HƯỚNG DẪN CƠ BẢN ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG LÀM VIỆC NHÓM

Quản lý dự án thường được giám sát bởi một người quản lý dự án tận tâm, người có kỹ năng, kinh nghiệm và bí quyết để giữ cho mọi thứ đi đúng hướng. Tuy nhiên, đó không phải lúc nào cũng là một lựa chọn – đặc biệt trong làm việc nhóm. Trong trường hợp đó, một thành viên khác trong nhóm dự án cần phải bước lên để trở thành người quan trọng.

Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn chuẩn bị một bữa sáng muộn ngon miệng. Bạn đang lên kế hoạch làm bánh quiche, thịt xông khói, bánh kếp, parfaits và mimosas tự làm. Các tác phẩm!

Đó khá là bữa tiệc và là một công việc lớn, nhưng bạn sẽ chuẩn bị cho nó. Đó là tất cả những gì về sự sáng tạo, phải không?

Bạn hầu như không buộc dây tạp dề của mình khi nhận thấy mọi thứ không suôn sẻ. Bạn đang điên cuồng lục tung các ngăn tủ để tìm tất cả các nguyên liệu mình cần. Bạn quên làm nóng lò nướng trước khi làm vỏ bánh quiche. Bạn đã bắt đầu chế biến món thịt xông khói quá sớm và bây giờ nó sẽ được hoàn thành trước một giờ so với các món ăn còn lại của bạn.

Nghe có vẻ căng thẳng? Bạn đặt cược đó là. Và đó cũng là bằng chứng về lý do tại sao quản lý dự án hiệu quả lại quan trọng như vậy.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát một dự án để nó được hoàn thành thành công.

Về cơ bản, thay vì bay lượn trong quần, bạn đang thực hiện một cách tiếp cận có tổ chức để đảm bảo dự án của bạn đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của nó, đồng thời được giao đúng thời hạn và dưới ngân sách.

Quản lý dự án thường được giám sát bởi một người quản lý dự án tận tâm, người có kỹ năng, kinh nghiệm và bí quyết để giữ cho mọi thứ đi đúng hướng.

Tuy nhiên, đó không phải lúc nào cũng là một lựa chọn — đặc biệt là đối với các nhóm nhỏ hơn hoặc các dự án nhỏ hơn. Trong trường hợp đó, một thành viên khác trong nhóm dự án cần phải bước lên để trở thành người quan trọng.

Sẽ rất hữu ích nếu có một người duy nhất chịu trách nhiệm chuyển tiếp dự án và giữ các tab trên tiến độ, vì điều đó sẽ tránh được sự dây dưa và nhầm lẫn.

Các vấn đề quản lý dự án — Đây là lý do

Giai thoại mở đầu của chúng tôi về một bữa ăn nửa buổi tai hại có lẽ đủ để minh họa tầm quan trọng của việc quản lý dự án (cùng với việc làm cho lòng bàn tay của bạn đổ mồ hôi). Tuy nhiên, hãy hướng vấn đề này về nhà bằng cách đề cập đến một số lợi ích chính của việc quản lý dự án.

1. Quản lý dự án Tăng cường liên kết

Bạn có thể nghĩ rằng các mục tiêu của dự án hoặc thậm chí toàn bộ tổ chức của bạn là rõ ràng như pha lê, nhưng bạn có thể sẽ ngạc nhiên bởi mọi thứ thực sự âm u như thế nào. Nghiên cứu từ Trường Quản lý MIT Sloan cho thấy rằng một phần ba các nhà lãnh đạo được giao nhiệm vụ thực hiện chiến lược của công ty họ không thể liệt kê ngay cả một trong những ưu tiên chiến lược của công ty họ.

Rất tiếc. Không có cách khắc phục nhanh chóng, nhưng quản lý dự án là một bước đi đúng hướng. Khi bắt đầu dự án, toàn bộ nhóm dự án nên thảo luận và hiểu không chỉ mục tiêu của dự án cụ thể mà còn hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn như thế nào.

2. Quản lý dự án Cải thiện sự hợp tác

Các dự án tạm dừng khi mọi người không biết họ phải chịu trách nhiệm gì hoặc khi nào họ cần hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân của mình. Quản lý dự án liên quan đến việc băm ra một kế hoạch dự án chi tiết – bao gồm việc làm rõ phạm vi dự án, vai trò, các hạng mục hành động và tiến trình.

Điều này cho phép nhóm dự án cộng tác hiệu quả và hiệu quả hơn nhiều so với việc họ chỉ xắn tay áo và lao vào ngay mà không có sự rõ ràng cần thiết.

3. Quản lý dự án giúp bạn tránh rủi ro và cạm bẫy

Bạn đã từng nghe câu nói về những kế hoạch bài bản nhất, đúng không? Họ có xu hướng chạy khỏi đường ray. Ngay cả khi nhóm của bạn có một kế hoạch dự án chi tiết và chu đáo, đôi khi chiếc chìa khóa vẫn bị bật ra. Có thể bạn không thể có được nguồn lực mình cần hoặc bạn gặp phải sự chậm trễ trong việc nhận được sự chấp thuận cần thiết.

Quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án liên quan đến việc dự đoán các loại rủi ro đó và xác định một kế hoạch dự phòng. Điều này giúp bạn vượt qua những rào cản đó khi chúng xuất hiện mà không làm nổ lốp trong toàn bộ dự án của bạn.

