NHÓM CỦA BẠN CÓ NÊN ÁP DỤNG NGÀY LÀM VIỆC 5 GIỜ KHÔNG?
Giả sử bạn làm việc tại một nhà máy sản xuất phụ tùng. Tại nhà máy này, một công nhân có ngày làm việc 8 giờ sản xuất 10 vật dụng. Trên thực tế, đó là một tốc độ đáng tin cậy đến mức bạn tin rằng nhân viên của mình không thể làm được gì nữa trong khoảng thời gian đó.
Nhưng sau đó một điều kỳ lạ xảy ra. Vào một nửa ngày trước kỳ nghỉ lễ, một vài nhân viên của bạn quản lý 11 widget trong năm giờ làm việc.
Nghe có vẻ không thể, phải không?
Tuy nhiên, đó chính xác là những gì đã xảy ra tại Ford Motor Company vào đầu thế kỷ 20. Vào thời điểm đó, Ford đã khiến các đối thủ cạnh tranh tức giận khi tăng lương gấp đôi và cắt giảm từ 9 giờ mỗi ngày xuống còn 8 giờ. Nhưng đây là điểm đáng chú ý: công ty đã tăng kết quả là năng suất.
Mặc dù trả lương cao hơn khi làm ít giờ hơn, lợi nhuận của công ty đã tăng gấp đôi từ 30 triệu đô la lên 60 triệu đô la trong vòng hai năm. Và không chỉ Ford. Tại Nhật Bản, việc cắt giảm xuống còn bốn ngày trong tuần làm việc đã tăng lên năng suất lên 40%.
Theo quan điểm truyền thống “chín phần năm”, việc cắt giảm giờ làm của nhân viên sẽ không có lợi ích gì ngoài việc khiến công ty kém lợi nhuận hơn.
Tuy nhiên, trong thực tế, nó hoàn toàn ngược lại. Vì vậy, những sự thật đó cho chúng tôi biết một ngày làm việc nhẹ nhàng sẽ tốt hơn cho nhân viên – nhưng đó có phải là điều tốt nhất cho nhóm của bạn ?
Tại sao lại có một ngày làm việc 5 giờ ?
Nhiều người trong chúng ta coi ngày làm việc 8 giờ như một điều răn được khắc vào đá.
“ Bảy giờ, năm mươi chín phút và năm mươi chín giây ? Hả! Đó là bán thời gian! Chắc chắn không có ngày làm việc nào là hoàn thành cho đến khi bạn đã dành đủ 8 giờ làm việc . ”
Sự thật phức tạp hơn thế rất nhiều. Và tám giờ một ngày làm việc không phải là tiêu chuẩn cổ xưa mà bạn có thể nghĩ. Nguồn gốc lịch sử lâu đời nhất của nó có niên đại không xa hơn thế kỷ 16, khi Tây Ban Nha thông qua giới hạn ngày làm việc hợp pháp cho công nhân nhà máy và công sự.
Tại Hoa Kỳ, cuộc cách mạng công nghiệp đã từng tăng số lượng nhiều nhân viên hơn là tăng năng suất . Các nhà máy như Ford chỉ đơn giản là không cần nhân viên làm việc mười giờ mỗi ngày. Đến thời kỳ Đại suy thoái, Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng đã củng cố ngày làm việc 8 giờ như một định nghĩa mới về một công việc toàn thời gian.
Và đó là nó. Đó là toàn bộ lý do chúng tôi làm việc tám giờ một ngày. Nó chỉ đơn giản là chuẩn mực văn hóa .
Nếu bạn có thể chấp nhận điều đó, thì bạn có thể chấp nhận rằng việc nhân viên của bạn làm việc bao nhiêu giờ không thực sự quan trọng, miễn là họ làm tốt công việc.
Là một trưởng nhóm, ưu tiên của bạn nên là tạo ra một văn hóa hoàn thành công việc và giúp cho nhân viên hạnh phúc. Có thể cắt giảm giờ làm việc trong ngày của bạn không ? Dưới đây là một số lý do khiến nó đáng để thử.
Lý do số 1: “ Công việc đã hoàn thành ” là thước đo thành công tốt hơn so với “ giờ làm việc được xâu chuỗi ”
Hãy nhớ George Costanza từ Seinfeld , người đã làm việc cho New York Yankees. Trong một tập phim, anh ta đã nghĩ ra một trò lừa đảo : anh ta sẽ giữ xe của mình đậu ở Sân vận động Yankee suốt ngày đêm. Bằng cách này, các sếp của anh ấy sẽ nghĩ rằng anh ấy luôn làm việc.
Ban đầu, nó hoạt động như một cái duyên : họ nghĩ rằng anh ấy là người đầu tiên đi làm và là người cuối cùng ra về. Nhưng cuối cùng, khi chiếc xe chất đầy tờ rơi quảng cáo và phân chim, trò lừa đảo trở nên rõ ràng.
