TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Để có thể xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và triệt để, làm việc nhóm là một điều vô cùng quan trọng trong quá trình hợp tác công sở cũng như ngoài cuộc sống. Nếu chúng ta không nắm rõ được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ khiến mọi việc trở nên bế tắc và khó khăn.

Vậy bản chất của làm việc nhóm là gì? Những kỹ năng nào sẽ giúp chúng ta tối ưu được quá trình làm việc nhóm?

LÀM VIỆC NHÓM LÀ GÌ?

Làm việc nhóm được biết đến như quá trình hợp tác của những người có chung những vấn đề phải giải quyết và hành động để xử lý tất cả những điều đó. Từ xa xưa, làm việc nhóm đã được biết đến như hành động hợp tác cổ xưa nhất để loài người vượt qua được những khắc nghiệt của thiên nhiên để tiếp tục tồn tại và phát triển.

Ngày nay, làm việc nhóm được xem như hoạt động phổ biến nhất trong môi trường công sở cũng như học tập. Một tập thể vững mạnh sẽ giúp tạo ra những giá trị vật chất và tinh thần, cũng như giúp tăng kỹ năng bản thân, phát triển kiến thức.

LÀM VIỆC NHÓM CÓ GIÚP CHÚNG TA PHÁT TRIỂN BẢN THÂN?

Đây cũng là câu hỏi thường gặp trước khi bắt đầu tham gia vào quá trình làm việc nhóm. Thông thường, chúng ta vẫn yêu thích sự độc lập, các suy nghĩ cá nhân và tự do hơn là việc tự “buộc” mình vào một tập thể.

Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng, làm việc nhóm cũng là cơ hội tuyệt vời để chúng ta phát triển bản thân. Nó không chỉ giúp mọi người đạt được những mục đích về giá trị và tinh thần. Đây cũng là một trong những điều kiện để bản thân các thành viên trong nhóm có thể phát triển kỹ năng của chính mình.

Phát huy khả năng sáng tạo

Một điểm sáng mà ta nên nói đến trong quá trình làm việc nhóm, chính là khả năng tạo sự đoàn kết trong doanh nghiệp. Khi làm việc nhóm là chúng ta cùng chung sức để hoàn thành một mục tiêu chung, vì thế với sự kết hợp của nhiều thành viên với nhau sẽ giúp cho việc tìm ra ý tưởng mới lạ độc đáo, thú vị và khác biệt trở nên khả thi. Đây là sức mạnh của sự đoàn kết mà không phải doanh nghiệp nào cũng có. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng sáng tạo của từng thành viên.

Cải thiện các quyết định của bản thân

Là thành viên của một nhóm, mỗi cá nhân phải đưa ra những quyết định và hướng giải quyết công việc, mà sẽ được cả nhóm cùng thảo luận và xem xét để đi đến những lựa chọn và quyết định cuối cùng.

Việc làm này sẽ giúp các thành viên, đặc biệt là trưởng nhóm hạn chế hết mức những quyết định sai lầm không đáng có, tạo điều kiện cho sự phát triển thành công. Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa việc làm đơn lẻ và làm việc nhóm, với ý kiến đóng góp của nhiều thành viên khác nhau, bạn sẽ nhận ra được đâu là quyết định thích hợp nhất.

Lợi ích của làm việc nhóm chính là bạn sẽ không quá lo lắng với những quyết định cá nhân của mình, vì đã có nhóm của bạn do xét lại tính khả thi và đưa ra ý kiến cho bạn, bởi vì ý tưởng đã được đánh giá qua nhiều người.

Rèn luyện tính kỷ luật

Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ phải thực hiện theo quy định chung mà nhóm đặt ra. Các thành viên có thể đưa ra ý kiến, nhưng không được tự ý hành động theo quan điểm của bản thân. Những người làm việc nhóm sẽ học được tính kỷ luật tốt hơn những người làm việc đơn lẻ,

Khi một dự án có sự tham gia của nhiều người, có nghĩa là dự án phải được thực hiện một cách có tổ chức và kỷ luật đến từng thành viên trong nhóm. Trải qua quá trình làm việc chung như vậy sẽ giúp các thành viên trong nhóm có nhiều cơ hội hiểu nhau hơn, tuân thủ những nội quy do nhóm đề ram, khi một nhóm đã có kỷ luật rõ ràng thì quá trình làm việc của nhóm sẽ vào nề nếp, công việc cứ vậy theo luôn mà hoạt động.

NHỮNG YẾU TỐ XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ LÀ GÌ?

Khi hình thành nhóm làm việc, chúng ta cần nhận biết những đặc điểm gì là yêu cầu quan trọng nhất, và điều kiện nào cần để tạo ra cách làm việc nhóm hiệu quả? Làm việc nhóm xuất hiện khi và chỉ khi thỏa mãn các yếu tố sau:

Mục tiêu của công việc: Những người tham gia làm việc nhóm phải có cùng mục tiêu. Việc cùng đích đến là một điều kiện bắt buộc khiến họ gắn kết với nhau.

Thời gian hoàn thành công việc: Khi một mục tiêu nào đó quá lớn mà cá nhân không thể hoàn thành được, hoặc hoàn thành nó trong thời gian quá dài. Vì vậy, bạn cần biết cách quản lý thời gian cho thật hiệu quả trong lúc làm việc nhóm [-Quản lý thời gian trong làm việc nhóm].

Năng lực làm việc: Khi có một mục tiêu mà năng lực của 1 người không thể giải quyết. Các phần việc khác nhau yêu cầu những kỹ năng khác nhau, lúc này 1 người không thể đáp ứng được. Buộc họ phải tập hợp nhiều người có nhiều năng lực khác nhau cùng giải quyết.

NHỮNG THỬ THÁCH CẦN PHẢI VƯỢT QUA KHI LÀM VIỆC NHÓM

Vai trò dẫn dắt nhóm chưa thực sự rõ ràng

Đây là giai đoạn đầu, khi bạn bắt đầu tập hợp những cá nhân trong công ty vào cùng một nhóm để thực hiện những dự án chung.

Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong nhóm đều nỗ lực phát huy những giá trị của bản thân, đóng góp công sức và hoạt động năng nổ nhất. Vẫn sẽ có những thành viên do chưa hiểu hết về tính chất công việc, cũng như vai trò của bản thân họ trong nhóm. Người quản lý nhóm nên động viên và tìm hiểu thêm về thế mạnh của từng cá nhân để giao việc hiệu quả. Hãy tìm hiểu về 7 bước giúp bạn giao việc hiệu quả nhất.

Xung đột và mâu thuẫn trong cách làm việc

Trong quá trình làm việc, những xung đột và mâu thuẫn giữa các thành viên đã hình thành. Khi tính chất công việc được cụ thể, các thành viên với nhiều tính cách khác nhau dễ có sự va chạm không mong muốn, chuyện bất đồng ý kiến trong cách nhìn nhận công việc là khó tránh khỏi.

Ngoài ra, chính việc ít giao tiếp lại gây nhiều cản trở, vì không có thiếu người lắng nghe và một số cá nhân vẫn bảo thủ với quan điểm của mình. Điều này vô tình khiến những cách làm việc nhóm hiệu quả trước đây bị ảnh hưởng ít nhiều. Học hỏi những kỹ năng lắng nghe sẽ giúp bạn ổn định hơn khi làm việc nhóm.

Thiếu sự minh bạch trong đánh giá

Đánh giá thiếu minh bạch là một trong những yếu tố khiến cho quá trình làm việc nhóm gặp rất nhiều khó khăn thậm chí là tan rã. Trong hầu hết trường hợp, người lãnh đạo không thực sự có một công cụ hoàn chỉnh để giao việc và đánh giá nhân viên. Điều này khiến cho mọi kết quả công việc đều chỉ dựa trên cảm tính.

