Tiết kiệm thời gian giúp tối ưu quản lý dự án thế nào?

Hãy đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra! Nếu không bạn sẽ không hoàn thành được công việc của mình. Với phương pháp quản lý thời gian 4D, bạn sẽ đạt năng suất cao khi theo đuổi dự án của mình! 

Phương pháp quản lý thời gian 4D là gì?

Đây là phương pháp đơn giản và dễ nhớ. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhớ 4 từ bắt đầu bằng chữ D như sau:

• Do (làm): Nếu có một công việc cần bạn giải quyết và nó thật sự quan trọng. Bắt buộc bạn phải thực hiện ngay, không nên chần chừ.
• Dump (từ bỏ): Bạn cần loại bỏ một số công việc vô nghĩa trong lịch trình làm việc của mình. Nếu chúng không ảnh hưởng gì đến các hoạt động khác. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể.
• Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng có một ai đó có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó thực hiện ngay.
• Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm việc đó ngay bây giờ thì hãy hoãn nó lại và ghi lại vào sổ tay của mình kế hoạch thực hiện nó. Nếu công việc bị hoãn đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét có nên sử dụng chữ D thứ 2 và thứ 3 hay không.

Điểm mấu chốt của phương pháp này là nên tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi thực hiện đến việc tiếp theo. Bạn nên dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng, cần làm nhất, và ý nghĩa nhất với mình.

Những kỹ năng quản lý thời gian 

Ngoài những phương pháp hỗ trợ phân bổ thời gian bên trên, bạn cần trang bị những kỹ năng quan trọng sau đây để có thể hoàn thiện công việc tốt nhất mà không lãng phí quá nhiều thời gian:

Kỹ năng đặt mục tiêu dự án 

Mục tiêu chính là động lực khiến bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình. Vì vậy, đặt ra mục tiêu để thực hiện một công việc có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất bạn cần có.

Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ dễ dàng mất lái và có thể bỏ cuộc khi gặp trở ngại. Một trong những cách đặt mục tiêu hiệu quả bạn có thể áp dụng chính là SMART:

• Specific: Mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng và bởi nếu xác định đúng đắn ngay từ đầu. Bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: Mục tiêu cần có thể đạt được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
• Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt. Mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch dự án 

Khi đã biết cách đặt ra được mục tiêu, kỹ năng tiếp theo nhất định phải có chính là lập kế hoạch. Một kế hoạch hành động hoàn hảo sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất. Từ đó, tránh lãng phí thời gian. Dưới đây là các bước hướng dẫn bạn lập kế hoạch hiệu quả nhất:

• Đầu tiên: Xác định mục tiêu cần thực hiện là gì.
• Tiếp đó: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành mục tiêu đó.
• Bước 3: Chuẩn bị các kỹ năng, kiến ​​thức cần có để xử lý 
• Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình để phân bổ công việc. Dự kiến được khoản thời gian sẽ mất khi gặp bất kỳ rào cản nào trong tương lai.
• Bước 5: Xác định bạn sẽ theo dõi tiến độ thực hiện bằng phương pháp nào. Đây là yếu tố quyết định bạn có thực hiện được mục tiêu hay không.