Đó là một tình huống bịa đặt, nhưng nó cho thấy một sự thật quan trọng. Thời gian ô tô của bạn ở bãi đậu xe văn phòng không có mối tương quan nào với kết quả đầu ra của bạn.
Động lực văn hóa có thể tranh luận khác. Văn hóa bận rộn của xã hội cho rằng bạn càng dành nhiều thời gian cho công việc thì bạn càng hoàn thành được nhiều việc hơn.
Trong thực tế, thế giới lao động không có gì giống như vậy. Điều đó đặc biệt đúng đối với công việc sáng tạo. Adam Grant, tác giả của Originals : How Non-Conformists Move the World , đã từng nói , “ những công việc càng phức tạp và sáng tạo, thì việc chú ý đến hàng giờ đồng hồ càng ít có ý nghĩa ”.
Nhưng về việc chúng tôi tuân thủ chặt chẽ bốn mươi giờ trong tuần làm việc như thế nào, Grant nói : ” Các nhà lãnh đạo rất giỏi trong việc neo đậu vào quá khứ ngay cả khi nó không liên quan đến hiện tại. ”
Lý do số 2: Nếu bạn tin vào định luật Parkinson, 5 giờ là quá đủ
Định luật Parkinson là một câu ngạn ngữ cổ nói rằng: công việc sẽ mở rộng hoặc co lại để phù hợp với thời gian được phân bổ cho việc hoàn thành nó .
Nói cách khác, khi chúng ta tưởng tượng rằng chúng ta phải lấp đầy thời gian của nhân viên tám giờ một ngày, chúng ta làm chính xác điều đó. Rồi sau đó sắp xếp các cuộc họp vô nghĩa. Chúng ta đánh lạc hướng bản thân bằng email với thời lượng trung bình sáu giờ mỗi ngày .
Thống kê cho thấy rằng hầu hết nhân viên làm việc trung bình khoảng ba giờ làm việc thực tế mỗi ngày. Trong mô hình đó, một ngày làm việc kéo dài năm giờ có thực sự quá triệt để ?
Trong Trường hợp của Tạp chí Harvard Business Review về Ngày làm việc sáu giờ , Steve Glaveski lập luận rằng một nhân viên điển hình từ chín đến năm luôn đầy “ công việc bận rộn ”. Các cuộc họp kéo dài hàng giờ khi mà không cần phải diễn ra. Văn phòng có không gian mở khiến việc làm việc bị gián đoạn là điều không thể tránh khỏi. “ Tìm kiếm sự đồng thuận không cần thiết ” đối với những quyết định mà bạn không thể đảo ngược. Dành hàng giờ di chuyển cho các cuộc họp trực tiếp trong thế giới kỹ thuật số của các cuộc gọi Zoom và hội nghị truyền hình.
Trong Field of Dreams , có một câu ngạn ngữ cũ: nếu bạn xây dựng nó, chúng sẽ đến . Nó hoạt động theo cách tương tự với những ngày làm việc quá dài. Nếu bạn lên lịch cho nó, công việc sẽ đến .
Tập trung vào hiệu quả công việc, và tất nhiên bạn có thể không nhất thiết là cần tám giờ.
Lý do thứ 3: Nhân viên là con người và không phải lúc nào mọi người cũng làm việc theo lịch trình cố định
Một lịch trình thống nhất từ chín đến năm sẽ có ý nghĩa nếu nhân viên là những người làm việc tự động không có tâm. Lịch trình hàng ngày, có thể lặp lại sẽ khá phù hợp với rô bốt.
Nhưng nhân viên không phải là người máy. Họ phải đưa con đi học vào buổi sáng. Họ kiễng chân lên bàn cà phê. Họ la hét giao thông trong quá trình đi làm buổi sáng. Có một vài ngày họ thức dậy với tâm trạng tồi tệ.
Nhân viên cũng có các đồng hồ sinh học khác nhau, điều này ảnh hưởng đến thời điểm họ làm việc hiệu quả nhất. 10% nhân viên là người buổi sáng . 20% là cú đêm . Phần còn lại có được công việc tốt nhất vào giữa ngày.
Nếu mục tiêu của bạn thực sự là vắt kiệt năng suất của mọi nhân viên, thì lịch trình cố định tám giờ không phải lúc nào cũng tốt nhất. Một ngày làm việc linh hoạt hơn cho phép nhân viên tự do chọn ra những giờ làm việc hiệu quả nhất của họ và đặt họ làm việc cho bạn – thay vì xếp chồng các phiếu lương để kiểm tra email của họ.
Tránh những mặt trái này của ngày làm việc kéo dài 5 giờ
Có vẻ đơn giản phải không ? Cắt giảm giờ làm, tăng hạnh phúc và lợi nhuận. Nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng như vậy. Nếu việc nâng cao năng suất chỉ đơn giản như cắt giảm giờ làm, thì mọi người sẽ làm việc mỗi ngày một phút và thế giới sẽ tiếp tục quay. Nhưng chúng tôi biết đó không phải là cách hoạt động của nền kinh tế.
Khi thu hẹp quy mô ngày làm việc của mình, bạn cũng phải chú ý đến những thay đổi xảy ra – trước khi bạn bắt đầu thấy một số hậu quả không mong muốn ảnh hưởng đến năng suất của nhóm. Dưới đây là một số nhược điểm cần tránh :
Thu hút nhân viên kém hiệu quả
Stephan Aarstol, người sáng lập Tower Paddle Boards, đã chuyển sang năm giờ một ngày vào năm 2015. Mặc dù có những lợi ích, nhưng ngày làm việc năm giờ không phải lập tức tạo ra ánh nắng mặt trời và cầu vồng lợi nhuận tăng vọt.
Theo Aarstol , “ chúng tôi bắt đầu thu hút hai kiểu người. Một là kiểu chúng tôi muốn, và chúng tôi cũng thu hút những người giống như con lười này. Chúng tôi đã rất nhanh chóng phân biệt loại người của mỗi người nộp đơn. ”
Aarstol cuối cùng đã đạt được sự cân bằng, cung cấp cho nhân viên ngày làm việc ngắn hơn trong những tháng mùa hè. Nhưng cuối cùng, ông vẫn giữ cách tiếp cận truyền thống trong phần còn lại của năm.
Mất nhân viên chất lượng
Điều này là phản trực giác, nhưng cả Aarstol và Lasse Rheingans của Rheingans Digital Enabler đều trải nghiệm nó.
Với ít giờ hơn, các công ty của họ bắt đầu mất đi những nhân viên giỏi nhất của mình.
Khi những nhân viên giỏi nhất của Rheingans về nhà sớm hơn, họ đã tìm ra những cách khác để lấp đầy thời gian của mình. Trong một số trường hợp, họ nhận thấy rằng họ không còn quá đầu tư vào Rheingans Digital Enabler nữa. Họ học được rằng họ muốn làm điều gì đó khác.
Nhưng không phải quá nhiều thời gian rảnh có thể khiến nhân viên của bạn bỏ đi. Trong trường hợp của Aarstol, việc vô tình thu hút những nhân viên lười biếng hơn đã có tác động tiêu cực đến môi trường làm việc. Tại sao những nhân viên giỏi nhất của anh ấy lại không muốn làm việc cùng với những người mới lười biếng ? Hóa ra, những nhân viên giỏi nhất đánh giá cao một môi trường làm việc tốt thậm chí hơn một ngày làm việc năm giờ. Aarstol bắt đầu mất đi những công nhân tốt nhất của mình.
Thêm áp lực cho ngày làm việc
Nếu bạn có sáu giờ làm việc để hoàn thành, thì một ngày làm việc năm giờ không có ý nghĩa gì. Các nhiệm vụ có thể quá quan trọng và phức tạp để xử lý. Việc bảo ai đó về nhà khi họ chưa hoàn thành công việc – và quan trọng hơn là khi họ muốn hoàn thành công việc – có thể gây ra sự phân tâm và gián đoạn cho quy trình làm việc ổn định.
Như Forbes lưu ý , trải nghiệm của nhân viên với một ngày làm việc năm giờ có thể đồng nghĩa với việc gia tăng căng thẳng và áp lực. Vậy nên, bạn phải quyết định xem công ty của bạn có phải là nơi lý tưởng cho một ngày làm việc ngắn hơn hay không.
Xây dựng một công ty tốt hơn với cách tiếp cận có ý thức đối với ngày làm việc
Cả hai điều đều có thể đúng :
- Một ngày làm việc tám giờ có thể là một cách hoàn toàn tùy tiện và vô nghĩa để đạt được năng suất và hạnh phúc nhất cho nhóm của bạn.
- Việc rút ngắn ngày làm việc có thể gây ra những hậu quả bất lợi khác mà bạn cần giảm thiểu trước khi gọi là thử nghiệm thành công.
Điểm mấu chốt của công ty bạn (và ngành của bạn) là điều quan trọng duy nhất. Bạn sẽ phải tìm số giờ cân bằng phù hợp để tăng năng suất và tối đa hóa khả năng giữ chân nhân viên .
Quan trọng nhất, đừng mặc định câu trả lời của người khác . Vào thời điểm đó, tuần làm việc kéo dài bốn mươi giờ của Henry Ford có vẻ như là một thử nghiệm hoang dã – nhưng sau đó nó đã trở thành tiêu chuẩn. Nhưng trừ khi bạn điều hành các nhà máy sản xuất ô tô vào đầu thế kỷ 20, bạn có thể không muốn mô phỏng điều đó chỉ vì lợi ích của những gì người khác đang làm. Hãy thử một số cách tiếp cận mới. Thu thập phản hồi của nhân viên . Cuối cùng, bạn sẽ tìm ra loại ngày làm việc nào tạo ra sự cân bằng tốt nhất cho nhóm của bạn.
