7 BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HOÁ LÀM VIỆC TỪ XA CHO DOANH NGHIỆP

By Bloger

26/01/2021

Thiết lập văn hoá làm việc từ xa – Sau khi trải qua nhiều khủng hoảng về dịch bệnh và môi trường làm việc, văn phòng truyền thống dường như đang bị chiếm sân bởi phương pháp Làm việc từ xa – Remote Working. Với những ưu điểm hiện có, làm việc từ xa dự đoán sẽ tiếp tục thế chân văn phòng truyền thống trong tương lai gần.

Tuy nhiên, trước khi bước chân vào thế giới văn phòng ảo hay làm việc từ xa, doanh nghiệp cần trang bị cho mình một số kiến thức để kết nối tập thể và truyền cảm hứng để không bỏ rơi một nhân viên nào ở phía sau. Vì vậy 7 bước xây dựng văn hoá làm việc từ xa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn ngay sau đây.

Văn hoá làm việc từ xa là gì?

Tương đồng với văn hoá làm việc tại văn phòng truyền thống, văn hoá làm việc từ xa cũng là các giá trị để kết nối những người cùng tập thể. Nhưng trong làm việc từ xa, văn hoá được tạo lập không đơn thuần là điểm chung của tập thể, mà còn phải kết nối tất cả mọi người đủ mạnh để họ nhận ra mình không bị bỏ rơi.

Cảm giác kết nối này tồn tại khi mọi người không gặp nhau thường xuyên. Văn hóa làm việc từ xa phải mạnh mẽ mang đến mức cho mọi người cảm giác thân thuộc không thể lay chuyển.

Tại sao văn hoá làm việc từ xa lại quan trọng?

Chính sự ngăn cách về địa lý đã khiến văn hoá làm việc từ xa trở nên quan trọng bậc nhất, chúng ta không thể cùng chia sẻ trực tiếp, không thể cùng nhau tham gia các hoạt động và quan trọng hơn, chúng ta không thực sự hiểu được đối phương đang gặp khó khăn gì. Cho nên, văn hoá làm việc từ xa sẽ hỗ trợ đội nhóm bạn qua các hoạt động sau đây:

Văn hóa làm việc từ xa giúp chống lại sự cô đơn

Theo một số khảo sát, “sự cô đơn” luôn là nguyên nhân chính dẫn đến việc chán nản và tạo tiền đề nghỉ việc khi làm từ xa. Chính vì vậy, văn hoá làm việc từ xa sẽ giúp gắn kết người lao động, tạo ra cảm giác thân thiết và cũng dẫn đến các hành động thực tế để chống lại sự cô đơn – chẳng hạn như check-in.

Văn hóa làm việc từ xa quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp

Các công ty xây dựng văn hóa để chịu được những thách thức vốn có đối với quá trình làm việc từ xa sẽ vượt qua được những khó khăn ngày càng tăng của việc thay đổi mô hình làm việc, duy trì năng suất khi tình hình thay đổi.

Văn hóa làm việc từ xa giúp xây dựng các mối quan hệ

Tăng cường liên kết nhóm để làm việc từ xa cũng sẽ mang lại lợi ích cho công việc văn phòng truyền thống bằng cách làm sâu sắc thêm các mối quan hệ, xây dựng lòng tin và tăng cường thấu hiểu giữa các thành viên trong nhóm làm việc.

7 bước xây dựng văn hoá làm việc từ xa

Bước 1 – Triển khai các công nghệ làm việc từ xa cho doanh nghiệp

Công nghệ là yếu tố tiên quyết để triển khai văn hoá làm việc từ xa thành công, đây cũng chính là công cụ để lãnh đạo có thể quản lý cũng như giao tiếp tốt với nhân viên. Một số công cụ làm việc từ xa phổ thông cũng như dễ sử dụng có thể kể đến như Trello, Asana,…hoặc doanh nghiệp có thể tìm đến công cụ quản lý công việc Việt hoá myXteam để được hỗ trợ triển khai đúng theo ngành nghề của doanh nghiệp bạn.

XEM REVIEW 10 PHẦN MỀM LÀM VIỆC TỐT NHẤT 2020

Bước 2 – Thiết lập các chính sách, kỳ vọng và hướng dẫn làm việc cho văn hoá làm việc từ xa

Khi tham gia vào quá trình làm việc từ xa, bạn không thể thường xuyên có mặt để giải quyết các sự cố phát sinh hay hướng dẫn nhân viên làm việc như văn phòng truyền thống. Việc xây dựng bộ tài liệu này sẽ giải quyết một số câu hỏi phổ biến của nhân viên về công việc từ xa, đặc biệt là đối với thành viên mới.

Một số nội dung phổ biến có thể bao gồm:

Lập lịch trình làm việc: Doanh nghiệp mong đợi nhân viên làm việc theo giờ cố định hay bạn sẽ linh hoạt? – Bạn sẽ khuyến khích hay không khuyến khích nhân viên kiểm tra tin nhắn ngoài “giờ làm việc thông thường?
Giao tiếp và cộng tác: Các kênh giao tiếp của tập thể là gì? – Nhân viên nên lên kế hoạch cho các cuộc họp trực tuyến với nhóm của họ bao lâu một lần?
Kỳ nghỉ và thời gian nghỉ: Nhân viên có thể đi du lịch trong khi làm việc từ xa miễn là họ đáp ứng các deadline không?- Quy trình yêu cầu thời gian nghỉ được trải qua bao nhiêu bước?

