TẠI SAO CẦN PHẢI ĐẦU TƯ THỜI GIAN VÀO TÀI LIỆU QUY TRÌNH TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Nếu ai đó trong nhóm của bạn nghỉ phép kéo dài, bạn có thể lặp lại quy trình của họ và đạt được kết quả tương tự khi họ rời đi không? Nếu bạn muốn mở rộng quy mô kinh doanh của mình, bạn có thể nhận được nhân viên mới để tăng tốc độ và tạo ra nhiều doanh thu hơn mà không cần tăng nguồn lực không?
Hoặc, hãy bước ra khỏi giả thuyết và bước vào thực tế mà bạn có thể đã trải qua vào năm 2020: Khi đại dịch toàn cầu đòi hỏi sự chuyển đổi đột ngột sang làm việc từ xa, bạn có thể thực hiện quá trình chuyển đổi suôn sẻ nhất có thể nhờ các quy trình được ghi lại của mình không?
Ba tình huống này chứng minh lý do tại sao tài liệu quy trình làm việc lại quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ. Tài liệu về quy trình làm việc không chỉ đảm bảo tổ chức của bạn không rơi vào khủng hoảng mà còn giúp tổ chức phát triển mạnh trong thời điểm tốt cũng như lúc xấu.
Tài liệu Quy trình Công việc là gì?
Lauren Kennedy của Coastal Consulting giải thích: “Tài liệu về quy trình làm việc là lộ trình hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu tại tổ chức của bạn”. “Khi hoàn thành đúng cách, tài liệu này có thể được giao cho một cá nhân khác trong tổ chức của bạn và họ có thể hoàn thành nhiệm vụ hoàn toàn độc lập.”
Thay vì một hướng dẫn tĩnh, tài liệu quy trình làm việc là một bản ghi sống động cho phép bạn theo dõi tiến trình và cải thiện quy trình của mình. Mặc dù phần mềm có thể giúp bạn tạo tài liệu quy trình làm việc nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ thứ gì từ danh sách kiểm tra đến bảng trắng để lập hồ sơ này.
Để cung cấp cho bạn một ý tưởng, đây là một số ví dụ về tài liệu quy trình làm việc:
- Bảng myXteam hiển thị quy trình biên tập để xuất bản nội dung blog
- Bảng tính phác thảo cách thực hiện đơn hàng bán hàng cho một cửa hàng trực tuyến
- Tài liệu Google giải thích từng bước trong quá trình giới thiệu của nhân viên
- Sơ đồ các giai đoạn phát triển mà ứng dụng dành cho thiết bị di động phải trải qua trước khi ra mắt
- Bảng trắng vạch ra quy trình phê duyệt tuyển dụng mới
Tại sao Tài liệu Quy trình Công việc lại Quan trọng? Bây giờ bạn đã biết nó là gì, đây là lý do tại sao tài liệu quy trình làm việc là bắt buộc đối với tổ chức của bạn.
1. Nó giúp tối ưu hóa quy trình
Bạn không thể cải thiện những gì bạn thậm chí không thể nhìn thấy. Tài liệu về quy trình làm việc cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì đang xảy ra trong từng bước của con đường cho đến khi bạn đạt được kết quả.
Vì vậy, nếu không đạt được kết quả mong muốn, bạn có thể quay lại và phân tích từng bước cho đến khi xác định được vấn đề. Nếu không có tài liệu về quy trình làm việc, bạn thực sự chỉ phỏng đoán.
2. Nó đảm bảo trách nhiệm giải trình
Bạn có thể có một ý tưởng tốt về những gì bạn chịu trách nhiệm trong một quy trình làm việc. Nhưng những gì còn lại trong đội của bạn? Họ có biết bạn tham gia vào quá trình mà họ tham gia không? Bạn có biết các thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào không?
Tài liệu về quy trình làm việc bao gồm các bên chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, đảm bảo rằng nếu một bước của quy trình bị chặn hoặc thiếu sót, bạn có thể có một cuộc trò chuyện hiệu quả với người chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra, những gì cần cải thiện và cách bạn có thể hỗ trợ họ.
Không có tài liệu về quy trình làm việc, bất cứ khi nào có người chặn hoặc bất cứ lúc nào bạn nhận được kết quả không mong muốn, sẽ là một thách thức để tìm ra ai hoặc điều gì đã gây ra nó.
3. Cần phải loại bỏ sự bối rối của việc giới thiệu nhân viên
Nếu bạn không có tài liệu về quy trình làm việc khi giới thiệu một thành viên mới, ba điều chắc chắn sẽ xảy ra:
Họ sẽ cảm thấy mất mát. Khi chào đón một thành viên mới trong nhóm, bạn muốn họ cảm thấy được trao quyền và chuẩn bị. Nhưng nếu bạn không có tài liệu về quy trình làm việc, chắc chắn họ sẽ cảm thấy bối rối và không được trang bị đầy đủ cho vai trò của mình.
Họ sẽ trở nên quá phụ thuộc vào đồng nghiệp và người quản lý của mình. Nếu không có hồ sơ về cách hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ liên tục cần kiểm tra với ai đó về những việc cần làm tiếp theo.
Họ sẽ phát minh lại bánh xe (và lãng phí thời gian và năng lượng để làm như vậy). Nếu không có hướng dẫn, thành viên mới trong nhóm sẽ phải tạo quy trình làm việc của riêng họ, quy trình này có thể không hiệu quả như quy trình mà tổ chức của bạn đã có.
Là một thành viên mới trong đội đã đủ thử thách. Đừng thêm căng thẳng bằng cách thiếu tài liệu về quy trình làm việc để hướng dẫn họ khi họ học về dây.
4. Nó cho phép chuyển đổi sáp nhập hoặc chuyển đổi
Chỉ cần hỏi Jamie Klingman, chủ sở hữu công ty môi giới kinh doanh The Klingman Group. Kể từ năm 2014, cô ấy đã giúp bán các công ty trong nước và quốc tế với giá bán từ 500.000 đô la đến 5 triệu đô la và cho biết tài liệu quy trình làm việc là một phần quan trọng của quy trình bán hàng.
Klingman nói: “Các công ty chưa chuẩn bị sẵn sàng không có các quy trình này thường phải dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thiết lập.
Như một phần thưởng, có tài liệu về quy trình làm việc cũng nâng cao giá trị doanh nghiệp của bạn.
“Nó hoàn toàn củng cố giá trị bởi vì nó đảm bảo rằng‘ kiến thức làm việc ’được chuyển giao,” cô nói. “Tài liệu về quy trình làm việc là một lợi ích hữu hình và vô hình cho người mua và do đó, người bán”.
5. Nó giúp mở rộng quy mô kinh doanh của bạn
Mọi doanh nghiệp đều muốn phát triển. Nhưng để làm được điều đó mà không tạo thêm gánh nặng cho tổ chức của mình, bạn cần có quy trình làm việc tự động, thứ mà John Elder của The Business Blocks đã tạo ra từ năm 2010.
Ông giải thích: “Đối với một doanh nghiệp muốn phát triển theo cách có thể mở rộng, không chỉ các quy trình và quy trình làm việc cần được lập thành văn bản mà còn cần được hệ thống hóa và tự động hóa. “Điều này là không thể nếu bạn không bắt đầu với yếu tố cơ bản của tài liệu.”
Và nếu bạn là một người thanh toán đơn độc, tài liệu còn quan trọng hơn.
Carsten Pleiser, đồng sáng lập Paperless, phần mềm giúp bạn tạo, ký và quản lý tài liệu kỹ thuật số cho biết: “Khi bạn là người sáng lập đơn lẻ trong một doanh nghiệp nhỏ, hầu hết những việc bạn làm đều nằm trong đầu của bạn. “Tuy nhiên, khi nhóm của bạn phát triển lớn hơn, bạn cần ghi lại các quy trình làm việc đã được chứng minh là hiệu quả này để giúp nhóm của bạn tạo ra trải nghiệm người dùng nhất quán và giảm bớt thời gian học tập cho nhân viên mới.”
6. Nó bảo vệ kiến thức tổ chức
Khi một nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn, điều gì sẽ xảy ra với các quy trình và hệ thống độc đáo mà họ đã phát triển trong nhiều năm? Kiến thức đó có dễ dàng truyền lại cho người thay thế của họ không, hay nó sẽ biến mất ngay sau khi nhân viên sắp sửa ra khỏi cửa?
