Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp quan trọng thế nào?

Truyền thông nội bộ (tiếng Anh: Internal communications) là công tác truyền đạt thông tin giữa các thành viên thuộc nhiều phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau. Đó là hoạt động tưởng chừng dễ dàng. Thế nhưng, trên thực tế, nó lại đòi hỏi và yêu cầu nhiều kỹ năng khác nhau. Vậy chúng ta phải làm gì để truyền thông nội bộ hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết sau đây!

Định nghĩa truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt các thông tin giữa các thành viên trong một tổ chức với nhau. Ở mọi cấp bậc, đơn vị trong doanh nghiệp, chúng ta dễ dàng bắt gặp các quy trình này.

Những hiểu lầm về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó.

Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Chủ đề: ĐƯA DOANH NGHIỆP LÊN MÂY – Công ty kiểm toán ASCO

Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và TTNB là một phần của PR in-house.

Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với TTNB

Công tác TTNB bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…

Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì TTNB sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.

Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên

Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên TTNB. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.4 bước xây dựng chiến lược TTNB.

Bước 1: Xác định công tác TTNB của doanh nghiệp bạn đang ở đâu (nhân viên có được cập nhật thông tin thường xuyên không, hàng tuần có chương trình gì đặc biệt, nội dung ấn phẩm nội bộ có được nhân viên tán thành không,…)

Bước 2: Xác định mục tiêu TTNB của doanh nghiệp bạn trong tuần tới, tháng tới, năm tới (thêm / thay thế một kênh truyền thông mới, bỏ bớt những chương trình rườm rà, vô ích,…)

Bước 3: Xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó

Bước 4: Tìm hiểu những thông tin cần thiết liên quan để đạt được mục tiêu. (Bạn cần giao tiếp với ai, bạn đang có kênh truyền thông nào,…)

Truyền thông nội bộ hiện đại

Nếu ngày trước, chúng ta truyền đạt thông tin qua báo bài. Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc về công nghệ. Chúng ta dễ dàng nhận thấy sự thay đổi và phát triển với 8 xu hướng TTNB

– Thay đổi từ truyền thông sếp – nhân viên thành sếp – nhân viên và nhân viên – nhân viên.

– Không chỉ truyền thông bằng vài kênh mà truyền thông đa kênh, đa phương tiện

– Không chỉ truyền thông tới toàn thể nhân viên mà truyền thông tới cụ thể từng cá nhân

– Không chỉ thông báo tin tức tốt mà thông báo tất cả tin tức

– Không chỉ thông tin về công việc mà còn cả những câu chuyện vui, buồn, cảm động,…

– Thông tin thay vì nhiều chữ thì sẽ có nhiều ảnh

– Thay vì một người thì sẽ có nhiều người xây dựng

– Không chỉ hô hào mà còn đưa ra các câu chuyện người thật – việc thật để khích lệ nhân viên