Bước 3 – Truyền đạt các chính sách, kỳ vọng và nguyên tắc cũng như tìm kiếm phản hồi của nhân viên

Phân phối tài liệu hướng dẫn trên tất cả các kênh truyền thông của doanh nghiệp. Đăng mọi thứ lên mạng nội bộ của công ty bạn hoặc hệ thống quản lý nội dung web để nhân viên có thể tham khảo lại các khi gặp khó khăn.

Bên cạnh đó, để chắc chắn mình đã triển khai chính sách làm việc phù hợp, các nhà lãnh đạo hãy tạo một cuộc khảo sát mà nhân viên có thể sử dụng để cung cấp phản hồi về các chính sách của doanh nghiệp và đặt câu hỏi. Mọi thứ càng minh bạch thì càng dễ thực hiện.

Bước 4 – Xây dựng lịch làm việc chung

Tạo lịch làm việc trong năm hoặc ít nhất là một quý với các cuộc họp chung, sự kiện online và các cuộc tụ họp khác. Điều này mang lại cho nhân viên làm việc tại nhà cảm giác chắc chắn về thời gian và sự kết nối với các nhân viên khác.

Ngoài ra, bạn có thể đưa mọi cuộc họp mặt trực tiếp vào kế hoạch hoạt động và gửi đến nhân viên. Việc biết khi nào và ở đâu họ có thể gặp lại đồng nghiệp của mình giúp những người làm việc từ xa có thể vượt qua cảm giác cô đơn và bị cô lập.

Bước 5 – Tạo ra mạng lưới trò chuyện ảo cho riêng công ty

Đừng cố gắng xây dựng văn hoá từ xa chỉ dựa trên quá trình làm việc. Với mô hình làm việc từ xa, bạn thậm chí có thể ghép nối các nhân viên từ các văn phòng khác nhau ở các vị trí khác nhau để cùng tham gia các mạng lưới trò chuyện chung. Tuy nhiên, để tránh những sự gián đoạn không đáng có trong quá trình làm việc gây ra bởi mạng xã hội, nếu có thể hãy sử dụng mạng xã hội riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Điều này mở rộng đáng kể phạm vi tiếp cận của mạng lưới các mối quan hệ thân thiết của công ty bạn, giúp mọi người có cơ hội hiểu các đội khác nhau và thậm chí có thể chia sẻ các kỹ năng khác nhau mà không còn cảm giác ngượng ngùng, gò bó.

Bước 6 – Lập kế hoạch cá nhân hóa quá trình làm việc của nhân viên

Không ai mong muốn bị hoà tan vào trong tập thể, nhất là trong quá trình làm việc từ xa khi mà việc nhận diện mọi người khó hơn tại văn phòng. Nghệ thuật lãnh đạo từ xa hiệu quả chính là việc khiến mọi cá nhân đều cảm thấy họ là nhân tố quan trọng, tuy xa mặt nhưng không cách lòng.

Để thực hiện kế hoạch cá nhân hoá nhân viên, chúng ta có thể bắt đầu bằng cách đặt tên theo bộ phận, theo đặc tính mà chỉ họ sở hữu. Nếu công ty quá lớn, chúng ta có thể chia thành nhóm để họ có thể tự khích lệ tinh thần lẫn nhau. Đặc biệt, những câu khen ngợi hay một số bất ngờ nhỏ sẽ không bao giờ là thừa.

Bước 7 – Giúp nhân viên thiết lập kế hoạch tăng trưởng và phát triển từ xa

Cho dù bạn làm việc tại một công ty có chính sách làm việc tại nhà trước đại dịch COVID-19, hãy giúp đỡ hoặc nhờ người quản lý hỗ trợ nhân viên trong việc vạch ra quỹ đạo nghề nghiệp mong muốn của họ trong môi trường làm việc từ xa. Họ cần thực hiện những bước nào để thăng tiến? Những kỹ năng nào họ nên làm việc? Để thực sự hoàn thành công việc, nhân viên phải có khả năng hình dung họ đang hướng đến đâu cũng như cảm thấy phấn khích về những lợi ích trong tương lai.

Kết luận

Đừng để làm việc từ xa trở thành một cuộc vật lộn không hồi kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Hãy để doanh nghiệp trở thành đà lăn bánh tiên phong cho công cuộc chuyển đổi số – làm việc từ xa toàn diện. Hy vọng bài viết này sẽ đem đến cho bạn những lời khuyên hữu ích để xây dựng văn hoá làm việc từ xa hiệu quả & năng suất.

XEM KẾ HOẠCH MẪU XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY

Làm thế nào để doanh nghiệp bạn có thể làm việc từ xa hiệu quả? Hãy sử dụng ứng dụng quản lý công việc từ xa myXteam để có thể giám sát được kế hoạch chặt chẽ, đánh giá nhân viên một cách khách quan nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng tạo lập hệ thống đặc thù dành riêng cho ngành nghề của bạn: