Workflow là gì mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ?
Trong hệ thống điều hành doanh nghiệp hay một tổ chức nào đó, từ khóa workflow được nhắc đến rất nhiều bởi những người lãnh đạo, team leader. Vậy workflow là gì? Nó có công dụng như thế nào trong một doanh nghiệp, một bộ máy?
Khái niệm workflow
Nghĩa tiếng Việt của thuật ngữ workflow chính là luồng công việc, đây là một công cụ để diễn tả một cách hệ thống tất cả các việc cần làm trong một doanh nghiệp, một công ty hay một tổ chức nào đó. Workflow có tính lặp lại, có độ tin cậy tuyệt đối và tồn tại dưới dạng sơ đồ.
Trong workflow, bạn sẽ nhìn thấy được vai trò của từng bộ phận, khối lượng công việc. Các nguồn năng lượng, tất cả nguồn thông tin có liên quan đến sự vận hành đưa ra sản phẩm của doanh nghiệp.
Nói dễ hiểu hơn, luồng công việc – workflow được thiết lập để các cá nhân nhìn vào đó mà xử lý mọi việc trong tổ chức một cách bài bản, có sắp xếp, trình tự và theo quy luật. Nhờ đó, mỗi bộ phận sẽ hiểu rõ hơn nhiệm vụ, chức năng của mình, hoàn thành tốt nhất trách nhiệm được giao giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả đạt được.
Giai đoạn này hoàn thành tốt sẽ kích thích, tạo bước đệm để giai đoạn khác thực hiện trơn tru hơn trong luồng công việc workflow.
Tại sao nên thiết lập luồng công việc workflow?
Nhờ vào những ưu điểm dưới đây mà workflow trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp bộ máy làm việc của doanh nghiệp gặt hái được nhiều thành công hơn:
Sắp xếp công việc trực quan, khoa học, dễ hiểu
Hãy thử tưởng tượng tình huống cấp trên giao xuống cho bộ phận kinh doanh một đề án, team leader lại để công việc thành một mớ hỗn độn, không rõ ràng cho từng bộ phận, chắc chắn quá trình thực hiện sẽ tốn nhiều thời gian.
Thay vào đó, những công việc cần thực hiện được sắp xếp theo workflow khoa học, rõ ràng sẽ giúp các bộ phận tiến hành nhanh hơn, đạt hiệu quả tốt hơn và có thời gian để kiểm tra, rà soát sai sót kĩ càng hơn.
Giúp nhân viên phối hợp tốt hơn
Với từng bước, từng giai đoạn công việc cụ thể trong workflow. Các cá nhân trong tập thể sẽ tập trung vào nhiệm vụ được giao. Nhờ đó, cả bộ máy đều vận hành một cách hoàn hảo, ít trục trặc và rủi ro.
Ngoài ra, với nhiều giao diện được cải tiến dựa trên công nghệ hiện đại. Workflow còn là nơi làm tăng tương tác giữa con người với phần mềm lên. Mọi người sẽ cập nhật liên tục tiến độ vào hệ thống luồng công việc giúp ích cho cả bộ máy đang vận hành.
Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự
Khi các kế hoạch vẫn còn đang trong giai đoạn nghiên cứu, bàn giao từ trên xuống. Chắc chắn mọi người sẽ không biết nên thực hiện từ đâu. Nên bắt đầu như thế nào hay cách thức làm ra sao. Và workflow sẽ giúp bạn giải quyết toàn bộ các khó khăn này một cách đơn giản. Nó đưa công việc vào một trật tự khoa học.
Làm luồng công việc workflow ở đâu?
Với tầm quan trọng và ưu điểm vượt trội. Workflow đang rất phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Do đó, hiện nay, nhiều ứng dụng workflow ra đời. Với các thiết kế theo form có sẵn, màu sắc và kiểu cách đa dạng, bắt mắt ra đời để doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng.
Bạn có thể tải và sử dụng các app workflow trên điện thoại thông minh, máy tính chỉ với các thao tác rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả hết sức tuyệt vời.
Microsoft Office cũng là nơi cung cấp cho bạn công cụ vẽ bản đồ tư duy và workflow nhanh, hiệu ứng đẹp, thao tác đơn giản.
Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ với một doanh nghiệp về công nghệ thông tin uy tín. Qua đó, để thiết kế riêng cho công ty của mình một ứng dụng workflow mang đậm chất riêng.
Cách thực hiện workflow
– Liệt kê danh sách các bộ phận liên quan, các bộ phận có mặt trong luồng công việc.
– Xác định điểm bắt đầu và kết thúc của workflow.
– Nêu rõ các công việc cần phải thực hiện trong quy trình.
– Thêm vào các nút thắt, các mục cần làm rõ để nhấn mạnh.
– Nêu ra những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc.
– Xác định những điểm cần quản lý, giám sát, kiểm tra kỹ càng.
Chắc chắn sau khi tìm hiểu thông tin tổng quan về luồng công việc workflow. Bạn sẽ ngay lập tức muốn tiến hành thực hiện ngay.
