8 QUY TẮC HỮU ÍCH ĐỂ QUẢN LÝ NHÓM CỦA BẠN TỪ XA
Môi trường kỹ thuật số đã nhanh chóng định hình cách thức làm việc và giao tiếp của con người và doanh nghiệp. Các doanh nhân kỹ thuật số và các nhóm ảo đang trở thành một xu hướng, trong khi việc tìm kiếm và thuê nhân viên thông qua phương tiện trực tuyến đã trở thành tiêu chuẩn.
Mọi công ty và doanh nghiệp mong muốn điều gì? Lợi nhuận. Trong hầu hết thời gian, lợi nhuận là kết quả của năng suất của nhóm, được tạo ra từ việc lập chiến lược, giao tiếp và làm việc hiệu quả. Kết quả chung của nhóm bạn bị ảnh hưởng rất nhiều bởi khả năng lãnh đạo và quản lý nhân viên của bạn.
Vì vậy, học cách kỷ luật và tổ chức hành động của cấp dưới là chìa khóa quan trọng cho cả hiệu suất của bạn với tư cách là người quản lý và kết quả chung của công ty. Khi nói đến các nhóm làm việc từ xa, việc đạt được kết quả hiệu quả có một chút khác biệt so với lịch trình làm việc 9 đến 5 truyền thống.
Trong bài đăng hôm nay, tôi sẽ chia sẻ 8 quy tắc hữu ích để quản lý nhóm của bạn từ xa.
1. Chọn đúng thành viên nhóm
Bước đầu tiên để phát triển một nhóm từ xa thành công là việc tuyển chọn nghiêm ngặt các thành viên trong nhóm. Trước khi thuê một nhân viên làm việc từ xa, bạn cần phải đánh giá cẩn thận kiến thức, kỹ năng và thái độ của anh ta đối với công việc.
Nói chung, bạn nên tìm kiếm những cá nhân có thể thích nghi và phát triển khi làm việc từ xa. Ví dụ, tập trung và động lực là những đặc điểm chính đối với những người làm việc từ xa. Việc xác nhận những đặc điểm này luôn khó, mặc dù bạn có thể tìm kiếm những năng khiếu liên quan có thể cho biết một hoặc hai điều về việc liệu một nhân viên có tốt cho nhóm làm việc từ xa của bạn hay không:
- Ưu tiên công việc
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giao tiếp
- Sự độc lập
- Tính chủ động
- Kỷ luật
- Tự tổ chức
- Định hướng kết quả
- Sáng tạo
2. Thiết lập một hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả
Khi nhóm của bạn được phân bổ trên toàn thế giới và múi giờ khác nhau, giao tiếp sẽ trở thành một thách thức. Vì lý do đó, bạn sẽ cần phải áp đặt các kỳ vọng và quy tắc của mình và các thành viên trong nhóm của bạn phải luôn cam kết tôn trọng chúng.
Trước hết, bạn cần quyết định cách bạn và các thành viên của bạn sẽ giao tiếp với nhau. Nó sẽ là e-mail? Điện thoại? Một phần mềm liên lạc nội bộ?
Điều đầu tiên bạn nên quyết định là hệ thống hội nghị truyền hình mà bạn sẽ sử dụng. Nhiều công ty sử dụng Skype, mặc dù có rất nhiều giải pháp khác .
Thứ hai, hãy tìm một kênh liên lạc cho phép nhắn tin nhanh, chia sẻ màn hình và chia sẻ tệp. Một lần nữa, Skype là một giải pháp tốt, mặc dù bạn có thể tìm thấy nhiều lựa chọn thay thế.
Sau khi bạn đã thiết lập phần mềm, hãy giúp nhóm của bạn làm quen với nó bằng cách cho họ biết chính xác cách bạn sẽ giao tiếp, sắp xếp nhiệm vụ và làm việc. Bạn sẽ cần tạo một số quy tắc nhất định. Ví dụ, bao lâu thì đồng đội của bạn nên báo cáo kết quả của họ? Các giao thức truyền thông là gì? Bạn sẽ họp với tần suất như thế nào? Nhân viên của bạn có nên thông báo khi họ đi vắng trong vài giờ không?
