6 BƯỚC TẠO LẬP QUY TRÌNH XÂY DỰNG BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
Quy trình xây dựng có ý nghĩa gì? – Quá trình xây dựng kéo dài và phức tạp đòi hỏi chúng ta phải tạo ra sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bên như: nhà thầu, chủ sở hữu, công trường, đi cùng với nhiều trang thiết bị hỗ trợ thi công. Từ lựa chọn địa điểm đến khâu kiểm tra cuối cùng, phạm vi của quy trình xây dựng vượt xa hẳn so với các giai đoạn xây dựng trên thực tế.
Để hoàn thiện một công trình không gây lãng phí, chúng ta cần phải lập một quy trình xây dựng tỉ mỉ. Tuy nhiên với những phương pháp truyền thống, chúng ta dễ bị rơi vào một vòng hỗn loạn và không phân phối được các nguồn lực hợp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chúng ta cách sử dụng nền tảng quy trình làm việc trực tuyến để tránh tiêu tốn quá nhiều ngân sách và thời gian công trình.
Quy trình xây dựng là gì?
Dự án xây dựng muốn bàn giao đúng hạn và không lãng phí luôn luôn phải có một quy trình xây dựng cụ thể. Quy trình xây dựng bao gồm các trình tự thực hiện các công việc trong dự án, tiêu chuẩn và pháp luật. Với quy trình chi tiết này, các bên liên quan đến dự án như chủ đầu tư, nhà thầu, kỹ sư có thể nắm rõ được các bước thực hiện và tránh lãng phí đến mức tối ưu. Thực hiện theo quy trình chuẩn này có thể tăng tốc độ xây dựng và giảm chi phí.
Quy trình xây dựng có 6 phần chính:
- Tiếp nhận thông tin
- Bố trí, thiết kế
- Các hoạt động trước xây dựng
- Chuẩn bị nguồn lực thi công
- Xây dựng
- Kết thúc dự án
Các bước trong quy trình phải đảm bảo không chỉ những yêu cầu của chủ đầu tư mà còn của chính phủ trong việc quản lý chất lượng công trình. Chính vì thế, một số phương thức lập quy trình xây dựng truyền thống vẫn tồn tại những điểm hạn chế cần khắc phục để tránh lãng phí. Đây chính là lúc chúng ta nên áp dụng phần mềm quản lý dự án.
6 bước lập quy trình xây dựng bằng phần mềm quản lý dự án.
1. Tiếp nhận thông tin chủ đầu tư hoặc khách hàng
Lập kế hoạch và phát triển (đôi khi được gọi là tầm nhìn dự án) là bước khởi đầu của quá trình xây dựng. Đây là lúc các ý tưởng về dự án vẫn còn mơ hồ và cần được làm rõ. Tiếp nhận thông tin là giai đoạn mà các ý tưởng đóng vai trò lớn nhất và nó cũng đặt nền tảng cho toàn bộ quá trình xây dựng.
Tất cả các hoạt động phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo xây dựng thành công sau này. Một phần của bước này bao gồm việc tìm kiếm các đặc tính của công trình, thiết kế trước ý tưởng ban đầu và lựa chọn kiến trúc sư và tổng thầu.
Hướng dẫn: Để bước này có thể thực hiện thành công, chúng ta nên sử dụng công cụ lập kế hoạch với checklist công việc để đảm bảo nhận đủ các yêu cầu của đối tác và chủ đầu tư.
2. Bố trí, thiết kế
Sau khi nhận được các yêu cầu của khách hàng và nhà đầu tư, chúng ta cần hoàn thành những thiết kế sơ bộ cũng như liên tục nhận phản hồi của khách thông qua các bản vẽ khác nhau. Đội ngũ của công trình phải vượt qua những hạn chế và quy định khác nhau để thỏa mãn những ý tưởng “độc nhất vô nhị” của khách hàng.
Hướng dẫn: Để có thể nắm được các yêu cầu này và dễ dàng chỉnh sửa theo ý muốn, chúng ta nên sử dụng bộ quản lý công việc giúp giao nhiệm vụ cho thành viên thực hiện, có deadline – Hoặc thành viên tự tạo công việc cùng trao đổi với đội nhóm của mình…
3. Các hoạt động tiền xây dựng
Từ thiết kế xây dựng ban đầu, nhà thầu thi công sẽ lập hồ sơ thi công xây dựng bao gồm kế hoạch xây dựng, thời gian hoàn thành của từng giai đoạn, chi phí thi công… Chúng ta có nghĩa vụ tổ chức thi công và giám sát đồng thời cập nhật tiến độ thi công cho chủ đầu tư. Các tài liệu đấu thầu này là một tập hợp các thông tin được gọi là tài liệu nhà thầu (đôi khi được gọi là tài liệu xây dựng hoặc bản vẽ thi công), cung cấp cho các nhà thầu và công ty xây dựng thông tin họ cần để đấu thầu dự án.
Hướng dẫn: Sử dụng hệ thống lưu trữ tập trung. Tất cả công việc được lưu trữ trên nền tảng Cloud của Microsoft giúp nhóm có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
4. Chuẩn bị nguồn lực thi công
Sau khi các bản vẽ được ký duyệt và thông qua, chúng ta cần phải sẵn sàng các nguồn lực thi công bao gồm: Tài liệu kỹ thuật và hồ sơ, lực lượng nhân công, nguồn cung ứng vật tư xây dựng, nguồn điện, nước phục vụ việc xây dựng.
Hướng dẫn: Lưu trữ checklist theo từng đầu mục công việc, đặt thời gian hoàn thiện checklist thông qua tính năng quản lý công việc.
5. Thi công và Xây dựng
Dự án xây dựng của chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu. Tuy nhiên, trong bước này chúng ta cần phải phối hợp nhiều bộ phận và thời hạn làm việc nhất định. Mỗi nhà thầu và nhà thầu phụ liên quan bắt buộc tuân theo kế hoạch để mọi việc diễn ra đúng kế hoạch nhất và tránh lãng phí.
Để đảm bảo chất lượng công trình lượng công trình, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh.
Hướng dẫn: Sử dụng một số phần mềm giao việc cụ thể với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, đội nhóm thi công của bạn sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc. myXteam – phần mềm quản lý dự án Việt hóa – giao việc, quản lý dự án nhanh chóng, dễ dàng.
6. Kết thúc dự án
Để công trình xây dựng có thể đưa vào ứng dụng, chúng ta phải thực hiện việc kiểm soát, đánh giá dựa trên các quy định pháp luật và yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao, đóng hợp đồng, bạn cùng với đội nhóm của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.
Hướng dẫn: Rà soát lại các công việc thông qua bảng tổng kết của từng nhóm công việc, lập nhóm công việc mới để đánh giá, nhận xét các lỗi trong dự án.
Kết luận
Xây dựng quy trình quản lý xây dựng giống như cách chúng ta sắp xếp từng viên gạch với nhau. Các đầu công việc cũng như nhân lực phải được phối hợp chặt chẽ để tránh các sai sót, lãng phí không đáng có. Chính vì thấu hiểu được điều đó, myXteam đem đến cho bạn mẫu kế hoạch công trình thi công Bắt đầu ngay hôm nay với các mẫu quản lý dự án xây dựng của chúng tôi – TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY.
myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả hơn. Với nền tảng chat được kết hợp myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm. Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể ở công trình nào.
