NHỮNG CÁCH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản trị cần tạo kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp để định hướng đi cho doanh nghiệp của mình. Một bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ và chi tiết có vai trò như con đường sáng, dẫn lối cho doanh nghiệp của bạn vượt qua bóng tối, những trở ngại và nguy cơ hiện hữu. Đồng thời, nó sẽ giúp bạn bước những bước đi vững chắc để tạo tiền đề sau này.

Dù biết được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, nhưng nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa thể hình dung cách thức lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Trong bài viết này, myXteam đã tổng hợp 6 cách thức lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả mà doanh nghiệp nên dùng, giúp các nhà quản trị nắm bắt cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp của mình.

PHẦN 1: VÌ SAO CẦN PHẢI LẬP BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH

Trước khi đi sâu vào cách thức chuẩn bị và làm một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, chúng ta cùng tìm hiểu về những khái niệm của một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả, cùng tầm quan trọng của nó đối với các doanh nghiệp.

1. Bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả là gì?

Bản kế hoạch kinh doanh chính là một kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bản kế hoạch kinh doanh sẽ đưa ra những định hướng mà doanh nghiệp đang muốn phát triển.

Trong bản kế hoạch, doanh nghiệp cần nắm được bối cảnh thị trường, đâu là hướng trọng tâm mà doanh nghiệp muốn phát triển, đối tượng khách hàng của doanh nghiệp, tình hình kinh doanh hiện tại, đối thủ cạnh tranh trong ngành, và phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Có thể nói rằng, bản kế hoạch kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp.

2. Tại sao cần lập bản kế hoạch kinh doanh?

Việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả chính là yếu tố quan trọng giúp định hình mục tiêu của doanh nghiệp. Bản kế hoạch kinh doanh chính là thước đo đánh giá tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp đó, giúp họ xác định thế mạnh họ đang nắm vững, điểm yếu cần sửa đổi, cơ hội thị trường cần nắm bắt, và những thách thức của yếu tố bên ngoài để có kế hoạch đối phó.

Một mặt khác, khi xét đến yếu tố bên ngoài như bản kế hoạch kinh doanh cũng là tài liệu quan trọng để các đối tượng bên ngoài (như đối tác, nhà đầu tư, khách hàng) nhận biết quá trình hoạt động của doanh nghiệp và ra quyết định trong quá trình hợp tác sau này.

3. Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh

Trước khi lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, đâu là những điều bạn cần phải lưu ý để xây dựng một kế hoạch hiệu quả.

Trước hết, bạn hãy xác định những mục tiêu cần làm và những gì cần đạt được. B. Hãy tự do khám phá mọi điều mà bạn muốn doanh nghiệp triển khai theo hướng bạn của bạn. Nó có thể mang theo những suy nghĩ và dự tính sẽ đạt được trong tương lai gần, kế hoạch theo từng tháng hoặc từng năm.

Ngoài ra, bạn cần xác định nhu cầu và mục đích của kế hoạch, để từ đó tạo ra danh sách các mục tiêu cần đạt được. Hãy tìm hiểu về 5 điều quan trọng trước khi bước vào xây dựng kế hoạch kinh doanh của mình.

4. Những yếu tố quan trọng nhất dành cho một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

Để lập nên một bảng kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, việc đầu tiên trước tiên bạn cần phải làm là nghiên cứu những yếu tố quyết định đến sự thành công của bản kế hoạch kinh doanh đó. Những yếu tố đó phải bao gồm thông tin chi tiết từ khâu phát triển một ý tưởng kinh doanh, nghiên cứu thị trường và tính khả thi của ý tưởng đó, đến việc quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày khi bắt tay vào thực hiện các ý tưởng kinh doanh đó.

Trong một bản kế hoạch, luôn phải có 10 nội dung thiết yếu để tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bạn cần nắm rõ những yếu tố này trước khi tiến hành chuẩn bị lập kế hoạch nhé.

PHẦN 2: CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH

Để xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, bạn cần phải chuẩn bị cho mình những nội dung cần thiết, để giúp tăng khả năng quản lý và đưa ra định hướng cho kế hoạch kinh doanh, những tài liệu cần chuẩn bị có thể gói gọn trong các ý như sau:

1. Thu thập thông tin số liệu

Bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh cần được tạo lập để phục vụ cầu của các nhà quản trị, trong việc định vị khả năng của doanh nghiệp mình và hướng tới mục tiêu phát triển dài hạn. Chính vì vậy, điều đầu tiên mà bạn phải làm chính là phải tìm hiểu mục đích xây dựng bản kế hoạch kinh doanh này, thông qua việc thu thập thêm thông tin và số liệu tổng hợp. Đối tượng người đọc bản kế hoạch cần xác định rõ là những đối tượng nào?

Thông tin số liệu cần thu thập

Sau khi trả lời những câu hỏi cơ bản nhất của bản kế hoạch kinh doanh, ta bắt đầu đi thu thập thông tin số liệu, các thông tin này bao gồm:

• Mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào?
• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp có bao nhiêu người? Quy mô nguồn vốn của doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp là gì?
• Thông tin về doanh nghiệp, gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, website,…
• Sơ đồ bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
• Thông tin về những sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp ra thị trường.
• Một số thông tin tổng quan về thị trường, ngành, khách hàng trọng tâm, đối tác mà doanh nghiệp đã và đang làm việc cùng.
• Thông tin về quy mô sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm tài nguyên, công nghệ, và các nguồn lực khác có liên quan.
• Hoạt động marketing của doanh nghiệp: kênh phân phối, kênh truyền thông, giá trị thương hiệu, các chương trình quảng bá,…
• Tài chính: các thông tin về tài sản, nguồn vốn, dòng tiền,…
• Quản trị rủi ro: Chính là những yếu tố rủi ro mà doanh nghiệp có thể mắc phải trong quá trình hoạt động kinh doanh.
• Bạn cần cân nhắc kỹ khối lượng thông tin cần cung cấp trong bản kế hoạch, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin không mong muốn.

2. Chuẩn bị tài liệu

Sau khi thu thập các số liệu và thông tin quan trọng, đã đến lúc bạn chuẩn bị một số tài liệu có cần phải đính kèm với bản kế hoạch kinh doanh. Những tài liệu này bao gồm:

Logo và bộ nhận diện thương hiệu.
Các tài liệu về kế toán, như báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo luân chuyển tiền tệ,…
Các tài liệu liên quan tới tính xác thực của doanh nghiệp, như giấy phép kinh doanh, các loại chứng chỉ có liên quan.
Tài liệu phân tích ngành, thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng.

3. Đối tượng thực hiện là ai?

Qua các bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả và các công đoạn chuẩn bị số liệu và tổng hợp tài liệu, bạn cần phải xác định đối tượng thực hiện bản kế hoạch kinh doanh.

Việc xác định này giúp phân cấp công việc cho doanh nghiệp, người thực hiện sẽ biết cách kết hợp với những team khác, nhằm đưa ra một thống nhất về bảng kế hoạch hoạt động hiệu quả. Qua đó, thúc đẩy quá trình doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng nhất

Trong quá trình chuẩn bị này, bạn cần tính tới nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Hãy liệt kê ra những khoản chi phí lập kế hoạch hiệu quả, từ đó yêu cầu người lập thống nhất quan điểm và định hướng của doanh nghiệp trong bản kế hoạch.

Xem thêm: 10 yếu tố trong một bảng kế hoạch kinh doanh hiệu quả

PHẦN 3: CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ

Khi đã hoàn thành khâu chuẩn bị, các bạn hãy bắt tay vào viết ngay một bản kế hoạch cụ thể, phù hợp với định hướng của bạn. Hãy chú trọng vào những yếu tố quan trọng nhất trong bản kế hoạch, chuẩn bị nội dung và soạn sẵn mẫu viết bản kế hoạch kinh doanh sao cho chuyên nghiệp nhất có thể.

1. 6 đề mục nhất không thể thiếu trong các bước lập kế hoạch kinh doanh

#1: Tóm tắt

Một bản kế hoạch kinh doanh đường dài thường phải tổng hợp bởi rất nhiều trang, và rất nhiều nội dung gói gọn trong đó. Việc tạo nên một tóm tắt sơ lược và cô đọng nhất là cần thiết để giúp người đọc nắm bắt toàn bộ nội dung. Những nội dung và ý tóm tắt này chỉ nên cô đọng trong 1-2 trang giấy, giúp người đọc dễ hình dung ra.

#2: Mô tả về doanh nghiệp

Một mô tả ngắn về hoạt động và điểm mạnh của doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều thông tin chi tiết của doanh nghiệp ấy. Hãy mô tả toàn bộ các thông tin liên quan tới doanh nghiệp, từ loại hình kinh doanh, lịch sử hình thành, thành tựu, quy mô, cơ sở vật chất,… điều này nên được liệt kê thông tin đầy đủ và chi tiết.

#3: Thông tin cụ thể (về sản phẩm, dịch vụ)

Ngoài những thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bạn cũng nên trình bày khái quát những đặc điểm, tính chất về sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp ra ngoài thị trường.

#4: Phân tích thị trường

Những số liệu liên quan tới thị trường đều cần thiết cho doanh nghiệp, quá trình phân tích những tài liệu về đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng và khách hàng trọng tâm cần phải được miêu tả cụ thể nhất có thể. Những số liệu này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nhận thức được bức tranh của thị trường, từ đó vạch ra cho mình đường đi nước bước cụ thể trong hoạt động kinh doanh sau này.

#5: Báo cáo tổng quan

Đây là ba thành tố nhất định phải có trong bảng kế hoạch kinh doanh. Số lượng nhân sự các phòng ban là bao nhiêu, sơ đồ tổ chức các phòng ban, các mục tiêu và chiến lược Marketing cần triển khai trong thời gian tới, bức tranh tài chính hiện tại của doanh nghiệp như thế nào, cách phân bổ nguồn vốn ra sao, kế hoạch huy động vốn trong tương lai…

#6: Tài liệu đính kèm

Để làm rõ hơn cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai, chắc chắn không thể thiếu những tài liệu đính kèm bổ trợ. Những tài liệu này bao gồm bảng cân đối kế toán, bảng luân chuyển tiền tệ, giấy phép kinh doanh (cũng như các chứng chỉ đi kèm),…

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu cách thức tạo lập bảng kế hoạch kinh doanh cho từng nhóm ngành và doanh nghiệp riêng. Như trong ngành xây dựng, một ngành rất đặc thù, có nhiều yếu tố rất cần được quan tâm đầu tư như kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh cho doanh nghiệp. Những bí quyết lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả trong ngành xây dựng sẽ là ví dụ minh hoạ tốt nhất cho bạn.

2. 5 bước lập bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Bạn có thể tham khảo 5 bước hướng dẫn cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả của myXteam để áp dụng cho doanh nghiệp của bạn:

#1: Xác định tầm nhìn và đặt mục tiêu dài hạn

Muốn đi xa và ổn định, doanh nghiệp của bạn phải có được cho mình một chiến lược kinh doanh trong dài và ngắn hạn. Đây sẽ là kim chỉ nam cho bạn và đồng nghiệp để theo sát trong quá trình kinh doanh trong tương lai.

Bạn nên viết tầm nhìn dài hạn của công ty trong mục Sứ mệnh, tầm nhìn định hướng trong bản kế hoạch kinh doanh của mình.

Mục tiêu trong bảng kế hoạch kinh doanh là hạng mục bắt buộc phải có. Nhưng mục tiêu ấy cũng cần phải cụ thể, dễ thiết lập, thiết thực và mang tính thử thách. Một mục tiêu tốt là mục tiêu tuân theo nguyên tắc S.M.A.R.T.

#2: Xác định điểm mạnh của mình và nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh

Lợi thế bán hàng độc nhất (USP) là điểm khác biệt của doanh nghiệp bạn so với đối thủ cạnh tranh. Đây chính là thứ giúp bạn nổi bật trong mắt của khách hàng.

Hãy lồng ghép USP vào bản kế hoạch kinh doanh. Điều này giúp bạn nhận biết thế mạnh của bản thân, và làm bản kế hoạch của bạn nổi bật hơn trong mắt của người đọc.

Bạn cần tìm hiểu xem hình thái thị trường bạn đang nhắm vào như thế nào, có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh, họ là những ai, quy mô của họ như thế nào. Từ đó, bạn có thể dễ dàng vạch ra kế hoạch đúng đắn trong tương lai.

#3: Tìm hiểu khách hàng trọng tâm và đánh giá thị trường chung

Khách hàng trọng tâm chính là đối tượng sẽ trực tiếp tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Một điều quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh, đó chính là xác định chính xác đối tượng mình sẽ phục vụ, để có phương hướng lối đi thích hợp.

Xác định thật chính xác nguồn cung và nguồn cầu của thị trường có tác động quan trọng tới việc bạn lập kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm ra bên ngoài.

#4: Xây dựng kế hoạch kinh doanh có mục tiêu cụ thể, và viết chiến lược kinh doanh cụ thể

Sau bước nghiên cứu thị trường, đã đến lúc bạn vạch ra cho mình những mục tiêu cụ thể về tài chính, bán hàng và tiếp thị cho sản phẩm của mình.

Đừng quên các mục tiêu kinh doanh cũng cần phải tuân thủ theo nguyên tắc SMART đã được đề cập ở phần trên.

Với những mục tiêu nhất định, bạn cần phải xây dựng kế hoạch kinh doanh theo chiến lược cụ thể cho từng mục tiêu. Kênh truyền thông là gì, áp dụng những chương trình Marketing ra sao? Thời gian áp dụng kéo dài tới bao lâu? Lượng vốn cần thu về là bao nhiêu? Cần bao nhiêu nguồn vốn kinh doanh?

#5: Hành động

Sau khi đã lập các mục tiêu và chiến lược cụ thể, đã đến lúc bạn áp dụng những kế hoạch mình vạch ra vào thực tế.

Bạn cũng đừng quên thường xuyên theo dõi quá trình thay đổi của thị trường để có những cập nhật nhất định cho bảng kế hoạch kinh doanh của mình.

3. 3 nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp hiệu quả

Khi lập một bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên tuân thủ một số nguyên tắc sau:

#1: Viết bản kế hoạch với dung lượng cô đọng nhất có thể

Sẽ thật là mệt mỏi nếu người đọc phải lần mở tới 100 trang kế hoạch kinh doanh. Đó là lý do vì sao bạn nên cân nhắc lựa chọn thông tin cụ thể để lồng ghép vào trong bản kế hoạch của mình. Lý tưởng nhất, số trang của bản kế hoạch kinh doanh nên rơi vào tầm 10 – 20 trang giấy A4.

#2: Nhận biết đối tượng người đọc là ai

Xác định chính xác đối tượng người đọc sẽ quyết định việc bạn lựa chọn nhặt yếu tố nào vào bản kế hoạch. Ví dụ, nếu người đọc là cổ đông của công ty, thông tin chính trong bảng kế hoạch phải là báo cáo tài chính trong năm và kế hoạch tài chính trong năm tới.

#3: Đừng quá đặt nặng vấn đề chuyên môn trong bản kế hoạch

Hầu hết những người đọc bản kế hoạch của bạn có thể không am hiểu quá tường tận các yếu tố liên quan tới chuyên môn ngành nghề. Bạn cần diễn giải thông tin trong bản kế hoạch thật phù hợp để đa số người đọc có thể nắm bắt nội dung chính xác nhất.

Việc đưa ra các số liệu mang tính quá hàn lâm chỉ khiến bản kế hoạch của bạn trở nên rối ren và phức tạp quá mức cần thiết.

