Mỗi ngày chúng ta đều phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, có bao giờ bạn cảm thấy luôn thiếu thời gian cho công việc, công việc thường bị dồn lại khiến bạn cảm thấy Stress? Hãy tham khảo các phương pháp làm việc này để giúp bạn và nhóm làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

PP 1: LÀM VIỆC CÓ CHECK LIST

Checklist công việc là gì?

Checklist là danh sách những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm hướng tới mục tiêu đã được vạch ra, đảm bảo rằng bạn không bị thiếu sót bất cứ công việc nào từ lớn tới nhỏ. Hiện nay, Checklist được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực. Các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý đều cho rằng, Checklist công việc là một chức năng rất cần thiết, được sử dụng hằng ngày để giám sát nhiệm vụ của các bộ phận, đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều diễn ra suôn sẻ và đúng tiêu chuẩn.

Mục đích của sử dụng Checklist công việc là gì?

Không phải ngẫu nhiên mà các mẫu Checklist công việc lại được ứng dụng rộng rãi như thế tại các doanh nghiệp, mà bởi vì Checklist mang đến cho người sử dụng nhiều lợi ích nhất định. Ví dụ quản lý tại các doanh nghiệp khách sạn, đối với nhân sự làm việc tại các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn:

Checklist công việc giúp bạn ghi nhớ mọi việc mình cần làm dù là nhỏ nhất, kiểm soát được thời lượng cần thiết cho từng công việc và sắp xếp việc nào trước việc nào sau một cách khoa học và hợp lý. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng hoàn thành lượng lớn công việc theo đúng mục tiêu đã đề ra.

Bên cạnh đó, mỗi bộ phận như: Buồng phòng, Bếp, Lễ tân, Phục vụ đều có những Checklist công việc khác nhau, làm theo đó không chỉ đảm bảo tiến độ công việc mà còn giúp duy trì các tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất.

Checklist công việc giúp bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, không bỏ sót bất kỳ công việc nào

Với cấp Quản lý, Checklist công việc giúp bạn đánh giá được năng lực của từng nhân sự

Đối với các cấp Quản lý:

Dựa vào Checklist, bạn sẽ phân biệt được việc nào cần dành thời gian, việc nào cần tập trung thực hiện để định hướng nhân sự thuộc bộ phận mình quản lý thực hiện theo, hướng đến hoàn thành mục tiêu chung. Checklist cũng giúp bạn phát hiện ra sai sót từ một vị trí nào đó trong bộ phận để sửa chữa, đánh giá được năng lực của các nhân sự thuộc bộ phận của mình.

Với những lợi ích như vậy, Checklist công việc là thứ cần có để đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

Để xây dựng mẫu Checklist công việc hoàn hảo, bạn nên căn cứ vào nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận, bản mô tả công việc ở từng vị trí để có thể đưa ra danh sách các công việc cần làm dựa trên tiêu chuẩn doanh nghiệp. Có như vậy, Checklist công việc mới mang lại hiệu quả sử dụng như mong muốn.

Uy tín, chất lượng và thương hiệu được xây dựng từ những chi tiết nhỏ nhất. Vậy nên, bạn hãy lên một Checklist công việc cho mỗi bộ phận trong doanh nghiệp và thực hiện nghiêm túc các danh sách công việc trong checklist đó dù là công việc lớn hay nhỏ.

Đó là một số thông tin về Checklist công việc là gì mà bạn có thể tham khảo để áp dụng, xây dựng cho mình một Checklist hoàn hảo, phù hợp.

PP 2: LÀM VIỆC CÓ TODO LIST

Tại sao nên có To-Do-List  Bạn có thường cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng công việc mà bạn có hay bạn thường trễ Deadline? Hoặc có bao giờ bạn quên làm điều gì đó quan trọng trong ngày? Đây là những biểu hiện của việc thiếu kỹ năng tổ chức công việc. Và To-Do-List chính là chìa khóa để giải quyết hiệu quả việc này vì nó giúp liệt kê tất cả những gì bạn phải làm, những nhiệm vụ quan trọng nhất ở đầu danh sách và các nhiệm vụ kém quan trọng nhất ở cuối.

