PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC
Phần mềm quản lý quy trình làm việc tác động tích cực đến hiệu quả công việc, năng suất, độ chính xác và trải nghiệm của khách hàng.
Phần mềm quản lý quy trình làm việc định nghĩa được sử dụng để xác định, tự động hóa và cải thiện quy trình kinh doanh của tổ chức để cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và tăng năng suất. Để biết thêm về hệ thống quản lý quy trình làm việc, hãy truy cập bài viết này trên Wikipedia.
Quản lý quy trình làm việc là gì?
Mỗi công ty sử dụng nhiều quy trình làm việc khác nhau để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành và đạt được mục tiêu kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, các quy trình và quy trình này đòi hỏi rất nhiều sự can thiệp của con người để giữ cho dòng chảy công việc tiến lên phía trước. Điều này có thể có nghĩa là email, cửa sổ bật lên, cuộc họp, cuộc gọi, tin nhắn Slack, v.v. Sử dụng loại quản lý quy trình làm việc thủ công này dẫn đến sai sót, thời gian quay vòng dài, không tuân thủ và một loạt các vấn đề khác.
Câu trả lời cho câu hỏi ‘quản lý quy trình làm việc là gì’ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, các công cụ bạn sử dụng và những thách thức độc đáo mà bạn phải đối mặt. Tuy nhiên, nói chung, quản lý quy trình làm việc có thể được coi là các quy trình khác nhau đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành công việc cần phải hoàn thành.
Thực sự quản lý quy trình làm việc của tổ chức của bạn có nghĩa là ghi lại, tự động hóa và cải thiện cách thức công việc được thực hiện. Hãy bắt đầu với một vài ví dụ về hệ thống quản lý quy trình làm việc hiệu quả.
Ví dụ về quản lý quy trình làm việc
Mỗi tổ chức và mỗi bộ phận đều có các trường hợp sử dụng riêng cho các giải pháp quy trình làm việc. Ví dụ, Tài chính có thể cần phải tự động hóa các yêu cầu chi phí trong khi nhân sự có thể cần phải tự động hóa quy trình làm việc của nhân viên. Trong khi đó, CNTT có thể cần một hệ thống để xử lý quản lý sự cố an ninh mạng. Mỗi dòng công việc này là khác nhau, với các hình thức khác nhau, định tuyến, logic, v.v., và mỗi dòng yêu cầu các công cụ quản lý quy trình làm việc khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về các trường hợp sử dụng quản lý quy trình làm việc của bộ phận.
Mặc dù có những giải pháp điểm cố gắng xử lý các nhu cầu quy trình làm việc riêng biệt của bộ phận như nhân viên trên tàu, quản lý hóa đơn, v.v., một số tổ chức thấy rằng việc triển khai một nền tảng quy trình làm việc bất khả tri và linh hoạt theo bộ phận trong khi vẫn đủ dễ dàng để người dùng doanh nghiệp quản lý là một cách tốt hơn để đi.
Lợi ích của Công cụ quản lý quy trình làm việc
Vào cuối ngày, tại sao các công ty đầu tư vào phần mềm quy trình làm việc để thay thế các quy trình thủ công?
Dưới đây là một vài lợi ích quản lý quy trình làm việc mà bạn có thể tin tưởng:
- Hợp lý hóa và tăng tốc các quy trình nội bộ bằng cách giảm nhập thủ công và xử lý yêu cầu.
- Giảm lỗi và làm việc lại.
- Giảm nguy cơ các yêu cầu, hợp đồng, thuê không đúng quy định, v.v.
- Cải thiện việc tuân thủ các đường mòn kiểm toán.
- Tăng sản lượng và tăng năng suất.
- Trải nghiệm yêu cầu thống nhất, cá nhân hóa cho nhân viên.
- Theo dõi trạng thái yêu cầu (đã hoàn thành, đang chờ xử lý hoặc đang tiến hành, v.v.) trong thời gian thực
- Xác định xu hướng hiệu suất (nhóm và cá nhân) theo thời gian.
- Giảm giấy phép cho các hệ thống doanh nghiệp (ERP, CRM, v.v.)
- Theo dõi tiến độ nhóm chống lại các
- Thỏa thuận cấp dịch vụ.
- Xác định và loại bỏ các rào cản quy trình hoặc nút thắt cổ chai.
- Sắp xếp tốt hơn các nhiệm vụ với các kỹ năng và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên phù hợp nhất.
- Giảm đáng kể giấy tờ và chi phí liên quan và lãng phí.
- Giảm nhu cầu ra quyết định thủ công và xử lý với các quy tắc kinh doanh.
- Xác định dư thừa và cải thiện hiệu quả quy trình.
- Chuyển từ xử lý nhiệm vụ đơn lẻ sang song song.
- Loại bỏ việc phá vỡ các quy tắc kinh doanh của tổ chức.
- Cung cấp cho nhân viên lời nhắc và cảnh báo khi nhiệm vụ già đi.
- Cho phép truy cập 24\/7 để phê duyệt và theo dõi các yêu cầu và nhiệm vụ.
- Cho phép nhân viên và quản lý tập trung vào các dự án và nhiệm vụ giá trị gia tăng.
