Thay đổi thói quen cũ kĩ của đội ngũ nhân viên tại công ty Yose cùng ứng dụng quản lí MyXteam
Tại những công ty chuyên sản xuất thương mại như những vật dụng trong gia đình, việc sử dụng những ứng dụng và phần mềm văn phòng, như email, Office, Zalo hay FB trong giao tiếp và làm việc với khách hàng vẫn là điều ưu tiên. Nó không chỉ giúp đảm bảo hiệu quả làm việc giữa nhân viên với nhau, mà còn đảm bảo trong việc chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, tại công ty sản xuất YOSE, chuyện kiểm soát quá trình giao tiếp và làm việc vẫn là bài toán cần giải đáp.
Câu chuyện về sự sao nhãng
Khi những công cụ phổ biến dùng trong làm việc như email, FB, Zalo đang trở nên quan trọng trong giao tiếp công việc, những khó khăn sẽ bắt đầu phát sinh, đặc biệt là câu chuyện sao nhãng trong cv. Đây là câu chuyện rất thường gặp, thiếu hoặc bỏ sót thông tin khi làm việc, vì không chú ý và sử dụng quá nhiều công cụ cá nhân trong lúc nào việc. Những vấn đề này gây rất nhiều sự đau đầu, cũng như thêm phiền phức cho doanh nghiệp.
“Với những doanh nghiệp chuyên sản xuất các vật dụng gia đình như YOSE. Chúng tôi cũng gặp phải rất nhiều vấn khi khi nhân viên dễ bị những ứng dụng cá nhân xen vào công việc, chuyện bỏ sót thông tin gặp phải rất thường xuyên. Việc này cũng gây cản trở cho chuyện thực hiện công việc theo đúng quy định, hoặc không chú trọng vào công việc, dễ sao nhãng KPI nếu ko có gì giúp nhắc nhở họ”, chị Nguyễn Hồng Huệ, giám đốc công ty kể lại.
Cách thực hiện hiệu quả để thay đổi
Qua quá trình nghiên cứu, công ty YOSE đã tìm hiểu được rằng, những dữ liệu công việc cần làm đang dần chuyển sang lưu trữ bằng kỹ thuật số, mang tính tiện dụng cao hơn và cũng giúp giảm thiểu việc thất thoát dữ liệu. Nhưng mặt khác, việc đảm bảo độ bảo mật cũng như thời gian sử dụng qua hệ thống email, hoặc office làm việc lại gặp nhiều hạn chế và khó tránh khỏi sai sót.
Là doanh nghiệp chuyên về sản xuất hàng dành cho gia đình, sự chậm trễ trong cách làm việc mang đến nhiều vấn đề khó khăn cho công ty. Với những khó khăn như vậy, Sau một thời gian nghiên cứu tìm kiếm giải pháp, công ty YOSE đã tìm hiểu và thực hiện việc vận dụng công nghệ cao vào trong xử lý các vấn đề về quản lý, cũng như thay đổi thói quen nhân sự là chuyện rất cần thiết. Và ứng dụng quản lí công việc myXteam là phương án xử lý hiệu quả nhất.
Sau một thời gian thử nghiệm và áp dụng, công ty YOSE đã dựa vào khả năng quản lý dữ liệu mới của MyXteam tìm ra được một giải pháp mới đặc biệt cho việc trao đổi tài liệu và đánh giá trong cách làm việc. Giờ đây, những cuộc thảo luận của nhân viên với đối tác đã được lưu trữ lại, giải quyết nhanh gọn chỉ từ việc trích xuất dữ liệu, mà không cần phải truy cập và tìm trên email như trước kia. Ngoài ra, MyXteam cũng cung cấp gói chia sẻ dữ liệu và làm trực tiếp hiệu quả trên chính hệ thống, giúp việc trao đổi tài liệu thông tin giữa bộ phận nhân sự, các cấp quản lý và nhân viên diễn ra một cách nhanh chóng và cẩn thận.
Nhờ vào quá trình lưu trữ và trích xuất dữ liệu đã được giảm thiểu khả năng rủi ro, dễ dàng thao tác hơn. Khi chúng ta nghiên cứu được nguồn gốc của vấn đề những hạn chế của doanh nghiệp mình. Ta mới có thể tìm được cho mình sự lựa chọn phù hợp nhất.
