CÁCH TỐI ƯU HOÁ KẾ HOẠCH QUẢN LÝ XÂY DỰNG MÀ BẠN NÊN BIẾT
Quản lý dự án xây dựng luôn bắt đầu với rất nhiều sự hỗn độn. Với hàng nghìn dụng cụ hỗ trợ, hàng trăm thợ phụ & chính cho mỗi công trình, những nhà quản lý công trình phải nhanh trí trong việc sắp xếp và điều phối tất cả nguồn lực này trở nên hữu dụng nhất cũng như không bị lãng phí. Ngoài ra, chúng ta còn phải nằm lòng rất nhiều nguyên tắc quản lý công trình xây dựng để đảm bảo tính an toàn cho công trình, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Trong bài blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách để bạn có thể tạo một kế hoạch quản lý xây dựng hiện đại, tối ưu hóa giúp tiết kiệm thời gian cho chính mình, dễ dàng theo dõi các quy trình và giữ cho các nguồn lực không bị lãng phí trong quá trình triển khai dự án.
Kế hoạch quản lý xây dựng là gì?
Lập kế hoạch quản lý dự án là quá trình xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện dự án. Đi đôi với việc ứng dụng các kỹ thuật, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho phép để thoả mãn yêu cầu của dự án.
Kế hoạch quản lý xây dựng phác thảo một cách chi tiết mà dự án xây dựng sẽ được thực hiện, kiểm soát và giám sát.
Có ba loại kế hoạch quản lý xây dựng:
- Kế hoạch QLDA tổng thể: Được một số khách hàng sử dụng để vạch ra các mục tiêu cấp cao của dự án từ khái niệm đến phân phối.
- Kế hoạch QLDA chi tiết: Được các nhà thầu sử dụng để trình bày chi tiết về tiến độ, chi phí và việc thực hiện từng công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Đây là loại CMP mà chúng ta sẽ tập trung cải thiện trong bài viết này.
Sử dụng đúng loại kế hoạch đảm bảo bạn có thể truyền đạt thông tin cần thiết để tiếp tục với dự án của mình. Kế hoạch QLDA chi tiết cũng là một phần thiết yếu để giữ cho các bên liên quan biết về những thay đổi và cập nhật trong suốt dự án. Nếu không có bảng Kế hoạch QLDA, bạn có thể bị quá thời hạn thi công hoặc đôi khi phải tiến hành thi công chắp vá để kịp tiến độ công trình.
Kế hoạch quản lý xây dựng chi tiết bao gồm những gì?
Mục đích của một kế hoạch quản lý xây dựng chi tiết là lập chiến lược cách thức thực hiện một dự án xây dựng.
Có xu hướng có 9 nội dung chính:
- Phạm vi: Bạn đang xây dựng cái gì, các sản phẩm chính là gì và bạn sẽ làm cách nào để kiểm soát phạm vi dự án?
- Lịch trình: Các mốc chính hoặc ngày hoàn công của bạn là bao nhiêu? Bạn sẽ tạo và quản lý lịch biểu như thế nào để lịch biểu luôn được cập nhật và không bị trễ tiến độ?
- Ngân sách: Ngân sách của bạn cho dự án là bao nhiêu? Bạn sẽ kiểm soát chi phí và ngăn ngừa vấn đề bội chi như thế nào?
- Nguồn lực: Bạn cần ai để hoàn thành dự án (thợ điện, thợ ống nước, v.v.)? Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo rằng bạn có sẵn các nguồn lực khi bạn cần?
- Công cụ cho dự án: Bạn cần gì nữa cho dự án (vật liệu xây dựng, vật tư, nhà thầu phụ, máy móc)? Bạn sẽ xác định vị trí của nó như thế nào, có được giá tốt nhất và đảm bảo việc giao nhận ra sao?