Kennedy nói: “Đặc biệt trong năm nay, chúng tôi đã chứng kiến một lượng lớn doanh thu trong các vai trò chuyên nghiệp”. “Khi mọi người thực hiện những thay đổi nghề nghiệp này, các quy trình và hệ thống được phát triển tốt sẽ đi cùng với họ.”
Biết cách tái tạo các quy trình và kết quả của một nhân viên là điều cần thiết ngay cả khi họ chỉ đi nghỉ vài tuần. Cho dù họ có mặt tại nơi làm việc hay không, bạn vẫn cần truy cập vào kiến thức tổ chức mà họ nắm giữ.
Các bước lập hồ sơ quy trình làm việc là gì?
Vì vậy, bạn đã thấy sáu lý do chắc chắn để ghi lại quy trình công việc của mình. Bây giờ công việc thực sự bắt đầu. Dưới đây là cách ghi lại quy trình làm việc của bạn trong bốn bước đơn giản.
Bước 1: Xác định kết quả mong muốn
Việc ghi lại các quy trình của bạn lần đầu tiên có thể khiến bạn choáng ngợp khi chưa bao giờ phải nghĩ về nó trước đây. Để bắt đầu, hãy tự hỏi mình hai câu hỏi:
- Các nhiệm vụ thường xuyên mà nhóm của bạn chịu trách nhiệm là gì?
- Mục tiêu và kết quả mong muốn của nhóm bạn là gì?
Câu trả lời của bạn có thể giống như sau:
- Gửi bản tin hàng tuần cho khách hàng
- Tiếp nhận và giải quyết các phiếu hỗ trợ khách hàng
- Xác định và sửa lỗi trong phần mềm của bạn
- Đăng mô tả công việc cho các cơ hội mới mở
- Xem xét các hợp đồng và làm cho chúng được ký bởi tất cả các bên liên quan
Khi bạn đã xác định kết quả mong muốn của nhóm, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về các quy trình công việc cần được ghi lại và bạn đã sẵn sàng cho bước hai.
Bước 2: Thực hiện và nắm bắt từng bước trong quy trình làm việc hiện tại của bạn
Bây giờ đã đến lúc thực hiện quy trình công việc của bạn trong thời gian thực và ghi lại từng bước khi bạn thực hiện. Dưới đây là một mẹo hữu ích mà Elder cho biết anh ấy đã học được từ David Jenyns, người tạo ra hệ thống phần mềm quy trình vận hành tiêu chuẩn HUB: Đừng ghi lại quy trình của riêng bạn; yêu cầu người ngoài quan sát một vài lần và để họ làm tài liệu.
Tại sao? Bởi vì bạn đã quá quen với các quy trình của riêng mình nên bạn sẽ không nhận ra rằng một số bước nhất định không phải là bản chất thứ hai đối với người ngoài. Bạn có thể vô tình bỏ quên thứ gì đó vì bạn cho rằng đó là thứ cho sẵn trong khi không.
Vì vậy, hãy yêu cầu người quan sát bên ngoài của bạn ghi lại các bước này bằng cách nhập chúng vào Google Tài liệu, tạo thẻ trong danh sách MyXteam hoặc thậm chí ánh xạ chúng dưới dạng lưu đồ. Theo Elder, không có quy tắc cứng và nhanh nào về việc bạn sử dụng phương tiện nào; bạn thậm chí có thể sử dụng nhiều hơn một.
“Tôi sử dụng kết hợp bảng tính trắng, giấy và bảng tính Excel để làm cho nó tương tác như một quy trình,” anh nói. “Càng đơn giản, càng tốt.”
Trong bước này, hãy đảm bảo bao gồm:
- Nhiệm vụ (và hướng dẫn để hoàn thành chúng)
- Những người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
- Phần mềm hoặc các tài nguyên khác cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ
- Tự động hóa
- Khi nào hoàn thành các nhiệm vụ và mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu
- Kết quả dự kiến
Tại sao bạn phải thực hiện quy trình làm việc
Pleiser cho biết, ghi lại lý do đằng sau quy trình làm việc là rất quan trọng, người có sở trường tạo Quy trình hoạt động tiêu chuẩn và quy trình làm việc đã giúp ông xây dựng một doanh nghiệp sáu con số. “Nó giúp ích cho việc áp dụng và nhận được sự ủng hộ từ các thành viên trong nhóm của bạn,” anh ấy nói.