Hãy để cho mọi người có cơ hội được thể hiện bản thân thông qua kế hoạch tự đánh giá và suy nghĩ của họ. Thay vì áp đặt và đưa ra ý kiến chủ quan, người lãnh đạo nên sử dụng các phần mềm ghi chú và đánh giá để có thể đưa ra phản hồi khách quan nhất.

Tính do dự, không dứt khoát

Một trong những điểm gây hại nhất đối với các thành viên trong nhóm, chính là tính do dự và thiết dứt khoát khi làm việc. Là một trưởng nhóm, bạn sẽ cần phải cân nhắc và dứt khoát khi phân công công việc cụ thể, tránh gây ra sự hiểu nhầm hoặc chồng chéo trên công việc.

Việc không rõ ràng ngay từ đầu dễ khiến cho các thành viên nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.

Việc tổ chức hoạt động nhóm là một kỹ năng cần thiết để chúng ta phát triển bản thân, và là để góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó. Đây là yếu tố then chốt đem đến thành công cho cả dự án.

Nhân viên thụ động khi làm việc

Đây là vấn đề nan giải nhất, vì nhân viên thụ động, không tiếp thu và không làm việc sẽ làm chậm quá trình hoạt động của cả nhóm. Mỗi cá nhân trong một nhóm đóng vai trò như một mắt xích quan trọng. Nếu mắt xích này có vấn đề, sẽ làm guồng quay công việc bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến kết quả chung.

Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến, trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc chưa hiểu. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm gặp nhiều bất đồng, thậm chí là nhầm lẫn trong công việc.

Thiếu mục tiêu và sự tập trung vào kết quả cuối cùng

Mục tiêu chung chính là kim chỉ nam cho các nhóm hoạt động và tồn tại. Với những thành viên trong những nhóm chiếm vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, thì mục tiêu chung cần được ưu tiên hơn mục tiêu cá nhân. Thiếu mục tiêu dẫn dắt nhóm bạn sẽ khiến tầm quan trọng của làm việc nhóm bị giảm sút.

Thế nhưng, trong một nhóm luôn xuất hiện những cá nhân không có quan điểm hướng đến mục tiêu chung, mà thuần dựa vào mục tiêu cá nhân để làm việc. Những cá nhân như vậy rất dễ tạo nên ảnh hưởng tiêu cực tới cả nhóm, dễ khiến nhiều thành viên khác đánh mất mục tiêu chung và nhanh chóng đánh mất lợi thế cạnh tranh của mình.

Các thành viên còn lại nếu không giữ vững lập trường, sẽ rất dễ chuyển sang tập trung vào sự nghiệp riêng, và tiến độ công việc cuối cùng cũng bị chậm trễ. Điều này dễ dẫn đến những thành viên tâm huyết và có nhiều cống hiến cũng sẽ bỏ đi, vì lý do nhóm không còn mục tiêu phát triển chung, và thế là họ sẽ rời đi để gia nhập những đội tốt hơn.

NHỮNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CẦN THIẾT LÀ GÌ?

Cải thiện kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm

Lắng nghe không chỉ tồn tại ở một hoạt động tâm lý thông thường, mà đây còn đòi hỏi người nghe phải tập trung và nắm kỹ được lượng thông tin được truyền tải. Vì vậy, để có thể tạo ra một quá trình làm việc nhóm hiệu quả, kỹ năng lắng nghe đóng vai trò vô cùng quan trọng và gần như chủ chốt.

Đây là một kỹ năng không thể thiếu trong quá trình cộng tác và làm việc nhóm. Cùng với một kỹ năng lắng nghe tuyệt vời, chúng ta có thể thấu hiểu được toàn bộ câu chuyện và vấn đề xảy đến từ đó đưa ra các ý tưởng và giải pháp một cách tối ưu nhất.

