HƯỚNG DẪN CỦA NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐỂ QUẢN TRỊ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

Bạn là một thành viên thủy thủ đoàn trên một con tàu. Thuyền trưởng của con tàu của bạn đã xem xét tất cả các bản đồ hải lý cần thiết, vạch ra nơi bạn đang đi và quyết định con đường bạn sẽ đi để đến đó. Thuyền trưởng đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng, đưa ra các quyết định cấp cao khi chúng phát sinh và theo dõi để giám sát, giống như các rạn san hô ẩn. Nếu một cơn bão cản đường bạn tiến về phía trước – tất cả đều chung tay trên boong! – Thuyền trưởng phải tìm lối đi an toàn khỏi cơn bão, trước khi lái con tàu trở lại đúng hướng. Điều tương tự cũng có thể nói về quản trị dự án hiệu quả.

Quản trị dự án là những gì chỉ đạo quá trình ra quyết định cho các dự án. Trên thực tế, từ ‘quản trị’ và ‘thống đốc’ xuất phát từ tiếng Hy Lạp để chỉ người lái tàu – hoặc thuyền trưởng. Quản trị dự án là thiết lập định hướng của dự án phù hợp với phần còn lại của tổ chức, đưa ra các quyết định chiến lược và quản lý giám sát trong suốt vòng đời của dự án. Đó là tất cả về việc đưa ra quyết định đúng đắn và có trách nhiệm.

Theo Viện Quản lý Dự án, quản trị dự án là “chức năng giám sát phù hợp với mô hình quản trị của tổ chức và bao gồm vòng đời của dự án”. Họ cũng nói rằng “quản trị dự án tốt là vũ khí bí mật của các tổ chức hoạt động dựa trên dự án hiệu quả”.

Quản lý dự án kém thường là thủ phạm khi các dự án bị trục trặc. Một phi hành đoàn không có thuyền trưởng. Khi các dự án không phù hợp với mục tiêu của tổ chức, thì chuỗi mệnh lệnh ra quyết định và giao tiếp không rõ ràng và không ai chịu trách nhiệm. Đã đến lúc phải bỏ tàu !

Các mục đích chính của quản trị dự án

Hãy đi sâu vào những lý do chính khiến các tổ chức cần quản trị dự án và sau đó khám phá cách áp dụng nó một cách hiệu quả trong công ty của bạn.

Điều chỉnh định hướng chiến lược của dự án với tổ chức

Một trong những mục đích chính của quản trị dự án là sắp xếp các dự án trong tổ chức của bạn. Tổ chức của bạn có các mục tiêu và tầm nhìn chiến lược, và rất có thể, một mô hình quản trị của riêng tổ chức đó. Hãy coi đây là định hướng mà toàn bộ công ty của bạn đang hướng tới. Mọi người nên ở trên cùng một con thuyền, hướng tới cùng một lộ trình – và việc thiết lập quản trị tốt ở cấp độ dự án đảm bảo điều đó.

Do đó, mọi dự án nên hỗ trợ và phù hợp với định hướng chiến lược và quản trị của tổ chức của bạn. Ngược lại, nếu một dự án không hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của bạn, thì mục đích của nó sẽ là gì ?

Tìm ra điểm hấp dẫn của quản trị dự án theo từng trường hợp

Trước khi tiếp tục, hãy tạm dừng ở đó một chút. Mọi dự án có thực sự cần quản trị không ? Điều gì sẽ xảy ra nếu việc có một thuyền trưởng trên boong chỉ làm cho phi hành đoàn của bạn chậm lại ? Họ đã thực hiện dự án này trong rất nhiều lần lặp lại và nó hoạt động tốt mà không có các bên liên quan, các cuộc họp và báo cáo ngăn chặn các cuộc chạy nước rút của họ.

Đặt ra giai điệu và số lượng quản lý dự án phù hợp cho mỗi dự án là điều rất quan trọng. Bởi vì, bạn đang tìm cách quản trị dự án hiệu quả chứ không phải là quản trị không hiệu quả. Nếu dự án có tiến độ nhanh chóng, phạm vi hẹp và rủi ro thấp, thì dự án đó có thể yêu cầu quản trị không hay là ít hơn một dự án phức tạp, rủi ro, quan trọng và có nhiều bên liên quan. Quản trị dự án quá nhiều có thể làm chậm dự án và điều đó sẽ trở thành những vật cản không cần thiết.

Nếu bạn có thể nêu rõ với thuyền trưởng của mình rằng phi hành đoàn của bạn không yêu cầu sự giám sát của họ đối với các dự án cụ thể để hoạt động có sự hiệu quả hơn, thì đó là một cuộc thảo luận đáng giá trong từng trường hợp cụ thể.

Đưa ra quyết định chiến lược và quản lý giám sát dự án

Điều này đưa chúng ta trở lại các mục đích chính của quản trị dự án. Bên cạnh sự liên kết của tổ chức, nó giúp đưa ra các quyết định chiến lược và quản lý giám sát dự án khi tiến trình của dự án bắt đầu. Thời gian là chất xúc tác ở đây. Nói cách khác, quản trị dự án phải được theo dõi, giám sát và kiểm soát từ đầu đến cuối (và nhảy từ dự án này sang dự án khác). Hãy nghĩ về nó giống như một cuộc hành trình dài sau khóa học được vạch ra bởi quỹ đạo của tổ chức của bạn.

Khi tiến trình của dự án mở ra, các quyết định phải được đưa ra. Đó là lý do để quản trị dự án hiệu quả.

Cách thức quản trị dự án thay đổi qua vòng đời của dự án:

• Khởi đầu dự án: Các quyết định chiến lược khi bắt đầu dự án phải bao gồm việc thiết lập khuôn khổ quản trị dự án, thiết lập các vai trò và trách nhiệm ( ai chịu trách nhiệm về những gì và khi nào ) cũng như quyết định về sự tham gia và giao tiếp của các bên liên quan trong dự án.
• Lập kế hoạch: Đánh giá rủi ro, quản lý vấn đề, thiết lập các giao thức rõ ràng và “ quy tắc tham gia ” để giám sát và các vấn đề, chẳng hạn như các mốc quan trọng bị bỏ lỡ hoặc phân bổ lại nguồn lực, nếu và khi chúng phát sinh.
• Thực hiện : Trước khi dự án chuyển từ lập kế hoạch sang thực hiện, hãy đảm bảo rằng tất cả các quyết định và kế hoạch chiến lược đều được truyền đạt và tất cả thành viên đều hiểu rõ ràng. Khi dự án bắt đầu, hãy thường xuyên cập nhật tiến độ trong các cuộc họp và báo cáo, đồng thời theo dõi và kiểm soát để giám sát và đưa ra quyết định đúng đắn khi có sự cố phát sinh.
• Hoàn thành: Khi hoàn thành dự án, đánh giá những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả, sau đó điều chỉnh để đảm bảo các kế hoạch quản trị dự án có hiệu quả cho các dự án trong tương lai thuộc mọi phạm vi, hình dạng và quy mô.

Thiết lập các vai trò và trách nhiệm để quản trị dự án hiệu quả

Vậy ai sẽ là người chịu trách nhiệm ở đây ? Ai là người đưa ra các quyết định chiến lược, đánh giá rủi ro, báo cáo về tiến độ và quản lý dự án ? Chắc chắn, tất cả họ không phải là một người, phải không ? Đúng rồi. Mọi người đều có vai trò của mình — và điều quan trọng là phải phân công vai trò và trách nhiệm cho đúng người / đúng công việc.

Giống như mọi con tàu đều có thuyền trưởng phụ trách, tiếp theo là thuyền phó và sau đó là thủy thủ đoàn ở các cấp bậc và thứ tự khác nhau ( không kể đến việc ai sẽ tài trợ cho cuộc hành trình ), có những vai trò và trách nhiệm trong khuôn khổ quản trị dự án. Họ là nhà tài trợ dự án, các bên liên quan của dự án, ban chỉ đạo và quản lý dự án . Tất cả các vai trò đều cần thiết để đảm bảo quản trị dự án hiệu quả.

Hãy cùng khám phá những gì mỗi vai trò làm và chịu trách nhiệm.

• Chủ đầu tư dự án: Chủ đầu tư và nhà vô địch của dự án

Chủ dự án chịu trách nhiệm về định hướng, sự liên kết trong tổ chức và thành công chung của dự án, đặc biệt là ở cấp lãnh đạo. Họ thường là giám đốc điều hành cấp cao và chịu trách nhiệm trong toàn bộ vòng đời của dự án từ việc phê duyệt trường hợp kinh doanh đến ưu tiên tiến độ.

• Các bên liên quan của dự án: Những người đầu tư nhiều vào kết quả dự án 

Các bên liên quan của dự án không tham gia vào hoạt động hàng ngày hoặc hoạt động bên trong của dự án, nhưng họ phải được thông báo về các mốc quan trọng và các rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn thông qua các cuộc họp và báo cáo cấp cao. Họ thường là thành viên của ban giám đốc, nhà đầu tư, hoặc một phần của nhóm điều hành của tổ chức.

• Ban chỉ đạo: Ban giám sát Đưa ra phương hướng hoạt động 

Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm giám sát các vấn đề kinh doanh, quản lý rủi ro, kiểm soát chất lượng và tiến độ dự án. Chúng giúp thiết lập các mục tiêu dự án và xác định cách đo lường chúng, phê duyệt kế hoạch dự án, đảm bảo sự liên kết của tổ chức và gắn cờ bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào, chẳng hạn như nguồn lực.

• Quản lý dự án: Người quản lý hàng ngày của dự án

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý tổng thể của dự án, bao gồm giám sát các nhiệm vụ, công việc, nhóm, công việc và tiến độ hoàn thành. Họ thực hiện kế hoạch dự án dựa trên các mục tiêu do nhà tài trợ và ban chỉ đạo dự án đặt ra và dựa vào họ để ra quyết định.

Xây dựng nền tảng để quản trị dự án tốt

Bây giờ, bạn có thể đã nhận ra rằng quản trị dự án được tạo thành từ cấu trúc, con người và thông tin. Trong khi chúng tách biệt, chúng cũng được liên kết chặt chẽ (giống như một biểu đồ venn), như bạn sẽ thấy:

• Cấu trúc: Cấu trúc bao gồm quá trình ra quyết định, vai trò và trách nhiệm, và thành phần của hội đồng quản trị hoặc nhóm người liên quan đến quản trị dự án.
• Con người: Tất nhiên, con người tạo nên mỗi vai trò và chịu trách nhiệm về việc đề cao trách nhiệm của họ, tham gia vào dự án, giao tiếp với các nhóm và các bên liên quan, và nên được lựa chọn phù hợp.
• Thông tin: Cuối cùng, thông tin là kết quả của các quyết định, cuộc họp và báo cáo, và việc chia sẻ thông tin quan trọng một cách công khai, rõ ràng và hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình.

Cả ba trụ cột của quản trị dự án tốt phải hoạt động song song để hoạt động hiệu quả. Ví dụ, các quyết định cấp cao phải được thông báo rõ ràng từ nhà tài trợ đến người quản lý dự án, người này sau đó sẽ phổ biến thông tin đó cho các thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ bị ảnh hưởng bởi quyết định. Nếu một số phần của cấu trúc, con người hoặc thông tin bị phá vỡ, thì việc quản trị dự án sẽ sụp đổ.

Tóm tắt nhanh về quản trị dự án hiệu quả 

Quản trị dự án hiệu quả là đưa ra các quyết định đúng đắn ở mọi bước của dự án phù hợp với công ty. Mọi người đều có vai trò, từ chủ dự án hoặc nhà tài trợ, các bên liên quan và ban chỉ đạo, đến người quản lý dự án . Và cuối cùng, có ba trụ cột của quản trị dự án tốt: cấu trúc, con người và thông tin.

Bằng cách xây dựng một nền tảng vững chắc với cấu trúc, con người và chia sẻ thông tin phù hợp, bạn có thể đảm bảo rằng các dự án phù hợp với tổ chức của bạn và đưa ra các quyết định đúng đắn.