Bước 3: Phân tích các cách để hợp lý hóa và tự động hóa
Được rồi, bạn đã có một bản nháp sơ bộ về tài liệu quy trình làm việc của mình và tại thời điểm này, nó có thể thực sự còn sơ sài. Không sao đâu! Nó sắp được thay đổi.
Trong bước này, hãy phân tích quy trình làm việc của bạn để tìm cơ hội sắp xếp hợp lý và tự động hóa.
Để bắt đầu, hãy hỏi bản thân và nhóm của bạn:
- Bạn có phát hiện ra bất kỳ điểm dư thừa nào trong quá trình này không?
- Một bước có lâu hơn dự kiến không? Nếu vậy, tại sao?
- Chúng tôi có gặp phải bất kỳ rào cản nào trong quy trình làm việc này không? Nếu vậy, tại sao?
- Có bất kỳ tác vụ nào có thể được tự động hóa để chúng tôi có thể loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người và tránh lãng phí thời gian không?
Sử dụng các tính năng như Butler, bạn có thể tạo các quy tắc tùy chỉnh của riêng mình để tự động hóa các tác vụ trong MyXteam.
Ví dụ: giả sử bạn đang xem xét quy trình tuyển dụng của mình và bạn nhận thấy rằng khi người quản lý tuyển dụng gửi đơn tuyển dụng mới để phê duyệt, họ đang làm như vậy bằng cách gửi email cho Anne trong bộ phận Nhân sự. Nhưng đôi khi, email bị bỏ quên trong hộp thư đến đông đúc, gây ra sự chậm trễ.
Thay vào đó, bạn có thể tự động hóa nó trong MyXteam bằng cách tạo một quy tắc trong Butler để khi người quản lý tuyển dụng chuyển thẻ vào danh sách “Đang chờ phê duyệt”, MyXteam sẽ tự động gán thẻ cho Anne (gửi cho cô ấy cả email và thông báo về MyXteam) và thêm danh sách kiểm tra phê duyệt nhân sự vào thẻ (với các mục như “kiểm tra lý lịch hoàn chỉnh” và “tài liệu tham khảo liên hệ”).
Bạn càng tự động hóa quy trình làm việc của mình, bạn càng trả lại nhiều thời gian và năng lượng cho nhóm của mình để họ có thể làm những công việc có ý nghĩa hơn.
Bước 4: Tiếp tục Kiểm tra và Tinh chỉnh
Tài liệu quy trình làm việc có thể và nên thay đổi khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn tối ưu hóa tốt hơn các quy trình của mình. Với mỗi phần phản hồi mới, bạn có thể quyết định thay đổi một phần quy trình làm việc của mình. Bạn thậm chí có thể thử nghiệm các phương pháp tài liệu khác nhau để đạt được trải nghiệm tốt nhất cho nhóm của mình.
Tài liệu về quy trình làm việc có thể là giấc mơ đối với nhóm của bạn
Như bạn đã phát hiện ra, có nhiều lý do để đầu tư vào tài liệu quy trình làm việc. Nhưng nó không chỉ là một biện pháp phản ứng để thực hiện khi một nhân viên nghỉ việc hoặc công ty của bạn được mua lại. Thay vào đó, đó là một cách tiếp cận chủ động để hiểu và hợp lý hóa các quy trình của bạn. Thực sự, đó là cách cuối cùng để tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tăng năng suất.
Sẵn sàng để bắt đầu? Hãy xem thư viện các mẫu MyXteam của chúng tôi, về cơ bản là tài liệu quy trình làm việc được tạo sẵn mà bạn có thể sao chép và tùy chỉnh cho nhóm của mình. Chúng tôi có các mẫu cho mọi bộ phận, từ Thiết kế đến Kỹ thuật đến Tiếp thị.
Có, tài liệu quy trình làm việc yêu cầu một số nỗ lực trả trước để tạo. Nhưng khi đã sẵn sàng, hãy xem nhóm của bạn trở nên gắn kết và năng suất hơn như thế nào khi mọi người trên cùng một trang.
