HỆ THỐNG NĂNG SUẤT LÀ GÌ VÀ TẠI SAO CHÚNG LẠI CẦN THIẾT?

Hệ thống năng suất là các phương pháp thực hành, hướng dẫn hoặc phương pháp luận có hệ thống giúp mọi người hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Năm 1956, nhà tâm lý học nhận thức George Miller đưa ra giả thuyết rằng bộ nhớ làm việc của chúng ta có thể chứa từ 5 đến 9 “khối thông tin” tại bất kỳ thời điểm nào. Các nghiên cứu của ông đã truyền cảm hứng cho các nhà nghiên cứu khác xem xét kỹ hơn bộ nhớ và cách chúng ta lưu trữ thông tin. Mặc dù chúng ta vẫn chưa biết chắc chắn chúng ta có thể lưu trữ bao nhiêu thông tin trong tâm trí, các nhà tâm lý học và nhà khoa học thần kinh đều đồng ý rằng trí nhớ làm việc của chúng ta có khả năng hạn chế.

Và đừng quên những điều phiền nhiễu đã nói ở trên.

Nói về sự phân tâm… dữ liệu từ Đại học California cho thấy rằng một khi bạn bị chệch hướng khỏi một nhiệm vụ, trung bình phải mất 23 phút để quay lại công việc. Rất tiếc.

Đây là lý do tại sao chúng ta cần các hệ thống hiệu quả – chúng giúp giữ cho chúng ta tập trung (chú ý!) Để chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Với thời gian chú ý ngắn hơn bao giờ hết (ngắn hơn cá vàng!), Điều này chưa bao giờ quan trọng hơn thế.

Về lý thuyết thì nghe có vẻ dễ dàng nhưng “Hôm nay tôi sẽ làm việc hiệu quả hơn!” không phải là một chiến lược tuyệt vời để theo đuổi mục tiêu đó. Tuy nhiên, với một hệ thống sẵn có, bạn sẽ có một lộ trình giúp bạn thực thi và tiếp tục công việc để bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Dưới đây là 6 hệ thống năng suất có thể giúp bạn.

Hệ thống năng suất #1: Hoàn thành công việc (GTD)

Hoàn thành công việc là một hệ thống năng suất được tạo ra bởi David Allen, tác giả của cuốn sách cùng tên. Nó giúp tổ chức các công việc và mức độ ưu tiên để bạn có thể quản lý ngày của mình dễ dàng hơn. Phil Janezic, Người sáng lập The Mind of Steel, cho biết: “Hoàn thành công việc là điều cần thiết để bạn không bị lạc trong một biển nhiệm vụ.

Hệ thống được chia thành 5 bước sau:

• Ghi lại: Ghi lại mọi thứ bạn cần nhớ – ý tưởng, nhiệm vụ, dự án, mục tiêu, cuộc hẹn – tất cả. Viết chúng vào một ghi chú dính, trong sổ tay, tài liệu Word, ứng dụng quản lý tác vụ hoặc bất kỳ nơi nào có thể theo dõi. Mục tiêu: chụp một bản sao bên ngoài của thông tin quan trọng mà bạn đã lưu trữ trong bộ nhớ làm việc của mình.
• Làm rõ: Bạn sẽ hoàn thành những nhiệm vụ đó như thế nào? Tạo các hành động có thể đo lường được. Ví dụ: nếu “thực hiện kế hoạch tiếp thị” là nội dung bạn đã nắm bắt được ở bước # 1, hãy nêu cụ thể hơn trong bước này. Nó có thể giống như sau: “củng cố 3 chiến lược mới cho tiếp thị qua email” hoặc “lập danh sách 10 người có ảnh hưởng vi mô tiềm năng”. Càng cụ thể càng tốt.
• Sắp xếp: Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Sắp xếp danh sách của bạn thành các danh mục như khẩn cấp, quan trọng, ưu tiên trung bình, v.v. Bạn cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo ngày đến hạn hoặc dựa vào đó các nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất.
• Suy ngẫm: Hãy coi bước này là kiểm soát chất lượng. Xem lại danh sách của bạn để biết những điều chỉnh nào có thể được thực hiện để cải thiện hệ thống năng suất của bạn. Tối ưu hóa danh sách của bạn! Lưu ý: Phản ánh là một quá trình liên tục. Các mục tiêu và ưu tiên sẽ thay đổi theo thời gian.
• Tương tác: Hay nói một cách khác, NÊN… hoàn thành công việc. Mục tiêu của bước này không phải là bắt đầu nhiệm vụ mà là hoàn thành chúng. Loại từng mục ra khỏi danh sách để bạn có thể dành 100% năng lượng tinh thần để hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển trọng tâm sang nhiệm vụ tiếp theo.

Hệ thống năng suất #2: Trifecta hàng ngày

Hệ thống năng suất này tập trung vào việc tạo ra một danh sách ba việc chính mà bạn muốn hoàn thành mỗi ngày bằng cách viết chúng ra vào đêm hôm trước.