- Chất lượng: Dự án cần đáp ứng những yêu cầu nào (quy chuẩn xây dựng, v.v.)? Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo rằng nó vượt qua những quy chuẩn đã được thống nhất từ trước?
- Rủi ro: Rủi ro hiện tại đối với dự án xây dựng là gì? Bạn sẽ theo dõi và xử lý những rủi ro hiện tại và những rủi ro mới sắp xuất hiện như thế nào?
- Thông tin liên lạc: Ai là người bạn cần cập nhật về tiến độ, rủi ro và các vấn đề? Làm thế nào để bạn có kế hoạch để giữ chúng trong vòng lặp?
- Thay đổi: Bạn sẽ kiểm soát các thay đổi đối với dự án như thế nào?
Lịch trình của bạn có thể thay đổi từ dự án này sang dự án khác nhưng cách bạn lập kế hoạch để quản lý nó có thể sẽ không thay đổi khi bạn đã có một quy trình vững chắc.
Làm thế nào để bạn có thể lập một kế hoạch quản lý xây dựng?
Sau khi thu thập thông tin cần thiết cho kế hoạch quản lý xây dựng của bạn, đã đến lúc bắt đầu phát triển nó bằng các công cụ phù hợp.
Bạn có biết rằng gần một nửa tổng số công việc xây dựng lại là do thông tin sai lệch và dữ liệu dự án nghèo nàn?
Và một trong những lý do chính dẫn đến thông tin sai lệch là thiếu một nền tảng chung cho tất cả các bên liên quan để giao tiếp và chia sẻ dữ liệu dự án. May mắn thay, điều này có thể tránh được với các công cụ lập kế hoạch quản lý xây dựng phù hợp.
Thay vì sử dụng nhiều nền tảng ứng dụng khác nhau để quản lý, chúng ta hoàn toàn có thể ứng dụng một số phần mềm có tích hợp tất cả các công cụ kỹ thuật như biểu đồ GANTT, sơ đồ mạng (PERT), phân tích đường găng (CPM)… Phần mềm quản lý xây dựng bạn sử dụng cũng phải đi kèm với các tính năng khác để thúc đẩy giao tiếp giữa các nhóm, cập nhật dự án tự động và theo dõi ngân sách.
Với một kế hoạch quản lý dự án xây dựng chắc chắn được viết và phần mềm PM phù hợp, bạn có thể lập kế hoạch và quản lý các dự án một cách liền mạch.
myXteam là giải pháp công nghệ giúp bạn quản lý dự án xây dựng hiệu quả hơn. Với tính năng ghi nhớ, lưu trữ nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó công trình của bạn không còn vấn nạn chậm tiến độ, lãng phí ngân sách xây dựng.
MỘT SỐ CÔNG TY XÂY DỰNG ĐANG SỬ DỤNG MYXTEAM
Các tính năng chính của myXteam:
- Lập kế hoạch: Với myXteam bạn nhanh chóng lập ra một TEAM và những kế hoạch với đầy đủ những việc cần làm ( To do list ) ( Check list ) ngày thực hiện công viêc…
- Quản lý thành viên: Giao nhiệm vụ cho thành viên thực hiện, có deadline – Hoặc thành viên tự tạo công việc để cùng trao đổi với đội nhóm của mình.
- Thảo luận công việc: Mọi trao đổi công việc thông qua bình luận đều được lưu trữ như một dạng lịch sử công việc giúp chuyển giao công việc thuận tiện…
- Lưu trữ tập trung: Tất cả công việc được lưu trữ trên nền tảng Cloud của Microsoft giúp nhóm có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
- Bot myXteam: Bot myXteam nhắc nhở công việc tự động những việc cần làm, đến hạn, quá hạn giúp đội nhóm có trách nhiệm cao.
- Báo cáo đánh giá: Hệ thống báo cáo cho bạn biết ai làm nhiều việc ít việc, tình trạng công việc để kịp thời đôn đốc hoàn thành mục tiêu kế hoạch.
Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
