Trao đổi công việc tại công ty Việt Hưng Phát được cải tiến hơn thông qua myXteam
Với những doanh nghiệp truyền thông, việc ứng phó với những thay đổi nhanh chóng của xã hội phải đi kèm với việc sử dụng những ứng dụng và phần mềm tương thích cao trong giao tiếp và làm việc. Vì nó có thể giúp đảm bảo hiệu suất làm việc cũng như kiểm tra của nhân viên một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc cho nhân viên sử dụng nhiều phần mềm trao đổi công việc không phải lúc nào cũng mang đến kết quả tốt nhất.
Khi nhân viên cảm thấy không còn thoải mái lúc làm việc
Ngành truyền thông đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng và nhiều ý tưởng mới được triển khai. Để có thể thúc đẩy sự sáng tạo đó, nhân viên cần được thoải mái trao đổi thông tin và thoải mái triển khai ý tưởng. Tuy nhiên, quá trình làm việc phức tạp, sử dụng quá nhiều phương tiện giao tiếp và phân công công việc cùng lúc như: email, FB, Zalo khiến nhiều nhân sự cảm thấy “gò bó, chán chường” hơn.
Một mặt khác, nhân viên rất dễ dàng bỏ lỡ thông tin trong quá trình trao đổi công việc, điều này thường xảy ra khi họ không chú ý phải sử dụng loại công cụ nào, không biết nên bắt đầu trao đổi từ đâu. Việc những điều này diễn ra lâu dài dễ dẫn đến hệ luỵ là mối quan hệ làm việc giữa các cấp trở nên khó gắn kết.
“Với những công ty thuộc ngành truyền thông. Chúng tôi gặp phải rất nhiều vấn khi khi nhân viên dễ bị những ứng dụng cá nhân xen vào công việc, chuyện bỏ sót thông tin gặp phải rất thường xuyên. Trên hết, việc này cũng gây cản trở cho chuyện thực hiện công việc theo đúng quy định, vì nhân viên thường dễ làm việc ngoài giờ, hoặc không chú trọng vào công việc, dễ sao nhãng KPI nếu ko có gì giúp nhắc nhở họ”, anh Hoàng, giám đốc bộ phận truyền thông chia sẻ.
Tạo cảm giác thoải mái khi trao đổi thông tin công việc qua phần mềm làm việc hiệu quả
Trải qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu nguyên nhân của sự “bế tắc” trong quá trình làm việc của nhân viên, đội ngũ quản trị của Hưng quyết định phải lựa chọn một phần mềm quản lý và trao đổi công việc thống nhất, vừa có thể lưu trữ và trao đổi dữ liệu dễ dàng, mà cũng có thể giúp các thành viên trò chuyện với nhau hiệu quả hơn. Nhưng mặt khác, việc đảm bảo độ bảo mật cũng như thời gian sử dụng qua hệ thống email, hoặc office làm việc lại gặp nhiều hạn chế và khó tránh khỏi sai sót.
Mọi sự chậm trễ và không thống nhất sẽ dẫn đến nhiều vấn đề khó khăn cho công ty. Với những khó khăn như vậy, Công ty truyền thông Hưng Phá đã tìm hiểu và thực hiện việc vận dụng công nghệ cao vào trong xử lý các vấn đề về quản lý, cũng như thay đổi thói quen nhân sự là chuyện rất cần thiết. Và ứng dụng quản lý myXteam là phương án xử lý hiệu quả nhất.
Sau một thời gian thử nghiệm và áp dụng, đội ngũ quản lý của Hưng Phát đã dựa vào khả năng quản lý dữ liệu mới của myXteam tìm ra được một giải pháp mới đặc biệt cho việc trao đổi tài liệu và đánh giá trong cách làm việc. Giờ đây, những cuộc thảo luận của nhân viên với đối tác đã được lưu trữ lại, giải quyết nhanh gọn chỉ từ việc trích xuất dữ liệu, mà không cần phải truy cập và tìm trên email như trước kia. Ngoài ra, myXteam cũng giúp việc trao đổi tài liệu thông tin giữa bộ phận nhân sự, các cấp quản lý và nhân viên diễn ra một cách nhanh chóng và cẩn thận.
Nhờ vào quá trình lưu trữ và trích xuất dữ liệu đã được giảm thiểu khả năng rủi ro, dễ dàng thao tác hơn. Khi chúng ta nghiên cứu được nguồn gốc của vấn đề những hạn chế của doanh nghiệp mình. Ta mới có thể tìm được cho mình sự lựa chọn phù hợp nhất.
