9 MẸO TẠO DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM GIÚP HOÀN THÀNH NHIỀU VIỆC HƠN

Cho dù bạn đang quản lý toàn bộ bộ phận, một nhóm ba người hay chỉ bản thân bạn, quản lý nhiệm vụ chắc chắn là một phần quan trọng trong thói quen của bạn – và tùy thuộc vào khối lượng công việc, một phần thiết yếu.

Một kế hoạch rõ ràng và có cấu trúc, chẳng hạn như danh sách việc cần làm, giúp bạn kiểm soát ngày của mình, giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn và cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn vì nó loại bỏ sự mơ hồ và phân công trách nhiệm giải trình.

Tại sao danh sách việc cần làm lại quan trọng?

Danh sách việc cần làm rất quan trọng vì chúng đóng vai trò như một lộ trình để quản lý nhiệm vụ hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của bạn. Bằng cách đặt mục tiêu hàng ngày và tạo lịch trình trực quan để hướng dẫn tiến độ thực hiện nhiệm vụ, bạn có nhiều khả năng:

• Vẫn tập trung vào các mục tiêu cuối cùng.
• Trở nên hiệu quả hơn.
• Giảm căng thẳng và lo lắng liên quan đến công việc.
• Tổ chức các ưu tiên để luôn cập nhật trách nhiệm.
• Hoàn thành nhiệm vụ một cách kịp thời.

15 mẹo để giúp bạn tạo danh sách việc cần làm của riêng mình:

1. Chọn một phương pháp danh sách việc cần làm phù hợp nhất với bạn.

Cho dù mục tiêu của bạn là theo dõi tiến độ nhiệm vụ, xem toàn bộ cảnh quan nhiệm vụ của bạn hay nhanh chóng nắm bắt những việc cần làm hàng ngày, dưới đây là một số phương pháp quản lý nhiệm vụ phổ biến để xem xét.

Checklist

Đây là một định dạng danh sách việc cần làm phổ biến. Cho dù bạn chọn sử dụng bút và giấy hay giải pháp quản lý tác vụ, Checklist là một phương pháp phù hợp do tính đơn giản của nó. Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn đã liệt kê, hãy thêm dấu kiểm hoặc gạch bỏ chúng khi chúng được hoàn thành.

Kanban

Bảng Kanban thường được sử dụng để dễ dàng hình dung và theo dõi tiến độ và trạng thái của các nhiệm vụ. Bảng được chia thành các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và các nhiệm vụ được di chuyển qua các giai đoạn dần dần khi trạng thái của chúng thay đổi.

Calendar

Giữ chế độ xem lịch cho các nhiệm vụ của bạn giúp bạn dễ dàng duy trì chế độ xem công việc nhạy cảm về thời gian, hãy lên lịch các tác vụ để bạn được cảnh báo về thời hạn quan trọng.

2. Thêm thời gian cho từng nhiệm vụ.

Để thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách kịp thời và hiệu quả về thời gian, bằng cách thêm thời gian cho các nhiệm vụ của mình, bạn có thể “hack” bộ não của mình để hoàn thành nhiều việc hơn vì bạn biết mình phải hoàn thành chúng trong bao lâu.

3. Tập trung vào việc làm đơn điệu, không phải đa nhiệm rời rạc.

Nếu bạn có một danh sách đầy đủ những việc cần làm, bạn có thể nghĩ rằng việc nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn – nhưng thực tế thì ngược lại. Đa nhiệm là nhảy từ nhiệm vụ nửa hoàn thành sang nhiệm vụ nửa hoàn thành, điều này làm mất đi thời gian làm việc tập trung. Bằng cách làm việc đơn điệu và cho mình một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả.

4. Số hóa danh sách việc cần làm của bạn.

Không có gì tệ hơn việc tạo ra danh sách việc cần làm hoàn hảo… và sau đó vô tình vứt nó đi, làm đổ cà phê lên nó, hoặc làm mất nó trong một vụ xáo trộn giấy tờ. Với danh sách việc cần làm kỹ thuật số hoặc giải pháp quản lý quy trình làm việc, danh sách việc cần làm của bạn được bảo mật, sao lưu và tùy chỉnh theo sở thích của bạn.