4. Xác định những yếu tố chính giúp  thành công

Một doanh nghiệp khi tạo lập bảng kế hoạch kinh doanh thành công, cần dựa vào rất nhiều yếu tố bên cạnh. Từ những ý tưởng mới, bạn sẽ phải tiến hành trao đổi để đặt ra mục tiêu chung. Từ đó, qua các bước nghiên cứu và phân tích thị trường, bạn sẽ tìm ra mô hình kinh doanh thích hợp để từ đó tạo lập nên bảng kế hoạch kinh doanh cho mình.

Hãy tìm hiểu thêm 11 yếu tố chính giúp tạo lập nên kế hoạch kinh doanh thành công cho doanh nghiệp của bạn.

PHẦN 4: CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP

Các phần mềm lập kế hoạch kinh doanh nào nên sử dụng

Trên thị trường hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm lập kế hoạch quản lý công việc, đây đều là những những cái tên mới và cạnh tranh với nhau, từ tính năng bổ trợ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đến giúp các doanh nghiệp lớn xây dựng nền tảng công việc hiệu quả hơn. Tuy vậy, các nhà quản lý tại Việt Nam cũng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Nằm trong top 3 phần mềm lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất trên thị trường đã được Việt hoá, phần mềm Evernote, Due và myXteam là những cái tên sáng giá mà các nhà quản trị nên cân nhắc lựa chọn sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

MyXteam nằm trong nhóm top 5 phần mềm theo dõi tiến độ lập kế hoạch hiệu quả nhất.

PHẦN 5: SỬ DỤNG MIỄN PHÍ PHẦN MỀM MYXTEAM PHÍ MỘT NĂM

myXteam – phần mềm quản lý hỗ trợ cho doanh nghiệp Việt

Việc thiết lập một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả luôn cần có sự hỗ trợ của những giải pháp công nghệ thiết thực, giúp doanh nghiệp tháo gỡ những bài toán khó. Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam đang thực hiện việc chuyển đổi số, nhu cầu cần thiết sử dụng những phần mềm lập kế hoạch kinh doanh, để giúp doanh nghiệp làm việc nhóm đang trở nên cấp thiết.

Trước những thay đổi lớn đó từ mặt thị trường, Công ty Cổ phần myXteam đã có những hành động nhanh chóng nhằm chia sẻ và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp, sẵn sàng tặng tài khoản miễn phí 1 năm để giúp doanh nghiệp Việt. Anh Ninh Gia Hạnh, CEO của myXteam cũng đã có vài lời muốn chia sẻ:

– Thưa anh, tại sao anh lại lựa chọn miễn phí phần mềm lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả này, trong giai đoạn nhu cầu sử dụng phần mềm đang gia tăng?

Yếu tố giúp tôi quyết định miễn phí phần mềm myXteam trong một năm là vì muốn giúp đỡ các doanh nghiệp Việt tiếp cận giới giải pháp quản lý hiệu quả và thuận tiện cho người dùng Việt. Nếu chúng ta cứ ai có gì dùng nấy, ai làm được gì cho xã hội thì làm, myXteam không mong muốn chỉ đưa ra những sản phẩm hữu hiệu, mà còn muốn giúp các doanh nghiệp kết nối và vận hành cách hữu hiệu nhất.

“myXteam rất dễ dàng triển khai cho đội nhóm”

– Trên thị trường cũng có nhiều phần mềm lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, xin hỏi anh phần mềm myXteam có những đặc điểm gì nổi bật so với những phần mềm hiện tại?

Hầu hết các phần mềm lập kế hoạch kinh doanh đang có mặt trên thị trường chỉ tập trung vào quản lý nghiệp vụ, nhiều module, khó triển khai và phải triển khai đồng bộ mới chạy được. myXteam được triển khai theo mô hình khác biệt, nó rất dễ triển khai cho đội nhóm, chuyên về quản lý công việc, kế hoạch dự án, tích hợp đủ tính năng để một nhóm làm việc năng suất. Khi dùng myXteam thì không cần dùng thêm hệ thống chat bên ngoài nữa, tránh lạc trôi về thông tin cũng như dữ liệu. Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh myXteam quản lý linh hoạt phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc từng phòng ban triển khai ngay lập tức.

Xin cảm ơn anh về những chia sẻ này.