QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KHÁI NIỆM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản trị cần nắm rõ các chi tiết quản lý dự án và kỹ năng cần thiết trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Điều này rất cần đến sự hiểu biết kỹ lưỡng về những yêu cầu trong việc quản lý dự án.

Trong bài viết này, myXteam sẽ tổng hợp những thông tin tổng quan về quản lý dự án, giúp các nhà quản trị có thể hiểu thêm và biết các xử lý những vấn đề liên quan đến dự án trong doanh nghiệp của mình.

PHẦN 1: Quản lý dự án là gì

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án khi đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực;

Thực tế, tất cả chúng ta đều phải tham gia vào việc quản lý dự án bởi vì nó bao gồm rất nhiều hoạt động trong cuộc sống, từ các việc nhỏ như tổ chức một hoạt động sự kiên, hoặc xây dựng một căn nhà riêng,… đến các việc phức tạp hơn như xây dựng các cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo.

Để hiểu rõ hơn quản lý dự án là gì, chúng ta cần xuất phát từ các nền tảng là các đặc thù của một dự án hay chúng ta có thể phân biệt dự án với các loại hình công việc khác, và việc quản lý dự án được thực hiện như thế nào thông qua Quy trình quản lý dự án.

Các đặc thù của quá trình quản lý dự án

Mỗi dự án đều có các điểm đặc trưng riêng như bên dưới. Chúng ta có thể sử dụng các đặc trưng này để quyết định hướng tiếp cận triển khai công việc liên quan theo các phương thức công cụ hay cách thức khác.

Có một mục đích duy nhất, kết quả cần có rõ ràng. Sự duy nhất thể hiện sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc so với kết quả từ dự án khác.

Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án không bao giờ kéo dài mãi mãi, nó đều trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc (khi hoàn thành các mục tiêu của dự án hoặc thất bại).

Được thực hiện dựa trên sự phối kết hợp của nhiều bên: dự án nào cũng có sự tham gia, liên quan đến nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (doanh nghiệp), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng), các cơ quan quản lý,…

Yêu cầu cần có các nguồn lực cụ thể để có thể được triển khai, thực hiện. Các nguồn lực bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, và các tài sản khác.

Dự án thường mang tính không chắc chắn: nhiều dự án đòi hỏi quy mô tài nguyên rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.

PHẦN 2: Chức năng chính của việc quản lý dự án

Các chức năng chính

Chức năng lập kế hoạch, bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án;

• Chức năng tổ chức: tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc điều phối và quản lý thời gian;
• Chức năng lãnh đạo;
• Chức năng kiểm soát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án;
• “Quản lý điều hành dự án” hay chức năng phối hợp.
• Các chức năng và vai trò chính của người quản lý dự án

Người quản lý dự án là một chuyên gia mà công ty hoàn toàn có thể dựa vào: toàn bộ quy trình làm việc của dự án được quản lý dưới sự giám sát và kiểm soát cẩn thận của giám đốc dự án và công ty không cần phải lo lắng về bất cứ điều gì liên quan đến dự án

XEM THÊM: QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SCRUM

PHẦN 3: Các giai đoạn trong việc quản lý dự án

Thiết lập dự án:

Ở giai đoạn này cần xây dựng được ban quản trị dự án, đưa ra mục tiêu cụ thể và đánh giá tính khả thi của dự án. Song song, đây là thời điểm các thành viên cùng đưa ra ý tưởng để bắt đầu dự án một cách thuận lợi, xem xét phạm vi và nhu cầu về nguồn lực, tài chính giúp đạt được kết quả mong đợi.

Lập kế hoạch dự án:

Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án. Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại. Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhà quản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi và hành trang.

Một bản kế hoạch có thể thay đổi về lộ trình nhưng điểm đến thường ít biến động, nhà quản lý và đội của mình có thể linh hoạt điều chỉnh các hành động tuy nhiên phải đảm bảo thời gian và trong giới hạn tài chính cũng như nguồn lực.

Thực thi dự án:

Ở giai đoạn này, nhà quản lý cần phân chia công việc, cơ cấu dự án, truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm cho mỗi cá nhân và nhóm. Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định. Đây là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên tham gia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽ như nguồn lực, thời gian, chi phí.

Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng. Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu.

Kiểm soát dự án:

Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh. Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian.

Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.

Kết thúc dự án:

Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định. Tuy nhiên với tất cả các trường hợp kết thúc dù vì lý do gì, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý lúc này là xem xét một cách có thứ tự các giai đoạn triển khai của dự án, đánh giá và so sánh với mục tiêu.

Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.

Ở mỗi giai đoạn của dự án, đội dự án đều có những hành động khác nhau, sử dụng những kỹ năng khác nhau và sau khi hoàn thành cần có những rà soát, đánh giá để xác định có nên tiến tới giai đoạn tiếp theo hay phải trải qua một quá trình sửa đổi. Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án.

XEM THÊM: 4 CÁCH XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ NHẤT

PHẦN 4: Các hình thức và mô hình quản lý dự án

Các hình thức chính

Tùy theo quy mô, tính chất của dự án và năng lực của mình doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức quản lý thực hiện dự án như sau:

Hình thức doanh nghiệp trực tiếp:

Hình thức này áp dụng đối với các dự án mà doanh nghiệp có năng lực chuyên môn phù hợp và có cán bộ chuyên môn để tổ chức quản lý thực hiện dự án theo các trường hợp sau:

+ doanh nghiệp không thành lập nhóm thực hiện dự án mà sử dụng bộ máy hiện có của mình để kiêm nhiệm và cử người phụ trách (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) để quản lý việc thực hiện dự án. doanh nghiệp phải có quyết định giao nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng ban và cá nhân được cử kiêm nhiệm hoặc chuyên trách quản lý thực hiện dự án. Những người được giao phải có năng lực chuyên môn về quản lý, kỹ thuật, kinh tế – tài chính phù hợp với yêu cầu dự án.

+ doanh nghiệp thành lập nhóm thực hiện dự án nếu bộ máy của doanh nghiệp không đủ kiêm nhiệm để kiêm nhiệm việc quản lý thực hiện dự án (quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật cao) hoặc doanh nghiệp đồng thời quản lý nhiều dự án. nhóm thực hiện dự án là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ do doanh nghiệp giao và phải đảm bảo có đủ năng lực chuyên môn nghiệp vụ để quản lý thực hiện dự án.

Hình thức Chủ nhiệm điều hành dự án:

Đây là hình thức quản lý thực hiện dự án do một pháp nhân độc lập có đủ năng lực quản lý điều hành thực hiện dưới hai hình thức:

+ Tư vấn quản lý điều hành dự án theo hợp đồng: trường hợp này áp dụng khi doanh nghiệp không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án thì thuê tổ chức tư vấn có đủ năng lực để thực hiện dự án. Tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án thực hiện các nội dung theo hợp đồng đã ký với doanh nghiệp.

+ nhóm thực hiện dự án chuyên ngành: trường hợp này chỉ áp dụng với các dự án thuộc các dự án thuộc chuyên ngành xây dựng. Nhiệm vụ của doanh nghiệp về quản lý thực hiện dự án từ khi dự án được phê duyệt đến khi bàn giao đưa vào khai thác sử dụng. nhóm thực hiện dự án chuyên ngành có giám đốc, các phó giám đốc và bộ máy quản lý điều hành độc lập.

Hình thức chìa khóa trao tay:

Hình thức này được áp dụng khi doanh nghiệp được phép tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát, thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị xây lắp cho đến khi bàn giao công trình đưa vào khai thác sử dụng.

doanh nghiệp phải tổ chức đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng đã ký với nhà thầu; thực hiện giải phóng mặt bằng để bàn giao mặt bằng đúng tiến độ cho nhà thầu; đảm bảo vốn thanh toán theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế.

Nhà thầu chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về tiến độ, chất lượng, giá cả và các yêu cầu khác của dự án theo đúng hợp đồng đã ký theo đúng hợp đồng cho đến khi bàn giao dự án cho doanh nghiệp khai thác, vận hành dự án. Nhà thầu có thể giao thầu lại cho các nhà thầu phụ và phải thực hiện đúng cam kết hợp đồng do tổng thầu đã ký với doanh nghiệp.

Hình thức tự thực hiện dự án:

+ Hình thức này được áp dụng khi doanh nghiệp đủ năng lực hoạt động, sản xuất, xây dựng, quản lý phù hợp với yêu cầu thực hiện của dự án và dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính doanh nghiệp như vốn tự có, vốn tự huy động của các tổ chức, cá nhân, trừ vốn vay của các tổ chức tín dụng.

+ Khi thực hiện hình thức này (tự sản xuất, tự xây dựng), doanh nghiệp phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng, giá cả của sản phẩm và công trình xây dựng.

+ doanh nghiệp có thể sử dụng bộ máy của mình hoặc sử dụng nhóm thực hiện dự án trực thuộc để quản lý và thực hiện dự án, tuân thủ pháp luật về quản lý chất lượng sản phẩm và công trình xây dựng.

Vì vậy, tùy theo từng dự án đầu tư mà doanh nghiệp có thể thành lập hoặc không thành lập nhóm thực hiện dự án, từ đó xác định tổ chức công tác kế toán quá trình đầu tư, xây dựng:

XEM THÊM: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

PHẦN 5: Cách để quản lý dự án hiệu quả

Dưới đây là những cách giúp bạn đạt hiệu quả trong công việc.

1. Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc

Khi thành thạo các kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn, nhất là việc lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản. Do đó, nên luyện để nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan trọng.

2. Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc

Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nhiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này.

3. Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp

Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin.

4. Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm

Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong nhóm chất vấn bạn, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan.

5. Luôn đảm bảo tiến độ công việc

Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.

6. Bình tĩnh để kiểm soát tình hình

Một người quản lý  giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng bất trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.

7. Thích ứng với những thay đổi

Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.

PHẦN 6: myXteam dành tặng một năm sử dụng phần mềm miễn phí

Việc quản lý hiệu quả luôn cần có sự hỗ trợ của những giải pháp công nghệ thiết thực, giúp doanh nghiệp tháo gỡ những bài toán khó. Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam đang thực hiện việc chuyển đổi số, nhu cầu cần thiết sử dụng những phần mềm lập kế hoạch kinh doanh, để giúp doanh nghiệp làm việc nhóm đang trở nên cấp thiết.

Trước những thay đổi lớn đó từ mặt thị trường, Công ty Cổ phần myXteam đã có những hành động nhanh chóng nhằm chia sẻ và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp, sẵn sàng tặng tài khoản miễn phí 1 năm để giúp doanh nghiệp Việt. Anh Ninh Gia Hạnh, CEO của myXteam cũng đã có vài lời muốn chia sẻ:

– Thưa anh, tại sao anh lại lựa chọn miễn phí phần mềm lập kế hoạch kinh doanh này, trong giai đoạn nhu cầu sử dụng phần mềm đang gia tăng?

Yếu tố giúp tôi quyết định miễn phí phần mềm myXteam trong một năm là vì muốn giúp đỡ các doanh nghiệp Việt tiếp cận giới giải pháp quản lý hiệu quả và thuận tiện cho người dùng Việt. Nếu chúng ta cứ ai có gì dùng nấy, ai làm được gì cho xã hội thì làm, myXteam không mong muốn chỉ đưa ra những sản phẩm hữu hiệu, mà còn muốn giúp các doanh nghiệp kết nối và vận hành cách hữu hiệu nhất.

“Phần mềm myXteam giúp doanh nghiệp quản lý linh hoạt hơn”

– Trên thị trường cũng có nhiều phần mềm lập kế hoạch kinh doanh, xin hỏi anh phần mềm myXteam có những đặc điểm gì nổi bật so với những phần mềm hiện tại?

Hầu hết các phần mềm lập kế hoạch kinh doanh đang có mặt trên thị trường chỉ tập trung vào quản lý nghiệp vụ, khó triển khai và phải triển khai đồng bộ mới chạy được. myXteam được triển khai theo mô hình khác biệt, nó rất dễ triển khai cho đội nhóm, chuyên về quản lý công việc, kế hoạch dự án, tích hợp đủ tính năng để một nhóm làm việc năng suất.

Khi dùng myXteam thì không cần dùng thêm hệ thống chat bên ngoài nữa, tránh lạc trôi về thông tin cũng như dữ liệu. Phần mềm myXteam quản lý linh hoạt phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc từng phòng ban triển khai ngay lập tức.

Xin cảm ơn anh về những chia sẻ này.