CÁCH XÂY DỰNG OKR HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Một phương pháp quản lý công việc hiệu quả và tinh gọn, sẽ không thể thiếu đi sự góp mặt của mô hình quản lý công việc OKR. Để đi sâu và tìm hiểu về mô hình quản trị mục tiêu và kết quả này, hãy cùng myXteam tìm hiểu những cấu trúc, cách xây dựng của mô hình OKR và những lợi ích mà mô hình này mang đến cho doanh nghiệp của bạn

PHẦN 1: Cấu trúc của OKR

Khi nhìn vào, ta sẽ thấy OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Mục tiêu là mô tả rõ nhất những gì bạn muốn đạt được, ngắn gọn, đầy cảm hứng và hấp dẫn. Mục tiêu nên thúc đẩy và thách thức cho doanh nghiệp, nhóm (team) và cá nhân.

Kết quả then chốt là tập hợp các thước đo đo lường sự tiến bộ của bạn với Mục tiêu. Đối với mỗi Mục tiêu, bạn nên có một bộ từ 2 đến 5 Kết quả then chốt. Tất cả các Kết quả then chốt phải định lượng được và đo được.

PHẦN 2: Lợi ích của việc phát triển các phần mềm theo mô hình này

Với việc triển khai OKR theo cấu trúc như trên, bạn có thể thay đổi quy trình đánh giá hiệu suất (performance review) và thiết lập mục tiêu trong một nhóm đang phát triển mà không làm gián đoạn công việc hàng ngày. Sau đó, hệ thống được hình thành trên phần mềm sẽ giúp bạn chuyển đổi mọi thứ sang các mục tiêu và kết quả then chốt phù hợp.

Ngay khi vừa bắt đầu với OKR, bạn sẽ dần nhận ra công ty không phải đối mặt với nhiều vấn đề đang tồn tại như trước đây. Các mục tiêu dài hạn luôn cung cấp cho bạn và nhân viên biết những gì cần làm (kết quả then chốt) và tại sao phải làm (mục tiêu) và không bao giờ bị chệch hướng.

Với mô hình OKR, các nhà quản lý có thể thậm chí có thể mở rộng quy mô nhóm làm việc lên đến hàng chục người mà không lo đánh tụt hay gián đoạn năng suất lao động. Tất cả quá trình này sẽ được theo dõi và triển khai trên phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Qua đó, việc đánh giá những gì mỗi thành viên trong doanh nghiệp mong muốn và đạt được sau mỗi quý cũng dễ dàng hơn bao giờ hết. Mô hình OKR còn giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên.

PHẦN 3: Cách xây dựng OKR

Trong quá trình xây dựng Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key result), cần chú ý đến những yếu tố sau:

Đối với Objective:

Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra cho thị trường xây dựng căn hộ trong khu vực TPHCM) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra toàn quốc).
Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ: Apple cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Đối với Key Result:

Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu. Key Result cần:

Phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà thầu xây dựng” thay vì “Phát triển quan hệ hợp tác với các đơn vị xây dựng”).
Tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.

Miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo doanh số quý 2” thay vì “Phân tích hiệu suất khách hàng đăng ký”.

PHẦN 4: Quy trình triển khai OKR

Để triển khai hiệu quả OKR, chúng ta cần làm theo quy trình triển khai 4 bước, bao gồm:

Hoạch định

Doanh nghiệp cần xác định rõ vì sao cần OKR, xác định phạm vi, lập kế hoạch triển khai OKR và xác định các phương thức hỗ trợ.

Triển khai

Cần đào tạo nhận thức về OKR cho nhân viên, làm rõ liên kết từ chiến lược đến OKR, lập OKR cấp công ty và truyền thông. Sau đó các bộ phận có thể lập Mục tiêu và Kết quả then chốt của bộ phận.

Lưu ý các mục tiêu phải đảm bảo tính “thách thức”, sao cho các bộ phận đạt được 70% mục tiêu hoặc kết quả then chốt là coi như “đạt mục tiêu”.

Kiểm soát

Quyết định tần suất kiểm tra (check-in), có thể là theo tuần/tháng hoặc quý. Các cuộc họp check-in là cơ hội để các thành viên trao đổi về những vấn đề trong quá trình tiến tới mục tiêu hoặc kết quả then chốt và điều chỉnh khi cần thiết. Truyền thông thường xuyên là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của OKR.

Điều chỉnh

Xem lại các mục tiêu và kết quả then chốt đã đặt ra và mức độ hoàn thành các mục tiêu và kết quả then chốt đó. Nếu các mục tiêu và kết quả then chốt có thể đạt được khá dễ dàng, có thể phải tăng mức độ thách thức của mục tiêu.

Xem thêm: Các mẫu OKR phù hợp với quản lý doanh nghiệp

PHẦN 5: Áp dụng cách xây dựng OKRs trong myXteam

Phần mềm quản trị myXteam áp dụng những phương thức xây dựng OKR hiệu quả, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát và cụ thể nhất về vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp mình.

Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý công việc tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản lý công việc miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp được với những thành viên trong nhóm bạn một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.

Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị doanh nghiệp, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Nhờ đó, có thể áp dụng các phương pháp quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!