QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SCRUM

Khi tìm hiểu về các khái niệm quản lý dự án, bạn sẽ nghe nhiều những thuật ngữ như “Scrum”, “Agile”, “Scrum Master” … Vậy chúng là gì, có vai trò như thế nào trong quá trình xây dựng và quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ? Cùng myXteam tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý Scrum này nhé.

1. Phương pháp quản lý Scrum là gì?

Phương pháp quản lý Scrum là một Framework về quy trình và quản lý, giúp giải quyết các vấn đề phức tạp. Phương pháp này đảm bảo tính hiệu quả, sáng tạo và sản phẩm được tạo ra phải đạt được giá trị cao nhất. Bản thân Scrum là một Framework đơn giản, nhằm giúp việc phối hợp hiệu quả nhất giữa các thành viên trong đội phát triển, khi thực hiện những sản phẩm phức tạp.

Với phương pháp quản lý Scrum, sản phẩm được xây dựng trên 1 chuỗi các quy trình lặp lại (gọi là Sprint). Các sprint diễn ra đều đặn, mỗi một sprint là cơ hội để học hỏi điều chỉnh nhằm đạt được sự phù hợp và kết quả tốt nhất.

Khi áp dụng Scrum, có 4 cuộc họp (Meetings or Ceremonies) quan trọng tạo nên cấu trúc trong mỗi Sprint như sau:

• Sprint planning: Cuộc họp lên kế hoạch của đội dự án, nhằm xác định những gì cần hoàn thành trong Spring sắp tới.
• Daily stand-up: Cũng được biết đến như “Daily Scrum”, một cuộc họp nhỏ 15 phút mỗi ngày để trao đổi công việc giữa đội phát triển.
• Sprint demo: Một cuộc họp chia sẻ, nơi mà các thành viên chỉ ra những gì họ đã làm được trong Sprint đó.
• Sprint retrospective: Sự đánh giá, nhìn lại những điều đã làm được và chưa làm được của Sprint hiện tại, và đưa ra giải pháp hành động cho Sprint tiếp theo được tốt và hoàn thiện hơn.

Các vai trò cốt lõi được dùng trong phương pháp quản lý Scrum:

1. Scrum team (một nhóm làm theo phương pháp Scrum): thông thường một Scrum team có khoảng 5 đến 9 người. Nhưng không loại trừ có các dự án lên đến hàng trăm người, cũng có Scrum team chỉ 1 người. Các team này sẽ không chia các vai trò cụ thể như trong các team phát triển phần mềm truyền thống: lập trình viên, designer, tester hoặc các kiến trúc sư hệ thống mà mọi người làm việc chung với nhau để hoàn tất các công việc họ đã cam kết trong 1 Sprint. Các thành viên trong team gắn kết với nhau sâu sắc và tạo ra một cảm giác cùng chung chiến tuyến
2. Product owner (người chủ sản phẩm): Product owner đóng vai trò cốt yếu trong dự án, là người đại diện cho user (người dùng), customer (khách hàng) và những người khác trong quy trình. Product owner thường xuất thân từ những người trong đội ngũ quản lý sản phẩm, marketing, một người giữ vai trò quan trọng hoặc một user quan trọng.
3. Scrum Master (Người quản lý quy trình Scrum): là người chịu trách nhiệm điều phối để team hoạt động hiệu quả nhất có thể. Scrum Master giúp team vận hành theo phương pháp Scrum, loại bỏ các rào cản để team làm việc suôn sẻ, bảo vệ team trước những trở ngại đến từ bên ngoài…

2. Cách thức để quản lý dự án theo phương pháp quản lý Scrum

Phương pháp quản lý Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình. Các nhóm Scrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành, hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint. Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau.

Sau đó, mỗi hai tuần (hoặc tùy theo giai đoạn sprint) các nhóm sẽ cho ra một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Sau đó các bên sẽ họp cải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo. Quá trình này được lặp đi lặp lại và cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.

Phương pháp quản lý Scrum theo nhóm

Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc: PO, Scrum Master và nhóm phát triển. Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.

Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.

3. Phần mềm quản lý dự án theo phương pháp Scrum

Phần mềm quản lý công việc myXteam hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo phương pháp Scrum và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc myXteam mang lại. Nhà quản lý và nhân viên có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính cũng như thiết bị di động, myXteam đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.