Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đào tạo

Mô tả template “Kế hoạch tổ chức sự kiện đào tạo”:

Template này giúp bạn lập kế hoạch chi tiết để tổ chức một sự kiện đào tạo chuyên nghiệp, chỉn chu và giảm thiểu rủi ro.

Với các đầu việc cụ thể như: khảo sát địa điểm, lập timeline, phân công nhân sự, thiết kế in ấn, chuẩn bị sân khấu – hậu cần, quản lý khách mời, và báo cáo sau sự kiện.

Đây là công cụ lý tưởng dành cho doanh nghiệp, đơn vị đào tạo hoặc cá nhân tổ chức sự kiện muốn kiểm soát toàn bộ quá trình một cách mạch lạc, hiệu quả.

📋 Template Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Đào Tạo

Mục tiêu:

Giúp bạn lập kế hoạch chi tiết, kiểm soát tiến độ, phân công rõ ràng và đảm bảo chương trình đào tạo được tổ chức chuyên nghiệp, suôn sẻ.

1. Xác định địa điểm tổ chức

Khảo sát địa điểm, kiểm tra sức chứa và khu vực setup.
Ký hợp đồng thuê địa điểm (nếu có).
Kiểm tra cơ sở vật chất và tiện ích đi kèm.

2. Thiết lập thời gian và timeline

Xác định thời gian tổ chức chính thức.
Lập timeline và deadline các hạng mục.
Chuẩn bị agenda chương trình chi tiết.

3. Phân công nhân sự & tạo team phụ trách

Lập danh sách các đầu việc cụ thể.
Giao nhiệm vụ cho từng nhóm/phòng ban.
Lên lịch họp kiểm tra tiến độ định kỳ.

4. Thiết kế và in ấn

In ấn: banner, standee, backdrop, thư mời, tài liệu đào tạo, thẻ nhân viên, thẻ ra vào.
Trang trí: hoa tươi, bóng bay, khu vực check-in, bàn đại biểu.

5. Nhân sự sự kiện

MC chương trình: phối hợp kịch bản & tập dượt.
PG, lễ tân đón khách, hỗ trợ check-in.
Quay phim – chụp ảnh.
Nhóm hậu cần hỗ trợ điều phối.

6. Setup sân khấu & thiết bị

Âm thanh, ánh sáng, màn LED.
Máy chiếu, micro, bảng viết.
Kiểm tra đường điện, nguồn dự phòng.

7. Quản lý khách mời

Lập danh sách khách tham dự.
Chuẩn bị công cụ check-in.
Thiết kế biểu mẫu phản hồi cuối chương trình (nếu cần).

8. Chuẩn bị quà tặng

Danh sách quà tặng cho khách mời.
Gói và dán nhãn theo danh sách.

9. Setup & phục vụ teabreak

Bố trí khu vực teabreak trang trọng.
Chọn menu phù hợp.
Cử nhân viên phục vụ suốt thời gian chương trình.

10. Xin giấy phép tổ chức

Chuẩn bị hồ sơ xin phép tại Phòng Văn hóa & các cơ quan liên quan.
Liên hệ các bên quản lý địa phương để đảm bảo an ninh – PCCC – điện lực.

11. Tổng kết & đánh giá

Họp rút kinh nghiệm sau sự kiện.
Đánh giá công việc từng bộ phận.
Lập báo cáo gửi ban tổ chức/khách hàng.

🔧 Hướng dẫn sử dụng:

Bạn có thể copy kế hoạch này, chỉnh sửa theo nội dung và thời gian riêng, sau đó lưu trên myXteam để theo dõi tiến độ, phân công việc và nhắc nhở tự động.

📌 Tham khảo mẫu trực tiếp trên hệ thống myXteam hoặc yêu cầu chúng tôi tạo sẵn cho bạn.

📞 Liên hệ hỗ trợ: 0908304247 – Đội ngũ myXteam sẵn sàng đồng hành cùng bạn tổ chức sự kiện thành công!