Kỹ năng tổ chức công việc nhóm hiệu quả
Trưởng nhóm là người quản lý cần trang bị cho mình kỹ năng tổ chức công việc nhóm hiệu quả. Đây là kỹ năng quan trọng cần đó với người đứng đầu một tập thể. Như thế, tiến độ công việc sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn gấp bội lần. Vậy, làm gì để người quản lý có kỹ năng này? Câu trả lời có có trong nội dung bài viết dưới đây!
Thế nào là kỹ năng tổ chức công việc?
Với một người quản lý kỹ năng tổ chức là nhiệm vụ cơ bản nhưng lại vô cùng quan trọng. Đặc biệt, với một tập thể lớn, số lượng nhân viên đông. Nhóm trưởng phải nắm vững các kỹ năng phụ khác:
- Giao công việc hợp lý
- Giám sát từng nhân viên
- Kịp thời hỗ trợ và giúp đỡ
- Nhận xét và đánh giá chính xác
Theo một nghiên cứu, tính công bằng, minh bạch trong quá trình tổ chức công việc ảnh hưởng đến một số vấn đề:
- Sự hài lòng của các thành viên
- Vấn đề đoàn kết nội bộ
- Trách nhiệm với công việc
Bên cạnh đó, cách tổ chức và phân chia công việc đòi hỏi sự rõ ràng. Điều này giúp nhân viên của bạn có thêm động lực làm việc. Từ đó, năng suất và hiệu quả công việc trở nên tốt hơn. Tâm lý hay áp lực công việc của cấp dưới giảm đi rất nhiều.
Khái niệm đúng về phân công công việc?
Để phân công công việc khoa học, đầu tiên, bạn cần thấu hiểu các hạng mục công việc: vai trò và trách nhiệm. Sau đó, bạn cần có thời gian quan sát và năng lực của từng nhân viên. Mục đích cho việc này là để giao việc đúng người giúp đạt kết quả tốt nhất.
Hơn hết, bạn luôn theo dõi và không ngừng động viên nhân viên của mình. Điều này không chỉ giúp họ có thêm động lực mà còn phát huy nhiều hơn tiềm năng và trách nhiệm cho công việc.
Với các bước đơn giản, bạn dễ dàng giao việc, nhiệm vụ một cách đúng đắn. “Một cây làm chẳng nên non. Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Quả thật vậy, một khi tập thể được phân công đúng việc, tự khắc đội nhóm của bạn trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
Các bước để tổ chức công việc nhóm
Sau đây, chúng tôi gợi ý các bước thực hiện việc tổ chức công việc nhóm hiệu quả:
- Nói chuyện trực tiếp: Đây được cho là cách tốt nhất giúp bạn hiểu rõ nhân viên của mình. Bạn hãy thẳng thắn nói ra những vấn đề mà bạn đang gặp phải. Đặc biệt, bạn phải luôn tiếp nhận các ý kiến (có thể là trái chiều) của họ để công việc tốt hơn.
- Luôn đánh giá và nhận xét: Đây là cách tốt nhất để nhân viên xây dựng tinh thần tự giác, ý thức và trách nhiệm với công việc của mình. Nếu họ tạo ra kết quả xuất sắc, bạn nên khen thưởng. Ngược lại, bạn có thể phạt họ theo các mức độ khác nhau. Từ đó, thúc đẩy tinh thần cố gắng và phát triển.
- Cập nhật kiến thức thường xuyên: “Kiến thức là vô hạn. Con người là hữu hạn”. Vì thế, chúng ta phải không ngừng liên tục học hỏi, cập nhật thêm các thức mới để nâng cao bản thân, phục vụ công việc tốt và hiệu quả hơn.
Thực tế, có rất nhiều cách giúp bạn rèn luyện và phát triển kỹ năng. Chung quy, sau đây là các bước thực hiện được nhiều người áp dụng nhiều nhất!
- Chuẩn bị lên kế hoạch
- Lên checklist các công việc cần làm
- Lường trước các tác động từ bên ngoài
- Phân chia công việc từng ngày, tuần, tháng, năm…
Nguyên lý 5W + 1H để tổ chức công việc hiệu quả
5W + 1 H bao gồm
WHO – Ai người người thực hiện?
WHAT – Làm những công việc gì?
WHEN – Khi nào bắt tay thực hiện?
WHERE – Làm ở đâu?
WHY – MỤc đích, lý do làm công việc này là gì?
HOW – Làm thế nào để thực hiện?
Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Qua bài viết này, hy vọng các bạn sẽ rèn luyện và hiểu hơn về quản lý đội nhóm của mình! Chúc các bạn thành công!