1. Cải thiện trí nhớ

Bạn thấy rằng mình hay quên? Không ai có khả năng ghi nhớ tất cả mọi thứ vào mọi lúc. Bộ nhớ ngắn hạn của con người trung bình chỉ có thể giữ được 7 mẩu thông tin trong khoảng 30 giây. Chính vì vậy có một danh sách công việc phải làm sẽ cho phép bạn dễ dàng theo dõi tất cả những việc bạn cần làm, không để sót bất cứ điều gì mà bạn đã ghi trên đó.

2. Tăng động lực làm việc

Mỗi lần bạn đánh dấu hoặc gạch bỏ một việc đã hoàn tất, đó sẽ là lời nhắc nhở rằng công việc của bạn đang tiến triển suôn sẻ. Nhìn thấy một bản phác thảo rõ ràng về các nhiệm vụ hoàn thành và dở dang sẽ cho bạn cảm giác hài lòng vì kiểm soát tốt mọi thứ, vừa cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh. Hãy để bản danh sách này vực bạn dậy khi cảm thấy nản lòng, sắp sửa từ bỏ mục tiêu.

3. Tăng năng suất

Sự chú ý của chúng ta dễ dàng chuyển hướng bởi nhiều thứ tác động. Bạn có thường xuyên nghĩ về những gì bạn cần phải làm tiếp theo, hoặc lo lắng về những gì bạn có thể đã quên trong khi bạn đang làm một việc khác? Danh sách công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung sự chú ý vào các nhiệm vụ quan trọng nhất ở thời điểm này. Khi đó bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tập trung chú ý vào việc bạn đang làm – điều này sẽ giúp bạn tận hưởng cuộc sống nhiều hơn và làm việc hiệu quả hơn.

4. Làm chủ thời gian

Một nghiên cứu được tiến hành bởi tạp chí Harvard Business Review cho thấy 90% các nhà quản lý lãng phí thời gian quý báu chỉ vì không quản lý thời gian tốt. Và tin tốt là bạn chỉ mất khoảng 5 phút mỗi ngày để bạn có thể tạo ra một danh sách công việc phải làm. Sự đầu tư nhỏ về thời gian này sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất hai giờ bị lãng phí trong suốt cả ngày.

Cách lập To-Do-List hiệu quả

1/ Tạo danh sách tổng thể

Trước tiên, bạn cần tạo ra một danh sách tổng thể viết ra tất cả mọi thứ bạn muốn làm trong tương lai. Đây là nơi mà bạn có thể nắm bắt mọi ý tưởng về công việc hoặc dự định riêng. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.

2/ Chia các thứ tự ưu tiên

công việc Bạn chuyển lần lượt các mục từ danh sách tổng thể vào danh sách các việc cần thực hiện trong ngày. Đây là những hoạt động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện trong ngày hôm đó. Bạn có thể dựa trên thứ tự ưu tiên sau để sắp xếp công việc và dán nhãn ưu tiên:

• Quan trọng và khẩn cấp
• Không khẩn cấp nhưng quan trọng
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Bí quyết để sử dụng To-Do-List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc.

Những nhiệm vụ khẩn cấp được xác định bởi áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Nó khiến bạn có cảm giác phải làm những việc này ngay lập tức. Còn những công việc quan trọng đánh giá được hiệu suất năng lực thật sự của bạn, chúng đòi hỏi phải nghĩ đến những mục tiêu lâu dài và sẽ là bàn đạp đưa bạn và công việc của bạn tiến tới mục tiêu phía trước. Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt chính là nhóm 2.

Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết công việc ở nhóm 3 và 4.

3/ Ước lượng thời gian dành cho từng việc

Ấn định ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo tiến độ, không bị trễ hạn.

4/ Đánh dấu hoàn thành cho những công việc đã làm xong

Khi bạn làm xong một việc, hãy đánh dấu hoàn thành mục đó trên danh sách công việc phải làm. Việc này mang lại cho bạn một hình ảnh trực quan về các kết quả bạn đạt được và cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn, nó thúc đẩy bạn đi về phía trước.

PP 3: LÀM VIỆC THEO PHƯƠNG PHÁP KANBAN

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ “kan” là thị giác và từ “ban” là thẻ. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. Nguồn gốc của Kanban xuất phát từ công ty Toyota từ năm 1940 được ứng dụng trong sản xuất (hơi lủng củng). Những công nhân đã dùng thẻ Kanban để nhắc nhở các nhân viên trong quy trình về công việc cần làm và bộ phận lắp ráp trong dây chuyền.