Lý thuyết đằng sau cách tiếp cận này là ngay cả khi bạn chỉ hoàn thành ba việc đó, thì ngày đó vẫn là một chiến thắng. Hoặc WIN-WIN-WIN. Xem những gì tôi đã làm ở đó?

“Trifecta hàng ngày giúp tôi thiết lập ý định rõ ràng cho mỗi ngày và xác định những nhiệm vụ cần tập trung vào buổi sáng, cũng như những rào cản tiềm ẩn đối với những nhiệm vụ đó.” — Jason Keath, Người sáng lập SocialFresh.

Trifecta hàng ngày giúp hạn chế “quá tải danh sách việc cần làm”, giúp bạn thực tế về việc hoàn thành không phải mọi nhiệm vụ mà chỉ những nhiệm vụ cần thiết nhất.

Hệ thống năng suất #3: Kỹ thuật Pomodoro / Chặn thời gian

25 phút vào; Nghỉ 5 phút. Lặp lại 4x. Sau đó nghỉ 15-20 phút.

Đó thực chất là Kỹ thuật Pomodoro. Chúng tôi đã thử nó và sau đó ghi lại những ưu và nhược điểm của chúng tôi.

Một phiên bản thay thế, ít cứng nhắc hơn, là chặn thời gian. Thay vì 25 bậc, 5 tắt, các nhiệm vụ hàng ngày được phân tách theo các khối thời gian 30-90 phút, cho phép thực hiện nhiều “tác vụ đơn” hơn (ngược lại với đa tác vụ).

Hệ thống năng suất #4: Bullet Journaling

Bullet journaling (gọi tắt là BuJo®) được phát triển bởi nhà thiết kế sản phẩm kỹ thuật số Ryder Carroll. Carroll được chẩn đoán mắc chứng ADHD và khuyết tật học tập khi còn nhỏ, vì vậy anh ấy phải tìm ra những cách mới để làm việc hiệu quả – đó là cách viết nhật ký bằng gạch đầu dòng ra đời.

Viết nhật ký bằng gạch đầu dòng là một hệ thống năng suất phục vụ như một hình thức ghi nhớ được thiết kế để giúp mọi người sắp xếp những gì của họ trong khi vẫn lưu tâm đến lý do của họ. Có toàn bộ hệ thống và ngôn ngữ (và trang web) dành riêng cho phương pháp này.

Hệ thống năng suất #5: Hệ thống lịch Seinfeld

Quay trở lại năm 2007, nhà phát triển phần mềm Brad Isaac đã chia sẻ một câu chuyện với Lifehacker về cuộc gặp gỡ với Jerry Seinfeld, nơi anh ấy đã hỏi nam diễn viên hài một số “mẹo cho một truyện tranh trẻ”.

Seinfeld bảo anh ấy “viết mỗi ngày.” Để duy trì động lực (và trách nhiệm giải trình), anh ấy đã chia sẻ “hệ thống lịch độc đáo mà anh ấy đã sử dụng để tạo áp lực cho bản thân khi viết”.

Theo lời của Isaac, “Anh ấy bảo tôi lấy một cuốn lịch treo tường lớn có cả năm trên một trang và treo nó lên một bức tường nổi bật. Bước tiếp theo là lấy một điểm đánh dấu ma thuật lớn màu đỏ. Anh ấy nói với mỗi ngày tôi làm nhiệm vụ viết lách thì ngày hôm đó tôi phải đánh một dấu X to màu đỏ. Sau một vài ngày, bạn sẽ có một chuỗi. Chỉ cần tiếp tục duy trì và chuỗi sẽ dài ra mỗi ngày. Bạn sẽ thích nhìn thấy dây chuyền đó, đặc biệt là khi bạn chưa đủ vài tuần. Công việc duy nhất của bạn tiếp theo là không phá vỡ dây chuyền”.

Hệ thống năng suất #6: Ăn con ếch đó

“Hãy ăn một con ếch sống đầu tiên vào buổi sáng và không có gì tồi tệ hơn sẽ xảy ra với bạn vào những ngày còn lại trong ngày”. – Mark Twain

Hệ thống năng suất của Eat That Frog là tất cả về việc hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất, khó khăn nhất của bạn đầu tiên vào buổi sáng để nó được hoàn thành và suôn sẻ.

Một lần nữa, chúng tôi đã thử Eat That Frog. Đây là những gì chúng tôi học được.

Nếu tham vọng, sự tập trung và năng lượng của bạn bị tụt lại trong ngày, thì cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tận dụng động lực buổi sáng của mình. Sử dụng nó để hoàn thành những việc lớn, đáng sợ và điều đầu tiên ra khỏi danh sách của bạn.

Trải nghiệm MyXteam ngay hôm nay!