Nói một cách đơn giản, bạn phải tìm ra cách mọi người sẽ giao tiếp và làm việc, bạn phải lên kế hoạch cho mọi thứ, và bạn phải có tất cả các công cụ cần thiết. Khi bạn đã hoàn thành điều đó, nhóm của bạn đã sẵn sàng làm theo!
3. Hướng tới sự minh bạch
- Cảm giác kết nối là hoàn toàn cần thiết cho sức khỏe của bất kỳ nhóm từ xa nào. Để đảm bảo rằng tính minh bạch luôn hiện hữu, hãy xem xét các mẹo sau.
- Ưu tiên các hội nghị truyền hình. Tương tác mặt đối mặt luôn hiệu quả hơn tin nhắn tức thời.
- Giúp đồng đội của bạn hiểu và phù hợp với văn hóa, sứ mệnh và mục đích của công ty bạn.
- Trò chuyện thường xuyên.
- Luôn chia sẻ tin tức, thông tin cộng tác của khách hàng và phản hồi của khách hàng với nhóm của bạn.
- Khuyến khích các thành viên của bạn nói ra suy nghĩ của họ, hỏi lại nếu họ chưa hiểu nhiệm vụ và luôn minh bạch và trung thực.
4. Thiết lập các kỳ vọng rõ ràng
Những người làm việc ở xa đã quen với việc có một lịch trình linh hoạt. Tuy nhiên, cũng giống như tất cả nhân viên, họ sẽ đáp ứng những kỳ vọng đã thiết lập. Là một người quản lý, bạn phải quyết định các quy tắc mà mọi người phải tuân theo, và bạn nên chắc chắn về các hình phạt. Ví dụ, bỏ lỡ thời hạn có thể là một hành động không thể chấp nhận được và có thể dẫn đến hậu quả thực sự.
Nếu nhóm của bạn nhận thức được hậu quả của những thất bại của họ, họ sẽ không có bất kỳ lý do nào để không hoạt động như mong đợi.
5. Đừng bỏ các cuộc họp thông thường
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với nhóm từ xa của bạn có thể khá khó khăn, đặc biệt là vì mọi người ở một múi giờ khác nhau. Khó, nhưng không phải là không thể.
Các cuộc họp thường xuyên là cách tốt nhất để làm quen với kiến thức, kỹ năng, tư duy và thái độ của thành viên trong nhóm của bạn. Đồng thời, các thành viên của bạn có thể tương tác với nhau một cách thường xuyên, vì vậy mối quan hệ bền chặt có thể được hình thành.
6. Lên lịch các buổi huấn luyện riêng
- Là người quản lý của một nhóm từ xa, bạn nên thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện riêng. Đưa từng thành viên trong nhóm của bạn đi và có một cuộc trò chuyện có giá trị về:
- Hiệu suất của nhân viên
- Những sai lầm đã phạm
- Các kỹ năng phải được phát triển hơn nữa để có năng suất cao hơn
- Các chiến thuật và chiến lược có thể được thực hiện để đạt hiệu quả cao hơn
7. Tập trung vào kết quả, không tập trung vào hoạt động
Hãy để nhóm của bạn hiểu rằng bạn đang tìm kiếm kết quả, không phải hoạt động. Có một sự khác biệt lớn giữa làm việc hiệu quả và bận rộn , và tất cả những người làm việc từ xa của bạn nên hiểu rõ ràng và tôn trọng điều đó. Khuyến khích kết quả thông qua phần thưởng và khuyến khích các hành động không liên quan dẫn đến không có kết quả cụ thể.
8. Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo và đổi mới
Nhân viên của bạn nên tự suy nghĩ và hành động bất cứ khi nào họ cảm thấy có cảm hứng. Đổi mới và năng suất là hai trong số những đặc điểm thiết yếu của bất kỳ nhân viên làm việc từ xa nào, vì chúng thường có thể ảnh hưởng tích cực đến kết quả chung của cả nhóm.
Một tâm hồn tươi sáng luôn được đánh giá cao và khuyến khích để luôn sáng tạo và chủ động. Thiết lập các quy tắc nhất định nhưng cho phép nhân viên của bạn linh hoạt và tự mình đưa ra nhiều quyết định khác nhau.