4. Quản lý dự án giảm áp lực

Trong một cuộc khảo sát với hơn 2.000 nhân viên Hoa Kỳ, hơn 60% người được hỏi thừa nhận rằng họ cảm thấy căng thẳng từ ba ngày làm việc trở lên mỗi tuần. Một trong những nguyên nhân của những tình cảm rạn nứt đó? Quá nhiều việc trong danh sách việc cần làm của họ.

Khi bạn không nắm được chính xác ai đang làm gì, bạn sẽ dễ dàng phân tán các thành viên trong nhóm quá mỏng. Quản lý dự án hiệu quả giúp quản lý năng lực của mọi người dễ dàng hơn và đảm bảo họ có khối lượng công việc hợp lý trên tất cả các dự án khác nhau mà họ tham gia.

5. Quản lý dự án dẫn đến nhiều dự án thành công hơn

Đây là lợi ích lớn nhất của tất cả: Quản lý dự án đồng nghĩa với việc có nhiều dự án chiến thắng hơn.

Khi bạn có một kế hoạch vững chắc và theo dõi tiến độ một cách cẩn thận, bạn có nhiều khả năng thực hiện một dự án đáp ứng các mục tiêu, đáp ứng các yêu cầu và phù hợp với ngân sách và tiến trình của bạn.

Thêm vào đó, quy trình quản lý dự án mang lại cho nhóm dự án nhiều cơ hội thường xuyên hơn để đánh giá và chỉnh sửa khóa học khi cần thiết. Khi nhận thấy điều gì đó không diễn ra như kế hoạch, họ có thể điều chỉnh trước khi đầu tư thêm thời gian và năng lượng.

5 giai đoạn quản lý dự án

Được rồi, bạn hiểu rồi. Quản lý dự án là quan trọng. Nhưng, nó thực sự hoạt động như thế nào?

Viện quản lý dự án (PMI) biết một hoặc hai điều về chủ đề này, và họ đã thành lập Cơ quan tri thức quản lý dự án (PMBOK) là một bộ hướng dẫn quản lý dự án. PMBOK chia quản lý dự án thành năm giai đoạn riêng biệt:

• Bắt đầu
• Lập kế hoạch
• Chấp hành
• Giám sát
• Khép kín

Khi bạn và nhóm của bạn giải quyết một dự án, bạn chuyển qua từng giai đoạn đó theo thứ tự. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về từng thứ.

1. Khởi xướng dự án

Bạn có nghĩ rằng dự án của bạn được bắt đầu với một buổi lập kế hoạch hợp thời? Không hẳn. Trước khi đi sâu vào các chi tiết của dự án, trước tiên bạn cần xác nhận với nhóm của mình xem nó có đáng để theo đuổi hay không.

Đó là những gì xảy ra trong giai đoạn “bắt đầu”. Bạn sẽ xác định dự án của mình ở cấp độ cao và xác định trường hợp kinh doanh, lợi ích và sản phẩm có thể phân phối. Nếu bạn xác định đó là một dự án đáng giá cho nhóm của mình, thì bạn sẽ được chấp thuận (nếu cần) và chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Bạn và nhóm của bạn muốn quay video trình diễn giới thiệu các tính năng cốt lõi của sản phẩm của bạn. Bạn nghĩ rằng nó sẽ giúp nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, cũng như giúp bạn chuyển đổi được nhiều khách hàng hơn.

2. Lập kế hoạch dự án

Bây giờ là khi điều kỳ diệu lập kế hoạch xảy ra. Lập kế hoạch hiệu quả có thể giúp bạn và nhóm của bạn tránh được nhiều nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án, bao gồm giao tiếp kém, ước tính thời gian không chính xác và không đạt được mục tiêu.

Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là đặt mục tiêu cho dự án của bạn. Sử dụng khung mục tiêu SMART để xác định một mục tiêu:

• Có thể đo lường
• Có thể đạt được
• Liên quan, thích hợp
• Giới hạn thời gian

Mục tiêu ví dụ: Tạo video trình diễn về các tính năng cốt lõi của sản phẩm của chúng tôi để giảm 12% số lượng phiếu hỗ trợ khách hàng và tăng 15% số lượt đăng ký của khách hàng. Video này sẽ được phát hành trước ngày 15 tháng 3 năm 2021.

Khi bạn đã để mắt đến giải thưởng, bạn đã sẵn sàng giải quyết các nội dung chi tiết của dự án, bao gồm phạm vi, ngân sách, rủi ro, các thành viên trong nhóm, các cột mốc quan trọng và hơn thế nữa với nhóm của bạn

Điều này có thể cảm thấy khó khăn nhưng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn tạo ra một thứ gọi là cấu trúc phân tích công việc (WBS). Điều này chia toàn bộ dự án của bạn thành các nhiệm vụ riêng lẻ được hiển thị ở định dạng đồ họa.

Ví dụ: dự án video của bạn có thể được chia thành các nhiệm vụ riêng lẻ sau:

• Viết kịch bản video
• Ghi lại hướng dẫn về sản phẩm
• Chỉnh sửa video và thêm thương hiệu
• Xuất bản video trên trang bán hàng của chúng tôi

Với thông tin đó trong tầm tay, bạn được trang bị tốt hơn để xác định các thành viên trong nhóm cần tham gia cũng như tiến trình thực tế để hoàn thành công việc.