Tổ chức sự kiện là một tổ hợp các khâu được hoàn thiện và kết hợp với nhau nhằm tạo nên một chương trình sự kiện hoàn chỉnh. Do vậy, để hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện thì các nhà tổ chức sự kiện hay các chuyên viên tổ chức sự kiện cần lập checklist để có thể bám sát các hạng mục công việc cần thực hiện cũng như giúp cho chương trình sự kiện được tổ chức diễn ra suôn sẻ.

Nhưng để giúp quý độc giả hiểu cơ bản về checklist được sử dụng trong tổ chức sự kiện, myXteam sẽ đưa ra một mẫu checklist chung và khái quát nhất cho các chương trình tổ chức sự kiện.

Một checklist cơ bản bao gồm các đầu mục công việc sau:

1. Địa điểm tổ chức event

Sau khi đã có thông tin địa điểm tổ chức event, cần tiến hành khảo sát địa điểm, xem xét sức chứa dựa dựa trên ước tính số lượng khách mời tham gia và khu vực set up sân khấu. Bên cạnh đó, nếu địa điểm phải thuê cũng cần nhanh chóng ký kết hợp đồng cho thuê địa điểm, tránh những rắc rối về mặt giấy tờ pháp lý sau này.

2. Thiết lập thời gian và thời lượng cho chương trình event

Sau khi đã ấn định thời gian tổ chức event từ khách hàng hãy lập timeline, agenda và deadline cho các hạng mục công việc cụ thể.

3. Phân bổ công việc và tạo team phụ trách

Bạn càng chia nhỏ các đầu việc một cách phù hợp sẽ giúp tăng hiệu quả hoàn thiện công việc của các nhóm. Việc chia team để phụ trách công việc sẽ tiết kiệm thời gian cũng như giúp chương trình có nhiều ý tưởng độc đáo hơn.

4. Các hạng mục in ấn, trang trí

• In ấn backdrop, banner, bandroll, standee, voucher, giấy mời.
• Trang trí bao gồm: trang trí bóng bay, trang trí hoa (hoa cài áo đại biểu, hoa bục phát biểu, hoa bàn đại biểu, hoa tặng đại biểu lên phát biểu…)
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời, thẻ ra vào khu vực tổ chức sự kiện, thẻ bảo vệ…
• Hệ thống biển hiệu, biển chỉ dẫn…

5. Nhân sự và các tiết mục của chương trình

• MC dẫn chương trình: trao đổi kịch bản với MC và khách hàng, hẹn thời gian duyệt chương trình cho MC, trang phục MC cũng cần phải chú ý tới.
• PG đón tiếp khách.
• Lễ tân : Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
• Ca sĩ, nhóm nhảy,…
• Quay phim, chụp hình.
• Hỗ trợ công tác hậu cần.

6. Khu vực sân khấu

• Âm thanh ánh sáng phục vụ chương trình: test kỹ trước khi chương trình diễn ra 1-2 tiếng để đảm bảo không có sự cố nào khi chương trình diễn ra. Ngoài ra cũng cần lưu ý đến đường dây tải điện khi cắm các thiết bị có công suất lớn.
• Máy chiếu
• Màn hình LED
• Micro: Có dây, không dây, dự phòng,…
• Loa, ampli
• Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh,…

7. Đại biểu- Khách tham dự

Sau khi được cung cấp danh sách khách mời tham dự. Hãy lập list để check-in khách dễ dàng với những thông tin cơ bản: họ tên, số điện thoại, email,…

8. Quà tặng

9. Teabreak

• Bố trí khu vực set up trang trí tiệc teabreak.
• Lựa chọn loại hình teabreak theo từng chương trình.
• Cắt cử người phục vụ teabreak trong quá trình chương trình diễn ra.

10. Xin giấy phép tổ chức sự kiện và các giấy phép khác nếu có

Xin giấy phép tổ chức sự kiện của sở văn hóa và các ban ngành khác có liên quan như: giao thông liên quan đến khu vực đỗ xe, cấp cứu, công an, phường xã, điện lực, phòng cháy chữa cháy…

11. Tổng kết và báo cáo kết quả

Kết thúc chương trình, hãy lập một bảng đánh giá mức độ hoàn thiện công việc cũng như rút kinh nghiệm trong cho chương trình sau.

Hi vọng với nhưng kiến thức về mẫu checklist trong tổ chức sự kiện mà myXteam chia sẻ sẽ giúp ích cho quý độc giả, cho những người đang làm tổ chức sự kiện hay cho những khách hàng chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KẾ HOẠCH MẪU

Sau khi copy xong bạn có thể chỉnh sửa theo ý của mình hãy chọn thời gian dự kiến hoàn thành, để myXteam có thể theo dõi cho bạn nhé. Tham khảo kế hoạch mẫu TẠI ĐÂY.