Cho dù đó là một ứng dụng đơn giản dành cho cá nhân (như myXteam) hay một hệ thống phức tạp hơn được xây dựng cho các nhóm, hãy tận dụng những lợi ích của việc sử dụng danh sách việc cần làm kỹ thuật số, như nhiều chế độ xem, thông báo và cảnh báo tự động.

5. Ngay khi một cái gì đó xuất hiện, hãy ghi lại nó.

Sự phân tâm đang lan tràn, cho dù bạn đang làm việc tại văn phòng hay làm việc tại nhà, và chúng có thể là một trở ngại cho việc nắm bắt và giữ lại những ý tưởng mới. Thay vì tận dụng cơ hội, bạn sẽ nhớ nó sau này, hãy tập thói quen thêm những ý tưởng này vào danh sách đang chạy mà bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào. Nếu đó là một danh sách giấy, hãy để một cuốn sổ tay tiện dụng. Nếu đó là danh sách kỹ thuật số, hãy đảm bảo danh sách được đồng bộ hóa để truy cập từ tất cả các thiết bị của bạn.

6. Tổ chức các nhiệm vụ theo sự tương đồng hoặc ưu tiên.

Nếu bạn đang cảm thấy choáng ngợp bởi khối lượng công việc ngày càng tăng của mình, hãy tạm dừng và đánh giá nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên cao hơn và nhiệm vụ nào có bản chất tương tự nhau. Sau đó giải quyết chúng theo thứ tự đó. Bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ được coi là càng sớm càng tốt hoặc mức độ ưu tiên cao trước tiên, bạn có thể giảm bớt áp lực trước khi chuyển sang các mục có mức độ ưu tiên thấp hơn.

7. Tạo danh sách việc cần làm riêng cho các dự án lớn.

Mặc dù một số nhiệm vụ đơn giản hơn và không cần nhiều chi tiết để thực hiện, những nhiệm vụ khác có thể cần được giải thích cặn kẽ để đảm bảo chất lượng của kết quả cuối cùng. Đối với những trường hợp như thế này, hãy cân nhắc chuyển nó vào lịch của bạn hoặc giữ một danh sách dành riêng cho nó để tất cả các nhu cầu, chi tiết và ràng buộc được tính đến.

8. Xem lại danh sách việc cần làm của bạn thường xuyên.

Danh sách việc cần làm không phải là một việc cần làm và thay đổi thường xuyên dựa trên trách nhiệm và ưu tiên của bạn, vì vậy hãy cân nhắc dành thời gian trong lịch của bạn để xem lại danh sách việc cần làm của bạn ít nhất ba lần một ngày.

9. Bắt đầu ngày mới của bạn với danh sách việc cần làm theo lịch trình hoặc tự động.

Để giúp bạn sắp xếp khoa học, hãy bắt đầu buổi sáng của bạn bằng một tin nhắn theo lịch trình gửi danh sách việc cần làm của bạn – cho dù đó là danh sách đầy đủ các nhiệm vụ, ưu tiên, theo dõi hay lời nhắc. Nếu bạn đang sử dụng myXteam bạn có thể tự động hóa hoạt động này với myXbot Trợ Lý Của Bạn một cách rất cụ thể.

Sắp xếp hiệu quả danh sách việc cần làm của bạn với myXteam

Danh sách việc cần làm của bạn càng có tổ chức và được cá nhân hóa, nó sẽ càng hiệu quả. Với myXteam, bạn và nhóm của mình có thể theo dõi các nhiệm vụ, thời hạn và nhiệm vụ quan trọng từ một nền tảng duy nhất. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi danh sách việc cần làm của mình một cách dễ dàng và hiệu quả mà không bao giờ bỏ lỡ thời hạn với các thông báo đã lên lịch.