7 BƯỚC ĐỂ GIAO VIỆC HIỆU QUẢ KHI LÀM VIỆC NHÓM, BẠN ĐÃ BIẾT CHƯA?
Giao việc hiệu quả là một trong những kỹ năng không thể thiếu của một người lãnh đạo. Vậy các bước nào sẽ giúp chúng ta tối ưu kỹ năng này?
Giao việc là một kỹ năng cần có ở một nhà lãnh đạo, muốn nhân viên hoàn thành tốt công việc thì đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng giao việc hiệu quả. Để có thể làm việc nhóm một cách hiệu quả , bạn cần tìm hiểu các bước để giao việc cho nhân viên hiệu quả nhất sau đây.
CÁC BƯỚC ĐỂ GIAO VIỆC HIỆU QUẢ KHI LÀM VIỆC NHÓM
Xác định công việc trước khi giao
Bạn phải hiểu rõ mức độ của công việc trước khi quyết định giao việc cho một ai đó. Những công việc quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công, phát triển lâu dài của công ty thực sự cần sự chú ý của bạn.
Thúc đẩy tinh thần nhân viên trước khi giao việc
Trước khi ra quyết định bàn giao, phân công công việc cho một ai đó, bạn hãy lên dây cót tinh thần cho người đó. Bằng cách bạn hãy liệt kê các mục tiêu và hướng đi rõ ràng để người nhân viên có thể hiểu rõ hoàn toàn công việc và có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Đừng chỉ giao cho nhân viên công việc nhưng không có sự định hướng mục tiêu và kết quả, điều này sẽ mang lại kết quả tiêu cực và làm tiêu tốn thời gian của nhân viên và của chính bản thân bạn.
Đọc thêm: ỨNG DỤNG NGUYÊN TẮC 5W1H TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Ngoài ra nếu có chế độ thưởng hoặc phụ cấp cho nhiệm vụ thì bạn cũng nên thông báo cụ thể cho nhân viên, vì điều này sẽ là một nguồn động lực tinh thần lớn giúp họ có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Giao việc đúng người, giao việc hiệu quả
Đây chắc chắn là điều quan trọng nhất trong kỹ năng giao việc mà bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng biết. Có hai tiêu chí quan trọng trong việc phân chia công việc đúng người đó là: kỹ năng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm với công việc.
Cả hai yếu tố này phải luôn đi song song với nhau, bời vì nếu bạn chọn giao việc cho người có chuyên môn cao nhưng lại không hứng thú với việc được giao thì kết quả bạn nhận được chỉ là công việc được hoàn thành nhưng không xuất sắc.
Ngược lại, nếu công việc được giao tạo được hứng thú đối với nhân viên nhưng người đó không có kỹ năng chuyên môn thì công việc đó cũng rất khó để có thể hoàn thành.
Định rõ quyền hạn cho công việc được giao
Tại sao điều này lại quan trọng? Chính vì đôi khi trong lúc làm việc, sẽ xuất hiện một số nhân viên có hành động vượt quyền hạn của mình và lấn quyền đối với các nhân viên khác. Điều này không chỉ khiến bản thân họ và những người liên quan không thể tập trung hoàn thành công việc được.
Việc phân rõ quyền hạn này, giúp tránh trường hợp người này can thiệp quá nhiều vào công việc của người khác. Nó không những giúp các nhân viên làm việc hiệu quả mà còn thúc đẩy tinh thần đoàn kết và làm việc nhóm của mọi người.
Xác định rõ thời hạn công việc
Ngoài mục tiêu đề ra từ đầu, bạn cần phải xác định thời gian cụ thể để hoàn thành công việc cho nhân viên. Từ đó nhân viên sẽ có định hướng cơ bản và rõ ràng trước khi bắt tay vào việc.
ĐỌC THÊM: 4 PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC THƯỜNG DÙNG
Không quên trao đổi, phản hồi về công việc
Đừng phó mặc hoàn toàn công việc cho nhân viên khi đã giao việc cho họ. Bạn không cần phải ở bên cạnh và kiểm tra từng chi tiết trong công việc của họ đang thực hiện. Nếu có thể, bạn hãy góp ý và đưa ra nhận xét cho công việc họ đã hoàn thành; và cũng đừng quên cổ vũ tinh thần nhân viên nếu họ làm tốt.
Sau khi nhân viên đã hoàn thành công việc, với vai trò là một quản lý, bạn cần đưa ra phản hồi bằng cách đánh giá kết quả công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lắng nghe góp ý và chia sẻ của các nhân viên từ đó cân nhắc để tìm ra phương thức phù hợp để giúp họ có thể phát huy hết năng lực cho những nhiệm vụ sắp tới.
Ngoài ra bạn có thể so sánh hiệu suất công việc của từng nhân viên để có sự điều chỉnh trong sự phân công công việc tiếp theo.
ĐỌC THÊM: 6 NGUYÊN TẮC CẢI THIỆN KỸ NĂNG LẮNG NGHE KHI LÀM VIỆC NHÓM
Sử dụng các công cụ giao việc hiệu quả
Đừng lo lắng nếu bạn không có kinh nghiệm quản lý và đang chịu áp lực việc phân chia công việc cho nhân viên. Ngoài những bước trên thì có một phương pháp vô cùng đơn giản nhưng không đòi hỏi kinh nghiệm quản lý cao; đó chính là sử dụng phần mềm quản lý Myxteam.
Myxteam là một phần mềm giao việc có vai trò chính đó là giúp người quản lý phân chia và thiết lập một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện. Qua đó với mỗi nhiệm vụ bạn có thể giao nó cho một hoặc nhiều người tùy ý. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đạt đến mức nào để người quản lý có thể tiện theo dõi.
Với những công việc được giao, nhân viên hoàn toàn có thể tự mình lập danh sách và phân chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đồng thời, nhân viên cũng có thể tự mình theo dõi, giám sát xem mình đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm công việc rồi. Phần mềm cũng cho phép nhân viên quản lý mọi hoạt động công việc mà họ đã thực hiện được.
Bạn cần biết được rằng, giao việc không chỉ đơn thuần là đưa ra “lệnh” mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Bạn có thể theo dõi sát sao và tạo điều kiện để nhân viên của mình phát huy hết năng lực làm việc.
