QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

By N. H

23/12/2021

Quản lý quy trình làm việc là một kỷ luật đã được chứng minh đã giúp các tổ chức thành công quản lý quy trình làm việc của họ một cách hiệu quả trong hơn một thế kỷ. Tuy nhiên, nó đã nhận được sự chú ý ngày càng tăng trong những năm gần đây sau sự gia tăng của các hệ thống sáng tạo giúp các tổ chức dễ dàng tự động hóa các nhiệm vụ. Năm 2019, thị trường tự động hóa quy trình làm việc đạt giá trị 8,07 tỷ USD và dự kiến đạt 39,49 tỷ USD vào năm 2027, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 23,68% từ năm 2020 đến năm 2027.

Quản lý quy trình làm việc là gì?

Dòng công việc là một chuỗi các nhiệm vụ là một phần của một số nhiệm vụ lớn hơn. Một quy trình làm việc nhằm giúp đạt được mục tiêu kinh doanh được xác định trước. Các tổ chức sử dụng quản lý dòng công việc để tạo ra kết quả tốt hơn dựa trên một bộ mục tiêu được chỉ định.

Nhiều tổ chức sử dụng hệ thống quy trình làm việc để tự động hóa các tác vụ kết hợp với các nguyên tắc quản lý. Ngoài việc tự động hóa các nhiệm vụ, hệ thống quản lý quy trình làm việc giúp các bên liên quan dễ dàng lập bản đồ quy trình làm việc để xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nút thắt và cơ hội cải tiến.

Lợi ích của quản lý quy trình làm việc

Quản lý quy trình làm việc cung cấp cho các tổ chức trong mọi ngành một loạt các lợi ích, bao gồm:

Hợp tác nhiều hơn

Quản lý quy trình làm việc thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng. Nhân viên biết phải đi đâu để nhận câu trả lời. Hơn nữa, một hệ thống quản lý quy trình làm việc cho phép giao tiếp thời gian thực và truy cập dữ liệu trên toàn tổ chức, dẫn đến môi trường làm việc hợp tác hơn và dịch vụ khách hàng vượt trội.

Cải thiện sự tuân thủ

Một dòng công việc liên quan đến rất nhiều bộ phận chuyển động. Đối với các tổ chức tiếp tục dựa vào các quy trình thủ công, đảm bảo rằng họ vẫn tuân thủ có thể chứng minh thách thức. Với quản lý quy trình làm việc, các tổ chức có thể cải thiện sự tuân thủ bằng cách hợp lý hóa các quy trình, giảm lỗi của con người thông qua tự động hóa và tăng trách nhiệm giải trình.

Minh bạch hơn

Chia sẻ quy trình làm việc với nhân viên giúp họ hiểu những nhiệm vụ nào tham gia vào một quy trình, ai chịu trách nhiệm hoàn thành chúng và các bước tiếp theo là gì. Mức độ minh bạch này cải thiện tinh thần và sự hài lòng trong công việc, điều này cũng có thể tăng năng suất.

Giảm chi phí

Đại dịch đã dẫn đến các biện pháp cắt giảm chi phí trên diện rộng sẽ kéo dài trong một thời gian. Deloitte đề cập đến các biện pháp cắt giảm chi phí COVID-19 lan rộng này là ‘Tiết kiệm để phát triển mạnh’, lưu ý rằng đại dịch đã chiếu thêm \”ánh sáng vào đòn bẩy tài năng và đẩy nhanh các hành động chuyển đổi chính như tự động hóa và làm việc từ xa có thể giúp các công ty phát triển mạnh một khi virus được kiểm soát và điều bình thường tiếp theo xuất hiện\”.

Quản lý quy trình làm việc đóng một vai trò không thể thiếu trong việc giảm chi phí. Các tổ chức có thể thực hiện các công nghệ tự động hóa để hợp lý hóa các quy trình làm việc và cải thiện tính linh hoạt trong hoạt động thông qua lập kế hoạch cẩn thận.

Hệ thống quản lý quy trình làm việc

Hệ thống quản lý quy trình làm việc là một giải pháp phần mềm giúp dễ dàng tự động hóa và thực hiện quy trình làm việc. Có rất nhiều hệ thống quản lý quy trình làm việc để lựa chọn. Trong khi mỗi tính năng cung cấp các tính năng độc đáo, hầu hết bao gồm các tính năng sau: