4 PHƯƠNG PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Chi phí quản lý dự án doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó phải bỏ ra để vận hành dự án của mình. Chi phí quản lý dự án cho doanh nghiệp có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không được tách riêng cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy vào cách thức vận hành của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau.
Chi phí quản lý dự án là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều mà hầu hết các nhà quản trị đều quan tâm là làm sao để quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình. Hãy cùng tìm hiểu về 4 phương pháp tối ưu hóa chi phí quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn
Chi phí quản lý dự án gồm những gì?
Trong quá trình quản lý dự án, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí văn phòng, chi phí tài sản cố định, chi phí vật tư khấu hao và nhiều loại chi phí khác.
Từ đây có thể thấy rằng, nhà quản trị dự án cần phải hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch quản lý hiệu quả thì mới có thể vận hành doanh nghiệp tốt được. Bên cạnh đó, thúc đẩy kỹ năng quản lý nhằm tạo điều kiện phát triển cho các nhóm trong doanh nghiệp.
Phương pháp tối ưu hóa chi phí quản lý dự án:
1. Điều phối công việc đúng, đủ cho nhân viên
Cắt giảm nhân sự hay yêu cầu nhân viên làm thêm giờ thực chất không phải là cách hay để tối ưu hóa chi phí. Thay vào đó, các nhà quản trị dự án có thể sắp xếp, điều phối lại công việc giữa các cá nhân, phòng ban để đảm bảo họ đang có đủ khối lượng công việc và đủ thời gian để hoàn thành công việc trong giờ hành chính của công ty.
Ngoài ra, động viên nhân viên đi làm đầy đủ, hạn chế việc nghỉ phép của nhân viên bằng các chế độ khen thưởng cũng là một cách hay được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đem lại hiệu quả cao. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần áp dụng kỹ năng quản lý để thúc đẩy các khoản chi cho khen thưởng là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép.
2. Tăng biện pháp an toàn và phòng chống những sự cố xảy ra
Việc này có thể gây tốn chi phí ban đầu cho doanh nghiệp nhưng bù lại doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra, đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin cá nhân và thông tin làm việc của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc để xảy ra sự cố trong quá trình lưu trữ hồ sơ cũng sẽ khiến tinh thần và năng suất lao động giảm, mất uy tin doanh nghiệp và phát sinh những chi phí ngoài tầm kiểm soát.
3. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Việc làm này tưởng như đơn giản vì trên thị trường có rất nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng thực tế, để tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm thực sự tốt với chi phí phù hợp thì không phải dễ dàng, nhất là đối với các sản phẩm về công nghệ mềm phần vì khó kiểm định chất lượng đầu vào.
Nhà cung cấp tốt không chỉ đem đến cho bạn một sản phẩm mà còn phải cung cấp được cho doanh nghiệp bạn một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Đây là điểm yếu của rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường Việt Nam hiện nay.
Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất là cần thiết bởi nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí ngay từ đầu và không phải lo lắng cũng như mất thời gian bảo hành, sửa chữa trong suốt quá trình sử dụng.
4. Ứng dụng Công nghệ cùng giải pháp tối ưu hóa chi phí quản lý dự án từ myXteam
Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào quá trình kinh doanh, sản xuất, quản lý thì chủ doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống.
Hiện nay, với sự phát triển nhanh và mạnh của công nghệ thông tin đã cho ra đời rất nhiều sản phẩm, giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp. Cùng với đó là sự khuyến khích của Nhà nước về giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo cơ sở cho các doanh nghiệp sử dụng công nghệ của các nhà cung cấp vào quy trình vận hành, quản lý doanh nghiệp, từ: kinh doanh, sản xuất đến kế toán, nhân sự, thiết bị,…. Tất cả đều có thể được tối giản với sự trợ giúp của các sản phẩm công nghệ thông tin.
Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp là nhu cầu thích hợp, giúp cho việc trao đổi giữa nhân sự với nhau trở nên thoải mái hơn. Và myXteam là một trong phần mềm quản trị công việc hàng đầu tại Việt Nam.
Tối ưu hoá chi phí quản lý dự án nhờ phần mềm myXteam
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản trị doanh nghiệp tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị doanh nghiệp, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
