5 TIPS ĐỂ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA CỦA BẠN
Làm việc từ xa là hiện thực mà chúng ta đang phải đối mặt, khi đại dịch Covid-19 vẫn chưa đi qua. Thế nhưng, việc quản lý các nhóm từ xa và duy trì sự tham gia của nhân viên có thể trở thành thách thức ngay cả đối với những nhà quản lý tài năng nhất.
Tuy nhiên, môi trường làm việc độc đáo này vẫn tạo ra vô số cơ hội để có thể để hỗ trợ nhóm làm việc của của bạn và cùng họ phát triển với tư cách là trưởng nhóm. Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm quan tâm đến nhóm của mình thật chi tiết. Việc chuyển đổi sang làm việc từ xa có thể ảnh hưởng đến văn hóa của nhóm, đến từ sự lo lắng về các dự án trong tương lai và sự hợp tác trong nhóm dường như không chắc chắn.
Vậy, làm việc từ xa có ý nghĩa gì đối với những người lãnh đạo? Làm thế nào để các nhà quản lý có thể tiếp tục lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhóm của họ mà không cần gặp mặt trực tiếp? Chúng ta có thể thực hiện những phương pháp nào để chăm sóc đồng nghiệp của mình ngoài văn phòng?
Chúng tôi đã đưa ra một số tips hay nhất và công cụ thiết thực để quản lý thành công các nhóm từ xa.
1. Thống nhất công cụ làm việc
Dù làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa, thiết bị công việc luôn là yêu cầu cơ bản nhất để bắt đầu quá trình làm việc. Chính vì thế, hãy xem xét những thiết bị nào mà nhóm của bạn sẽ cần để tham gia vào quy trình làm việc từ xa và liệt kê danh sách để nhân viên có sự chuẩn bị tốt hơn.
Ngoài một số thiết bị văn phòng cơ bản hay đường truyền tốt, hãy tìm cho mình một nền tảng quản lý công việc hiệu quả để có thể kiểm soát và trao đổi thông tin công việc nhanh chóng. Đảm bảo rằng nhân viên có hiểu biết vững chắc về cách mở rộng quy mô và sử dụng các ứng dụng này. Khuyến khích họ tham gia khóa đào tạo trực tuyến hoặc tư vấn họ cách sử dụng thông qua các phòng chat thông tin.
Hãy luôn nhắc nhở nhóm của bạn về kế hoạch sử dụng các công cụ và củng cố cách chúng được sử dụng để đạt được mục tiêu của họ.
REVIEW 10 CÔNG CỤ LÀM VIỆC TẠI NHÀ DỄ SỬ DỤNG NHẤT
2. Luôn duy trì cảm giác gắn kết cho tập thể
Khi các nhóm chuyển sang làm việc từ xa, các dự án và ý kiến rất dễ bị bỏ qua. Điều quan trọng nhất, là bạn phải duy trì cảm giác đoàn kết của nhóm của bạn trong khi đảm bảo rằng các dự án luôn đi đúng hướng.
Một điều cũng rất quan trọng, là các nhà lãnh đạo phải khẳng định lại lộ trình của nhóm để đảm bảo tính thống nhất. Và vì bạn không thể tập hợp một nhóm trong phòng họp thông thường của mình, nên một số phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ bạn. Để đảm bảo sự liên kết về các ưu tiên và dựa trên các dự án.
Hãy tưởng tượng rằng công việc một nơi, chat một nơi thì chúng ta sẽ tốn nhiều công sức, thời gian cho việc lạc trôi thông tin, thất lạc thông tin. Nên lựa chọn một công nghệ có sự hỗ trợ của tính năng “Chat”, song song với công việc là sự thuận tiện và thống nhất trên một nền tảng, giúp cho nhà điều hành quản lý thông tin thống nhất.