Ứng dụng của Kanban là gì?

Kanban quản trị doanh nghiệp, quản lý công việc như thế nào? Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.

Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, có thể chỉ định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện. Ví dụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành phiếu vận chuyển ở trạm kế tiếp.

Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với luồng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó.

Để xây dựng phương pháp Kanban đúng chuẩn trong sản xuất thì cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

• Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.
• Khi không nhận được Kanban thì không bắt đầu sản xuất.
• Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.
• Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không dư hay thiếu.
• Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.
• Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu.

Lợi ích của phương pháp KanBan.

Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được như: cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống 9 dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh.

Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:

• Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.
• Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
• Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
• Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
• Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
• Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.

Ứng dụng KanBan trong quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án, công việc.

Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay sử dụng các ứng dụng Kanban đều có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng xử lý chồng chéo công việc.

Những bước đơn giản để tạo Kanban dành cho bạn và đội nhóm:

Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.

Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To-do-list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.

Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (Work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại.

Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4. Bạn thấy đấy, thật dễ dàng để thực hiện phương pháp Kanban trong quản lý công việc.

Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.

Mỗi cuối tuần, bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn Thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao, đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.

Tình trạng làm nhiều việc cùng lúc, nhiều công việc chồng chéo có thể làm bạn rối rắm trong khi quản lý dự án, làm quá tải công việc, tốn nhiều thời gian mà không đạt được hiệu quả cao – giờ đây hãy xử lý chúng thật dễ dàng với phương pháp Kanban, công việc được sắp xếp rõ ràng. Đối với những người quản lý Team, quản lý dự án với nhiều Task và nhân lực cùng lúc, Kanban càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt của nó.

PP4: QUẢN LÝ KẾ HOẠCH THEO GANTT CHART

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thường được sử dụng để quản lý dự án, là một trong những cách phổ biến và hữu dụng để trình bày các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) được trình bày dựa trên thời gian. Phía bên trái của biểu đồ là danh sách các hoạt động và dọc theo phía trên là thời gian thích hợp. Mỗi hoạt động được biểu thị bằng một thanh dài, phản ảnh ngày bắt đầu, thời gian và ngày kết thúc, điều này cho phép bạn nhìn thấy trong nháy mắt:

• Tên các hoạt động.
• Thời gian mỗi hoạt động bắt đầu và kết thúc.
• Hoạt động đó sẽ kéo dài trong thời gian bao lâu.
• Các trường hợp chồng chéo về thời gian giữa các hoạt động.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc của cả dự án.

Gantt Chart hiển thị cho bạn việc gì cần phải hoàn thành hoạt động (activities) và khi nào cần hoàn thành (when).

Tại sao sử dụng Gantt Charts?

Khi bạn thiết lập một biểu đồ Gantt, bạn cần phải suy nghĩ qua tất cả các nhiệm vụ liên quan trong dự án của bạn. Và bên cạnh đó, bạn sẽ làm việc ra những người sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, và những vấn đề mà của bạn có thể gặp phải.

Suy nghĩ về các chi tiết này nhằm 2 mục đích:

1/ Đảm bảo rằng lịch trình đặt ra cho dự án là hoàn toàn khả thi, giao việc cho đúng người.

2/ Suy nghĩ về cách giải quyết cho vấn đề tiềm tàng trước khi bắt đầu.

PP5: TỰ ĐỘNG HOÁ CÔNG VIỆC – AUTOTASK

Bạn biết không tự động hóa công việc kinh doanh chính là một vấn đề vô cùng quan trọng giúp mang đến sự thành công cho nhiều những doanh nghiệp. Đồng thời tự động hóa công việc kinh doanh còn là bí quyết để tạo ra nhiều những lợi thế giúp cho doanh nghiệp đó ngày càng phát triển bền vững hơn.

Các bước tiến hành tự động hóa kinh doanh

Đơn giản hóa:

Đầu tiên chúng ta cần phải tập cách để đơn giản hóa mọi công việc, đó chính là chia nhỏ những công việc thành nhiều những công việc nhỏ hơn. Từ đó sẽ giúp dễ dàng cắt gọn những bước không cần thiết trong khâu kinh doanh của mình. Điều này sẽ giúp cho chúng ta có thể tiết kiệm được nguồn nhân lực rất lớn.

Nhân bản hóa:

Hãy tiến hành bắt tay nhân bản hóa công việc sau khi đã đơn giản hóa được chúng. Đó chính là cần phải thuê nhân công rồi chỉ cho họ một cách cụ thể công việc cần tiến hành. Sau khi đã có được đội ngũ ấy sẽ giúp bản thân mình có nhiều thời gian tập trung cho những công việc khác của bản thân mình.

Tự động hóa:

Cuối cùng sau khi đã đơn giản hóa và nhân bản hóa thì bạn cũng cần tìm những cách ứng dụng khoa học thực tiễn vào công việc của mình. Và những lúc này công việc kinh doanh được tiến hành theo một dây chuyền hiện đại theo hệ thống nhất định. Nó sẽ là một bước đi đúng đắn giúp công việc kinh doanh ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn.

Những công việc cần làm để tự động hóa trong kinh doanh

Vạch ra tầm nhìn sứ mệnh rõ ràng:

Điều đầu tiên chúng ta cần làm đó là vạch ra được tầm nhìn cũng như sứ mệnh bản thân rõ ràng. Đây sẽ là yếu tố quan trọng để mỗi người có thể truyền tải thông điệp đến với cộng đồng và khách hàng của mình. Họ sẽ thấy được các giá trị của công việc kinh doanh và đồng thời chúng ta cũng tạo được sự khác biệt so với các đối thủ trên thị trường.

Có được hệ thống mục tiêu chiến lược cụ thể:

Tiếp theo việc đưa ra chiến lược mục tiêu cụ thể sẽ là bí quyết để mỗi doanh nghiệp có thể dễ dàng thúc đẩy những công việc tiến hành theo đúng kế hoạch đã định ra. Từ đó giúp cho công việc không bị chậm trễ. Với MyXteam, mỗi dự án, mỗi Task công việc sẽ được nhìn toàn cảnh, được sắp xếp gọn gàng có hệ thống bài bản, nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc, giao việc và lên kế hoạch công việc cụ thể. Đồng thời hệ thống theo dõi nhắc việc hiện đại cùng ứng dụng Chatbot giúp bạn hệ thống hóa công việc dễ dàng.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng:

Bộ máy nhân sự sẽ là khâu quan trọng theo chốt tiến hành phân công công việc cụ thể cũng như giao lại những chỉ tiêu và đánh giá đối với từng đối tượng nhân viên. Nhất là đối với các doanh nghiệp lớn thì khâu hoạt động này sẽ là bí quyết tuyệt vời tạo nên sự vận hành hoàn hảo và mang đến kết quả tích cực nhất cho công việc kinh doanh. Next step công việc tiếp theo là công việc gì? Hãy lên lịch để hệ thống để ngày tự động nhắc nhở cho nhân viên làm việc đó với sự phân công rõ ràng.

Ứng dụng các phần mềm tự động hóa:

Những phần mềm tự động hóa sẽ giúp cho các doanh nghiệp giải quyết được nhiều những công việc như là quản lý công việc nhân sự, giao việc cho nhân sự. Nó sẽ là đòn bẩy quan trọng để tăng hiệu suất lao động cũng như xử lý thông tin, đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn. MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc.

Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc. Giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình.

Đừng quên xây dựng đội ngũ kế thừa:

Cuối cùng việc xây dựng đội ngũ kế thừa sẽ là một yếu tố then chốt để chúng ta có thể tạo nên chiến lược lâu dài và quan trọng giúp cho tương lai doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Thực hiện tốt những vấn đề đã nêu ra chính là từng bước đi vào một dây chuyền bộ máy tự động hóa công việc trong kinh doanh, mang đến sự thành công cho doanh.

Ứng dụng MyXteam vào trong công việc quản lý doanh nghiệp với 5 phương pháp làm việc hiệu quả Checklist, To-do-list, Kanban, Gantt Chart, Auto-Task giúp hiệu quả công việc trong doanh nghiệp tăng lên gấp nhiều lần.

Hãy bắt đầu sử dụng MyXteam và tạo cho mình một To-do-list, Checklist, biểu đồ Gantt, Kanban, ứng dụng Auto-Task ngay hôm nay. Bạn sẽ làm việc có tổ chức hơn, ít căng thẳng hơn và sẽ nhận ra mình có nhiều thời gian trong ngày hơn bao giờ hết!