4 CÁCH XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ NHẤT
Xây dựng ban quản lý dự án hiệu quả là nền tảng vững chắc, đảm bảo sự thành công của một dự án hay kế hoạch kinh doanh. Đặc biệt trong nhóm ngành xây dựng, điều này lại càng quan trọng hơn. Khi lập kế hoạch xây dựng ban quản lý, nó sẽ giúp bạn nắm bắt phương hướng hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp. Đồng thời giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực.
Thế nhưng, hầu hết đều gặp phải những khó khăn khi bước đầu xây dựng ban quản lý dự án, từ việc sắp xếp nhân sự đến phân công công việc. Đặc biệt, với các nhà quản trị trẻ, những người chưa nắm rõ hết các khái niệm trong quản lý dự án hiệu quả. Hãy cùng myXteam tìm hiểu ngay 4 cách xây dựng ban quản lý dự án hiệu quả, nhằm dẫn dắt đội ngũ của bạn hoàn thành dự án!
1. Xây dựng ban quản lý dựa trên nhu cầu khách hàng & các bên liên quan
Trong quá trình xây dựng ban quản lý dự án, hãy tìm kiếm những thành viên làm việc dựa trên nhu cầu của khách hàng và công việc. Những thành viên trong ban quản lý cần đòi hỏi một kỹ năng quản lý tốt, phải có trách nhiệm thông tin nhiều hơn với khách hàng và các bên liên quan để thấu hiểu những nhu cầu sâu xa mà họ mong muốn bạn cung cấp. Đó là “điểm vàng” xây dựng niềm tin đầu tiên giữa các bên, đồng thời góp phần xây dựng quy trình quản trị dự án hiệu quả.
Xem thêm: 7 bí quyết lập kế hoạch kinh doanh trong ngành xây dựng
2. Đặt mục tiêu cho kế hoạch
Quá trình xây dựng ban quản lý cần đề cao mục tiêu phải đạt được trong dự án này là gì. Đây sẽ là một bước cực kỳ quan trọng của kế hoạch tổng thể cho doanh nghiệp. Dựa trên mục tiêu, khách hàng và Ban quản trị dự án sẽ nhìn thấy ngay kỳ vọng thu được cũng như dễ dàng đánh giá được mức độ thành công dự án.
Việc đặt mục tiêu cụ thể cũng giúp cho các bên liên quan ước lượng gần chính xác khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí cần phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên. Điều này cũng đòi hỏi một kỹ năng quản lý chuyên của của các thành viên. Đây là phương pháp hữu hiệu nhằm thúc đẩy trách nhiệm của các thành viên trong ban quản lý dự án phải làm việc hiệu quả hơn.
Xem thêm: 4 phương pháp tối ưu chi phí quản lý dự án
Thế nhưng để đặt ra một con “số” cho mục tiêu lại không hề đơn giản? Thống kê Có tới 70% số dự án trong doanh nghiệp hoàn toàn thất bại không đạt mục tiêu đề ra!
Một trong những yếu tố dẫn đến sự thất bại này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa rời thực tế. Vì thế, thành viên trong ban quản lý dự án cần họp bàn và đưa ra những nội dung phù hợp với nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
3. Thiết lập tiến độ dự án để xây dựng ban quản lý dự án hiệu quả
Dựa trên việc ước lượng kết quả theo từng giai đoạn của dự án, bạn xác định tiến độ công việc cần làm cho các thành viên trong ban quản lý dự án. Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn phải vạch rõ khoảng thời gian cần thiết, nguồn lực đi kèm và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành. Đây là cách thức áp dụng tốt nhất vào việc quản trị dự án, nhằm tận dụng tối đa kỹ năng quản lý của từng thành viên.
Dự án có hoạt động thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào bước này, lời khuyên tốt nhất cho bạn: Trao đổi, tham khảo các ý kiến các thành viên trong ban quản lý, họ là những người cho bạn một cái nhìn sâu sắc về cách thức thực hiện nhiệm vụ, khoảng thời gian họ làm và ai là người tốt nhất để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể cùng với sự cam kết của từng người về thời hạn hoàn thành. Đây là một cơ sở vững chắc để bạn tự tin về sự tiến triển dự án với các bên liên quan.
Xem thêm: 5 quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng
4. Chuyển giao theo giai đoạn trong quá trình xây dựng ban quản lý dự án
Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể thì đây là bước bạn cần ước tính cụ thể khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục nắm bắt được tiến độ đồng thời tiên liệu trước độ rủi ro của kế hoạch.
Cách để theo sát từng giai đoạn chuyển giao kết quả dự án?
Gắn mốc quan trọng hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thành của dự án. Bạn sẽ luôn theo dõi sự tiến triển của công việc và đảm bảo nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng thời gian, điều này mang đến sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
Bên cạnh đó, bạn cần sử dụng những phần mềm hỗ trợ xây dựng ban quản lý dự án. Nó là cách giúp bạn bắt kịp tiến độ và triển khai kế hoạch nhanh chóng nhất. Một trong những phần mềm xây dựng và quản lý dự án hiệu quả nhất trên thị trường hiện nay là myXteam.
Áp dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản lý dự án miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị dự án, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết
