7 SAI LẦM VỀ ỨNG DỤNG TO-DO LIST MÀ BẠN NÊN TRÁNH
To-Do List là công cụ quản lý công việc và thời gian đơn giản nhất mà tất cả mọi người đều có thể ứng dụng. Việc duy trì một danh sách công việc như thói quen sẽ giúp cả bạn và nhân viên dễ dàng xử lý công việc, giảm bớt áp lực không đáng có.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách ứng dụng đúng, một số cá nhân trong chúng ta chỉ biết liệt kê các đầu công việc theo cách máy móc. Chúng ta nên hiểu rằng, nếu ứng dụng To-Do List sai lệch thì sẽ rất khó cho việc quản lý và kiểm soát. Vậy bạn có đang hiểu sai về To-Do List? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay qua bài viết sau:
7 sai lầm về ứng dụng To-Do List mà bạn nên tránh
1. Không xác định được thứ tự ưu tiên
To-Do List chắc chắn sẽ không thể nào hiệu quả nếu chúng ta không thể sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc một cách hợp lý. Trang trí văn phòng trong các dịp lễ là rất quan trọng, nhưng việc giải quyết các vấn đề khúc mắc của khách hàng luôn phải được ưu tiên.
Các nhiệm vụ được sắp xếp thứ tự hợp lý sẽ là nguồn động lực làm việc liên tục cho chúng ta. Ngược lại, khi mức độ quan trọng bị đặt lung tung thì thật có để chúng ta có thể xử lý công việc một cách tối ưu, thậm chí là gây chồng chéo công việc.
Mẹo sử dụng: Nên dành ra khoảng 5 – 10’ trước mỗi ngày làm việc và tiến hành sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Đừng cố gắng xử lý công việc ngay khi vừa đến công ty.
2. Xem To-Do List là giá trị của bản thân
Rất nhiều người xem To-Do List là thước đo cho sự chăm chỉ. Một bảng To-Do List càng dài thì càng chứng minh họ là một nhân viên cần mẫn, điều này thật sự là một sai lầm.
Khi bạn cố gắng sắp xếp một To-Do List quá dày đặc các nhiệm vụ và xem như thước đo của mình, điều này dẫn đến sự cố gắng nhưng dở dang. Vô số các nhiệm vụ được liệt kê tràn lan chỉ mang đến cảm giác chán nản và mất tự tin.
Mẹo sử dụng: Mục tiêu là đích đến, To-Do List chỉ là những bước đi. Đừng sử dụng danh sách này như một thước đo cứng nhắc, mà hãy biết kết hợp giữa các mục tiêu cá nhân. Hãy đi chậm và thật kỹ các nhiệm vụ đặt ra.
3. Không ước tính thời gian thực hiện
Lỗi sai phổ biến của người dùng To-Do List chính là không xác định được thời gian hoàn thành cụ thể cho công việc. Sai lầm này là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến vấn đề quá tải trong công việc. Khi không hoàn thành được kế hoạch đặt ra do thiếu thời gian, bạn sẽ càng chán nản hơn và lập tức mất đi động lực làm việc.
Mẹo sử dụng: Đó chính là lý do chúng ta nên ước tính sơ bộ được về thời gian thực hiện của từng nhiệm vụ. Tuỳ theo lĩnh vực, chúng ta nên ghi lại lượng thời gian chúng ta cần để thực hiện từng đầu công việc bằng cách theo dõi theo tuần. Sau đó, áp dụng ngay vào To-Do List của bản thân. Thường xuyên áp dụng lời khuyên này không chỉ giúp bạn dự đoán thời gian làm việc, mà còn hỗ trợ bạn kiểm soát chất lượng công việc tối ưu nhất.
4. Để tồn đọng thời gian chết
Tránh tối đa việc ngồi chờ đợi không làm gì. Việc chờ đợi là nguồn gốc của sự lãng phí thời gian không cần thiết. Bên cạnh đó, việc ngồi chờ quá lâu sẽ khiến tinh thần bạn trở nên uể oải và khó bắt kịp tiến độ công việc.
Mẹo sử dụng: Tranh thủ thực hiện một số nhiệm vụ nhỏ trong khoảng thời gian bạn buộc phải chờ đợi ai đó. Tập hợp những nhiệm vụ này vào nhóm ít quan trọng và ưu tiên lặt vặt trong thời gian trống.
5. Không phân chia công việc cụ thể
Khó khăn của một người chưa sử dụng To-Do List hiệu quả chính là nằm ở quá trình phân chia công việc. Khi bạn để một công việc quá lớn, chúng ta khó có thể hoàn thành được. Dần dần đây sẽ trở thành “tảng đá ngáng đường” khiến bạn không thể tập trung xử lý các công việc tiếp theo và rơi vào cảnh trì trệ.
Mẹo sử dụng: Học cách chia nhỏ các công việc của mình trở thành những đầu việc con, thời gian hoàn thành cho các đầu việc này sẽ ở khoảng 1 – 2 tiếng là tối đa. Càng chia nhỏ, công việc của bạn càng dễ dàng hoàn thành hơn.
6. Không note sẵn các công việc cần làm
Đôi khi các công việc chợt đến, lóe lên như một tia chớp và vài phút sau bạn không tài nào nhớ nổi mình đang “nợ” nhiệm vụ gì. Điểm trừ của những cá nhân sử dụng To-Do List không hiệu quả chính là không dành thời gian tổng hợp các nhiệm vụ cần thực hiệu trước khi bắt tay vào làm việc.
Mẹo sử dụng: Các chuyên gia To-Do List luôn đưa ra lời khuyên rằng: Hãy dành thời gian cuối mỗi ngày làm việc để tổng hợp công việc cho ngày mai. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, bạn cũng sẽ giảm bớt suy nghĩ về các nhiệm vụ sau khi đã rời khỏi văn phòng.
7. Thiếu công cụ làm việc với To-Do List
Công cụ To-Do List đôi khi chính là rào cản rất lớn của mọi người khi bắt đầu sử dụng phương pháp này. Các công cụ thủ công không thể nào giúp bạn cải thiện được công việc do hàng tá vấn đề như: dễ bị mất, không trực quan, không đo lường được hiệu suất.
Mẹo sử dụng: Ứng dụng công nghệ vào quá trình quản lý To-Do List.
myXteam là giải pháp công nghệ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Với tính năng ghi nhớ, lưu trữ nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp.
Các tính năng chính của myXteam:
- Lập kế hoạch: Với myXteam bạn nhanh chóng lập ra một TEAM và những kế hoạch với đầy đủ những việc cần làm ( To do list ) ( Check list ) ngày thực hiện công viêc…
- Quản lý thành viên: Giao nhiệm vụ cho thành viên thực hiện, có deadline – Hoặc thành viên tự tạo công việc để cùng trao đổi với đội nhóm của mình.
- Thảo luận công việc: Mọi trao đổi công việc thông qua bình luận đều được lưu trữ như một dạng lịch sử công việc giúp chuyển giao công việc thuận tiện…
- Lưu trữ tập trung: Tất cả công việc được lưu trữ trên nền tảng Cloud của Microsoft giúp nhóm có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
- Bot myXteam: Bot myXteam nhắc nhở công việc tự động những việc cần làm, đến hạn, quá hạn giúp đội nhóm có trách nhiệm cao.
- Báo cáo đánh giá: Hệ thống báo cáo cho bạn biết ai làm nhiều việc ít việc, tình trạng công việc để kịp thời đôn đốc hoàn thành mục tiêu kế hoạch.
Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
