Nền kinh tế xã hội không ngừng phát triển, việc quản lý dự án trở thành hoạt động bắt buộc thực hiện với mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp bạn phát triển kinh doanh mà còn đem lại nhiều lợi ích khác. Điều đó là gì? Bạn đã có các thông tin liên quan đến chưa? Mời các bạn theo dõi bài viết sau nhé! 

Khái niệm dự án trong quản lý dự án là gì? 

Trước khi tìm hiểu đáp án cho câu hỏi “Quản lý dự án là gì?”, bạn cần làm rõ các thuật ngữ liên quan. Ví dụ, dự án là gì? Cụ thể, dự án là tập hợp các công việc với nhau. Chúng có ngày bắt đầu, kết thúc. Đặc biệt là mỗi hạng mục nhỏ luôn hướng về một mục tiêu chung nhất định. 

Mặt khác, dự án thường bị chi phối bởi các nguyên nhân: 

• Thời gian có hạn
• Chi phí, ngân sách
• Nguồn nhân lực 

Vì vậy, các doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động quản lý dự án myXteam. Với phần mềm này, các mục tiêu, kết quả sẽ đạt được dễ dàng và tối ưu. 

Quản lý dự án là gì? 

Quản lý dự án là kỹ năng đòi hỏi bạn phải có các kiến thức, công cụ,… Như vậy, bạn có thể đảm bảo các yêu cầu mà dự án đã đề ra ban đầu. Việc đầu tiên, bạn cần phải dựa trên nền tảng, bản chất của từng loại dự án. 

Ví dụ, với việc quản lý công việc kinh doanh sẽ khác rất nhiều so với lĩnh vực: 

• Xây dựng
• Giáo dục – đào tạo
• Thực phẩm
• Y khoa

Bạn phải nắm được điểm mấu chốt của sự khác nhau đó nằm ở quy trình quản lý dự án. Thực tế, các công việc hiện này được phát triển dựa trên: 

• Cơ sở hạ tầng 
• Mạng lưới kinh doanh 
• …

Tất cả công việc trên đều thực hiện quy trình quản lý. Nó giúp bạn bản đảm tiến độ, sửa chữa,… Tùy từng mục đích, cách quản lý dự án sẽ khác nhau. Thế nhưng, chúng đều hướng đến một mục tiêu chung. 

Các giai đoạn quản lý dự án cơ bản

1. Khởi động quản lý dự án 

Ý tưởng dự án được xem xét cẩn thận để đảm bảo mọi rủi ro. Dự án này có mang lại lợi ích gì không. Với giai đoạn này, sẽ có bộ phận đưa ra quyết định rằng dự án này có được triển tiếp tục hay dừng lại.

2. Lên kế hoạch công việc

Kế hoạch dự án (tiếng Anh: project charter) và phạm vị dự án được liệt kê cụ thể. Với giai đoạn này, bạn nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên: 

• Việc nào cần làm trước 
• Tính toán ngân sách
• Xác thực thời gian tiến hành
• Nguồn nhân lực
• Tiến hành thực hiện dự án 

Với vai trò khác nhau, các thành viên trong nhóm sẽ hoàn thành công việc. Để mang lại lợi ích tối đa cho đội nhóm, mỗi thành viên phải hoàn làm việc năng suất cao và hiệu quả. Đây cũng là thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng. 

3. Báo cáo kết quả dự án

Quản lý dự án (tiếng Anh: Project Manager) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án. Nó cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn báo cáo kết kết quả dự án có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện.

4. Đóng dự án

Sau khi hoàn thành các hạng mục trên, bạn nên đánh giá dự án để rút kinh nghiệm và học hỏi cho cho các dự án sau. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau.

Tuy nhiên, những điều myXteam liệt kê trên dây là những giai đoạn cơ bản của một dự án. Các mục tiêu bao trùm chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm hoặc thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một vấn đề để mang lại lợi ích cho tổ chức.

Các hình thức quản lý dự án

1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lý

Đây là hình thức chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình để trực tiếp hoặc lập ra ban quản lý dự án riêng: 

• Chịu trách nhiệm theo dõi
• Kiểm soát việc tiến hành dự án. 

Theo đó, bạn cần có các kiến thức về chuyên ngành, kỹ năng quản lý về dự án đang được tiến hành. hơn nữa, bạn có thể chịu trách nhiệm theo dõi nhiều dự án một lúc. 

2. Ban quản lý chuyên ngành dự án

Đây là hình thức chủ đầu tư giao việc quản lý dự án cho ban chuyên ngành. Nếu không, bạn thuê một tổ chức bên ngoài đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kỹ năng để chuẩn bị và tiến hành dự án.

Theo đó, ban quản lý chuyên ngành là một tổ chức pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình thực hiện dự án trước pháp luật và chủ đầu tư.

3. Chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư giao dự án cho một hoặc một số nhà thầu thực hiện toàn bộ các công việc cho đến khi dự án hoàn thành với thỏa thuận đi kèm. Trong đó, bản hợp đồng thỏa thuận cần ghi rõ các thông tin về dự án như thời gian thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, điều khoản thanh toán…

Sau đó, bạn đánh giá kết quả thì chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện tốt các điều khoản hợp đồng còn lại. Hoặc bạn có thể bắt đầu sử dụng dự án.

4. Mô hình quản lý theo bộ phận chức năng

Đây là hình thức chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án mà nhiệm vụ này được giao lại cho các phòng chức năng. Dự án thuộc phòng ban nào thì phòng đó vừa chịu trách nhiệm thực hiện lẫn kiểm soát dự án của mình. Hoặc chủ đầu tư có thể giao công tác kiểm tra, quản lý này cho một phòng chức năng xác định.

5. Mô hình có ban quản lý dự án chuyên trách

Chủ đầu tư lập ra một ban quản lý. Nhóm người này chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công việc của dự án. Trong đó, họ cần có các kiến thức, kỹ năng chuyên môn cùng các chứng chỉ nghề nghiệp liên quan.

Việc sử dụng mô hình này giúp tập trung giải quyết hoàn thành dự án một cách tốt hơn. Cho nên, nó được khá nhiều các doanh nghiệp tổ chức áp dụng.

6. Mô hình theo ma trận

Mô hình theo ma trận hoạt động dựa trên nguyên tắc lập nhóm bao gồm các thành viên. Theo đó, các thành viên dưới sự điều hành của nhóm trưởng sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. Mỗi thành viên có thể tham gia vào một hoặc nhiều nhóm và chịu sự chỉ hủy của cả nhóm trưởng và phòng chức năng trực thuộc.

Câu hỏi thường gặp 

Vai trò của quản lý

Tùy theo từng tổ chức, cách quản lý đóng một vai trò quan trọng khác nhau. Một trong số đó là hỗ trợ trong:  

• Các hoạt động kinh doanh
• Quản lý danh mục đầu tư
• Phát triển các giải pháp đề xuất kinh doanh
• Thúc đẩy các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Những phần mềm hữu ích

Công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hiệu quả tốt nhất hiện nay có thể kể đến như Mona PMS, Proworkflow, Trello, Slack, Basecamp, Microsoft Project, Jira, MyXteam, FaceWorks, Planbox, GanttPRO,…

Quy trình quản lý 

Quy trình dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc được chia thành 5 giai đoạn: 

• Khởi động dự án
• Lên kế hoạch
• Tiến hành dự án
• Báo cáo kết quả dự án
• Đóng dự án
• Các chứng chỉ

Chứng chỉ Quản lý dự án có giá trị nhất như Associate in Project Management, Certified Associate in Project Management, Certified Project Manager, Certified Project Director, Certified Project Manager, Certified ScrumMaster, Certified Project Management Practitioner.