VAI TRÒ CỦA PMO TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA DOANH NGHIỆP

Mỗi phòng ban trong một doanh nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ và vai trò khác nhau. PMO – phòng quản lý dự án cũng vậy. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhưng không nắm được khái niệm quản lý dự án là gì, thì trong quá trình điều hành và quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

PMO có ảnh hưởng lớn đến phương pháp quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được nhiều doanh nghiệp trong nước đã và đang áp dụng. Hãy cùng myXteam tìm hiểu PMO là gì nhé.

1. PMO là gì?

PMO (Project Management Office): Phòng quản lý dự án, là một cơ cấu tổ chức nhằm chuẩn hoá các quy trình quản trị dự án và tạo điều kiện chia sẻ các nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật.

Phòng quản lý dự án PMO là một tổ chức thực hiện công tác quản lý dự án và chịu trách nhiệm trực tiếp trong quản lý một hay nhiều dự án cùng một lúc. PMO đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành để doanh nghiệp tập trung vào hoạt động trong nhóm dự án.

PMO quản lý các chương trình và hoạt động trong một tổ chức. Nó kiểm soát các nguồn lực quản lý dự án cần thiết để duy trì và triển khai các dự án. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi rất nhiều công cụ quản lý khác nhau, ví dụ như biểu đồ Smartsheet, Pert và Gantt sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm khác về cách quản lý dự án.

PMO được thành lập nhằm thực hiện công việc quản lý dự án. Vì lý do, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có các công việc khác quan trọng hơn nhằm tập trung điều hành doanh nghiệp và đôi khi họ không có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động.

2. Vai trò chính của PMO là gì?

Những vai trò của PMO trong quản lý dự án

Một PMO duy trì tổng quan về dự án cũng như là chiến lược của công ty và đảm bảo rằng cả hai luôn song hành. Tuy nhiên, các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO rất khác nhau giữa các công ty. Không có trường hợp PMO giống nhau hoàn toàn giữa các công ty, chúng có rất nhiều khả năng:

• Tổng hợp danh mục dự án bằng cách phân loại, lựa chọn và ưu tiên các dự án dựa trên chiến lược của từng công ty và các nguồn lực có sẵn.
• Lập kế hoạch vốn có ở cấp danh mục đầu tư, tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên và giải quyết các xung đột tài nguyên.
• Duy trì dữ liệu nhân viên hiện tại, đặc biệt là về năng lực, sự phân bổ dự án và kỹ năng.
• Chuẩn hoá các phương pháp và quy trình trong quản lý dự án.
• Lựa chọn, thực hiện và đào tạo nhân viên về các công cụ và phần mềm hiện hành.
• Tăng tính minh bạch của các dự án hiện tại và theo kế hoạch thông qua dữ liệu dự án đáng tin cậy, được cập nhật thường xuyên.
• Tạo một nền tảng kiến thức từ các bài học kinh nghiệm và thực tiễn từ các dự án trước đó để tránh lập lại lỗi.
• Theo dõi tiến độ dự án và kiểm soát các phụ thuộc ảnh hưởng đến tài nguyên, ngân sách và lịch trình danh mục đầu tư dự án.

Ảnh hưởng đến quản lý dự án

Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, mỗi loại khác nhau thì sẽ có mức độ kiểm soát và ảnh hưởng đối với các dự án, chẳng hạn như:

Hỗ trợ (Supportive):

Các PMO hỗ trợ đóng vai trò tư vấn cho các dự án bằng cách cung cấp các biểu mẫu, thực tiễn tốt nhất, đào tạo, nguồn tiếp cận thông tin và các bài học kinh nghiệm từ các dự án khác. Loại PMO này có vai trò như một kho lưu trữ dự án. Mức độ kiểm soát của PMO này thấp

Kiểm soát (Controlling):

Các PMO kiểm soát đóng vai trò hỗ trợ và yêu cầu sự tuân thủ thông qua nhiều phương tiện. Mức độ kiểm soát của PMO loại này là vừa phải. Sự tuân thủ có thể bao gồm:

+ Tiếp nhận các khuôn mẫu quản lý dự án hoặc phương pháp luận;
+ Sử dụng các mẫu, biểu mẫu và công cụ cụ thể;
+ Phù hợp với các khuôn khổ quản trị.

Chỉ đạo (Directive):

Các PMO chỉ đạo kiểm soát các dự án bằng cách trực tiếp quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO. Mức độ kiểm soát của PMO này cao

3. Ứng dụng trong phần mềm quản lý dự án

Việc kiểm soát các hoạt động của dự án qua PMO, có thể được áp dụng hiệu quả qua những phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Và myXteam chính là một công cụ không thể tuyệt vời hơn giúp bạn áp dụng PMO tốt nhất.

Tính tiện ích của myXteam xuất phát từ việc đây là một ứng dụng hoàn toàn trực tuyến, không yêu cầu người dùng phải trải qua các bước cài đặt mất thời gian và tốn dung lượng máy. Vì vậy, việc kiểm soát PMO cho dự án trở nên nhanh chóng và thuận tuện hơn.

myXteam cũng được tích hợp tính năng tạo lập kế hoạch vô cùng tuyệt vời. Bản kế hoạch chi tiết sẽ có dạng danh sách nhiệm vụ (To do list) nên rất dễ nhìn và dễ hiểu. Tuy nhiên, myXteam không chỉ giới hạn trong phạm vi sử dụng của bất cứ cá nhân nào mà nó là một mạng xã hội công việc có quy mô không giới hạn.