ĐỌC THÊM:  CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG LẮNG NGHE

Áp dụng nguyên tắc quản trị 5W1H

5W-1H là một bộ quy tắc giúp bạn có thể định hướng, xác định, sàng lọc và tìm ra những giải pháp phù hợp và đúng đắn nhất. Để quản lý công việc 1 cách hiệu quả và có thể lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên Làm gì (What), Làm để làm gì (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm ở đâu (Where), Làm như thế nào (How). Cụ thể hơn:

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
• Xác định nội dung công việc 1W (what)
• Xác định 3W (where, when, who)
• Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

ĐỌC THÊM: ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC 5W1H TRONG CÔNG VIỆC 

Cải thiện cách thức quản trị thời gian

Quản lý thời gian đồng nghĩa với làm việc hiệu quả, do đó đây là yếu tố tối quan trọng trong việc quyết định thành công của cả tập thể.  Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi mọi thành viên phải phải biết phân tích và sắp xếp khối lượng công việc của họ một cách hiệu quả nhất.

Khi đã có mục tiêu chính cho nhóm của mình, bạn hãy bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho mục tiêu. Những công việc đó là gì? Các bước cần phải làm là gì? Cần phải ưu tiên những công việc quan trọng và cấp bách. Bạn hãy lập ra một bảng danh sách cụ thể các việc cần làm và sau mỗi khi hoàn thành một việc

ĐỌC THÊM: CÁCH QUẢN TRỊ THỜI GIAN TRONG LÀM VIỆC NHÓM

Nâng cao hiệu suất giao việc

Bạn phải hiểu rõ mức độ của công việc trước khi quyết định giao việc cho một ai đó. Những công việc quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công, phát triển lâu dài của công ty thực sự cần sự chú ý của bạn.

Trước khi ra quyết định bàn giao, phân công công việc cho một ai đó, bạn hãy lên dây cót tinh thần cho người đó. Bằng cách bạn hãy liệt kê các mục tiêu và hướng đi rõ ràng để người nhân viên có thể hiểu rõ hoàn toàn công việc và có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất. Đừng chỉ giao cho nhân viên công việc nhưng không có sự định hướng mục tiêu và kết quả, điều này sẽ mang lại kết quả tiêu cực và làm tiêu tốn thời gian của nhân viên và của chính bản thân bạn.

ĐỌC THÊM: CÁCH THỨC NÂNG CAO HIỆU SUẤT GIAO VIỆC

Quản trị tiến độ chặt chẽ

Quản lý tiến độ công việc là một phần rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Quản lý tiến độ không chỉ đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn, mà còn hỗ trợ việc xây dựng cách làm việc nhóm hiệu quả, tạo kết quả tốt nhất.

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ đó là đảm bảo tính chính xác về nguồn lực của nhóm hiện có. Khi thời gian được quản lý hiệu quả, số giờ được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp và của cả nhóm được tối ưu hóa hơn, cách làm việc hiệu quả tạo ra sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.

ĐỌC THÊM: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ KHI LÀM VIỆC NHÓM

Áp dụng những công cụ làm việc nhóm hiệu quả

Trong quá trình thực hiện công việc, những công cụ làm việc nhóm hiệu quả đóng vai trò vô cùng tích cực trong việc hỗ trợ những thành viên trong nhóm. Có thể kể đến những ứng dụng làm việc offline hữu hiệu như Excel, Words.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc sử dụng những phần mềm, ứng dụng online bên ngoài để bổ trợ cho công việc của mình. Hãy mạnh dạn áp dụng các phần mềm đánh giá tiến độ công việc nhằm tối ưu hoá khả năng quản lý công việc của bạn.

ĐỌC THÊM: 4 PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ THƯỜNG DÙNG-

KẾT LUẬN

Kỹ năng làm việc nhóm là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, nhưng đa số các tổ chức đều gặp phải những điểm chết khiến đội nhóm không thể vận hành thiếu hiệu quả. . Đó là lý do myXteam cung cấp đến với các doanh nghiệp bộ phần mềm quản lý nhân sự vô cùng hiệu quả.

Với MyXteam, chỉ những thao tác chuột đơn giản, mọi thông tin và mệnh lệnh đều có thể truyền đi bất kể bạn đang ở đâu và vào thời điểm nào qua các phần mềm quản lý thông minh này.

Ngoài ra, phần mềm từ MyXteam còn hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Nếu còn chưa biết đến MyXteam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!