riêng của mình. Tất cả các bộ phận kết hợp cùng nhau để tạo ra một bộ máy hoạt động trơn tru, hoàn thiện.
KPI được đặt ra cho nhân viên làm sao để có thể đo lường chính xác công việc của họ. Điều này nhằm kiểm nghiệm hiệu suất dựa trên trách nhiệm chính. Do đó, để có cách xây dựng KPI chính xác cho nhân viên. Bạn phải xác định được họ có trách nhiệm chính là gì trong bộ phận chức năng đang làm việc.
Xác định trách nhiệm càng cụ thể, rõ ràng thì xây dựng KPI càng chính xác.
Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs
– KPI cho bộ phận:
Người xây dựng KPI sẽ đưa ra con số cụ thể. Mục tiêu cụ thể cho người đại diện phòng, ban, bộ phận, sau đó. Người này sẽ phân bổ lại cho từng thành viên.
– KPI cho từng vị trí:
Phải nắm bắt được mô tả và yêu cầu công việc hằng ngày. Người xây dựng KPI mới dễ dàng đưa ra hệ thống đo lường quá trình làm việc cho các vị trí chức danh cụ thể.
– Thời quan đánh giá KPI:
KPI sẽ mang lại hiệu quả nếu có sự đánh giá định kỳ và giới hạn thời gian nhất định. Hãy đưa ra quy định về kỳ đánh giá KPI, chẳng hạn như theo tuần, tháng, quý hay năm.
Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Đa phần những người xây dựng KPI sẽ đưa ra thang đánh giá. Có nhiều mức độ hoàn thành chỉ tiêu theo nhiều mức độ khác nhau. Vì vậy, bạn mới gặp các trường hợp vượt KPI, đạt KPI hay chưa đạt KPI… Thông thường, các mức độ này được chia thành 2 – 5 thang điểm.
Theo các chuyên gia, xây dựng càng nhiều mức độ đánh giá thì việc đo lường KPI cho từng bộ phận, vị trí càng khách quan, chuẩn xác.
Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng
Ban lãnh đạo nên cân nhắc và đưa ra các mức thưởng hấp dẫn. Khi các bộ phận hay cá nhân hoàn thành xuất sắc KPI đã đề ra.
KPI là chỉ số đánh giá quy trình làm việc. Đặc biệt là hiệu quả đạt được sau một quá trình cụ thể nào đó. Để có cách xây dựng KPI cho nhân viên khách quan. Ban lãnh đạo cần có cái nhìn chuẩn xác và chính xác cho từng vị trí.