3. Luôn trở thành người dẫn dắt
Ngay cả khi bạn không cần đến văn phòng, hãy biết rằng bạn sẽ luôn phải sẵn sàng với tính năng “Chat Đội Nhóm” từ WorkChat của phần mềm myXteam. Từ đó, bạn sẽ dẫn dắt mọi người tham gia một số cuộc đối thoại trực tuyến, thậm chí là cùng nhau thu thập ý kiến cho một số sự kiện tập thể.
Ngoài ra, bạn có thể khéo léo chia sẻ hình ảnh về cách sắp đặt bàn làm việc mới, hoặc những gì dành cho bữa trưa trong cuộc trò chuyện nhóm của bạn. Dẫn dắt và khuyến khích nhóm của bạn thể hiện bản thân của họ là cách tốt nhất giúp công việc được đồng bộ, thống nhất.
4. Giữ mọi thứ rõ ràng
Tính minh bạch là chìa khóa quan trọng khi lãnh đạo nhóm từ xa. Nếu bất kỳ thành viên nào bối rối về chiến lược, sản phẩm phân phối hoặc những vấn đề khác trong công việc, toàn bộ quá trình sẽ bị ảnh hưởng.
Hãy xây dựng lòng tin và sự tự tin với nhóm của bạn bằng cách giao tiếp trung thực, để các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy yên tâm khi làm việc từ xa. Luôn định hướng mọi người bằng cách sử dụng tính năng trò chuyện nhóm.
Sử dụng kế hoạch tổ chức tài nguyên học tập MẪU trên myXteam, để hỗ trợ và hướng dẫn các thành viên trong nhóm cùng nhau chia sẻ tri thức công việc, với phương pháp cởi mở và rõ ràng nhất.
5. Tạo những khoảnh khắc vui vẻ
Chỉ vì các bạn không ở cùng một văn phòng, không có nghĩa là bạn không thể tạo ra những khoảnh khắc thú vị cùng nhau.
Như đã đề cập ở trên, hãy xây dựng kịp thời các hoạt động hấp dẫn trên mạng, để giảm bớt sự cô đơn tiềm tàng khi làm việc từ xa và thắt chặt tình bạn thân thiết. Một số hoạt động ảo yêu thích của chúng tôi là nghỉ giải lao, thăm dò ý kiến, các buổi tập kéo dài…. thông qua nền tảng trò chuyện WorkChat – Kết nối đội nhóm từ xa tuyệt vời nhất.
Khi cùng nhau làm việc thì không thể thiếu việc trao đổi thông tin nhanh chóng vì nhận được nhiều yêu cầu tích hợp nền tảng Chat nên chúng tôi đã tích hợp nền tảng Chat trên myXteam, giúp chủ doanh nghiệp thống nhất thông tin trao đổi công việc tránh thất lạc dữ liệu, lạc trôi thông tin.
Các tính năng tiêu biểu của WorkChat trên nền tảng myXteam
1: Chat cá nhân: Khi đã cùng nhau thực hiện chung kế hoạch chúng ta cần trao đổi thông tin thì nhanh chóng chọn người cần chat và bắt đầu cuộc trò chuyện.
2: Chat nhóm: Chat một nhóm cùng thực hiện kế hoạch – Hoặc tạo ra một nhóm bất kỳ mà bạn muốn.
3: Chat theo kênh: Khi bạn muốn tạo một thông báo hay bản tin thường kỳ cho một số người cùng nhận được mà không cần phải nhận tin ngược lại thì bạn tạo ra 1 kênh thông tin riêng, Kênh Chat phù hợp cho bản tin hằng ngày, Thông tin thông báo . . .
7: Đặt lịch hẹn: Tính năng này rất hữu ích khi bạn lên lich hẹn với cá nhân hay nhóm chỉ cần bấm vào rồi chọn ngày giờ , bạn sẽ thấy có bao nhiêu người xác nhận tham gia. Khi mỗi thành viên xác nhận tham gia thì hệ thống sẽ báo tin cho thành viên đã đồng ý khi tới giờ.
