ỨNG DỤNG NGUYÊN TẮC 5W1H TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Nguyên tắc 5W1H là gì ? Nó có ý nghĩa như thế nào đến hiệu quả công việc của bạn? Nguyên tắc này sẽ giúp tối ưu được hiệu suất làm việc của nhóm ngay từ những ngày làm việc đầu tiên.
Bạn đang làm việc (học tập) nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu và khi nào? Vì sao phải làm việc này mà không phải là việc khác? Được và mất khi làm công việc này thay vì công việc khác? Đó là những câu hỏi luôn được đặt ra với những người đang gặp vướng mắc về giải pháp lập kế hoạch hiệu quả.
Nếu bạn đang rơi vào tình trạng này, nghĩa là bạn chưa có kỹ năng tốt trong việc lập kế hoạch (học tập, làm việc, kinh doanh…). Hãy tham khảo mô hình phổ biến và hỗ trợ quá trình làm việc nhóm hiệu quả này để ứng dụng trong công việc của bạn nhé! Đó là các nguyên tắc: 5W1H
TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN TẮC 5W1H TRONG LÀM VIỆC NHÓM
1. Khái niệm 5W1H được hiểu là gì?
Nguyên tắc 5W1H là gì? Và nó có ý nghĩa như thế nào đến hiệu quả công việc của bạn? 5W-1H là một bộ quy tắc giúp bạn có thể định hướng, xác định, sàng lọc và tìm ra những giải pháp phù hợp và đúng đắn nhất.
Để quản lý công việc 1 cách hiệu quả và có thể lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên Làm gì (What), Làm để làm gì (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm ở đâu (Where), Làm như thế nào (How). Cụ thể hơn:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W ( Why)
- Xác định nội dung công việc 1W ( What)
- Xác định 3W ( Where, When, Who)
- Xác định cách thức thực hiện 1H ( How)
2. Ý nghĩa của phương pháp làm việc 5W1H
Khi chúng ta áp dụng nguyên tắc 5W1H vào việc lập kế hoạch công việc hiệu quả, chúng ta cần hiểu rõ ý nghĩa thực sự của từng chữ viết tắt trong nguyên tắc này, bắt đầu từ:
Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc:
Trước khi bắt tay vào làm việc, bạn hãy tự hỏi mình:
– Tại sao tôi phải làm công việc này?
– Tại sao tôi phải nghiên cứu, tìm hiểu về vấn đề này?
– Tại sao lại phải áp dụng phương pháp này?
– Tại sao phương pháp này lại được nhiều người ưa chuộng hơn
Trước khi thực hiện một công việc, bạn chỉ cần trả lời các câu hỏi “why” tương tự như trên để xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm vào công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.
What – Xác định nội dung công việc đang làm gì:
Sau khi đã có mục tiêu cụ thể thì bạn cần liệt kê các nội dung cần làm:
– Nội dung công việc là gì?
– Công việc này có liên quan đến việc gì?
– Giải pháp cho vấn đề này là gì?
– Các bước thực hiện công việc là gì?
Sau khi đã xác định được nội dung công việc thì bạn cần phải xác định các bước đã hoàn thành công việc.
Where, When, Who – Xác định nguyên tắc 3W quan trọng:
Cuối cùng chính là bắt tay vào thực hiện: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Có những cách hay phương pháp nào để thực hiện công việc? Phương pháp nào sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất?
Dựa vào sự phân chia mức độ khẩn cấp và quan trọng của công việc, chúng ta có thể chia ra 4 mức độ như sau: quan trọng & khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng & không khẩn cấp.
Điểm quan trọng của công việc (Where):
- Công việc làm ở đâu?
- Lỗi sai nằm ở đâu?
- Cần kiểm tra ở chỗ nào?
- Cần phải check lại các công đoạn nào?
- Đã hoàn thành đến bước nào?
Thời gian để hoàn thành công việc (When):
- Công việc đó khi nào sẽ thực hiện?
- Khi nào sẽ kết thúc?
- Công việc có khẩn cấp không?
- Độ quan trọng của công việc?
Các đối tượng liên quan đến công việc (Who):
- Ai chịu trách nhiệm làm việc đó?
- Ai chịu trách nhiệm kiểm tra?
- Ai chịu trách nhiệm hỗ trợ?
How – Xác định cách thức để thực hiện:
Chỉ cần bạn sắp xếp được công việc theo mức độ phù hợp thì việc hoàn thành công việc đã trở nên rất dễ dàng. Ngoài ra, sự phân bổ đúng người đúng việc sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả công việc ngoài sự mong đợi của bạn.
PHẦN MỀM LÀM VIỆC HỖ TRỢ NGUYÊN TẮC 5W1H
Nhờ vào các câu hỏi được liệt kê bên trên sẽ giúp bạn định ra một kế hoạch làm việc, học tập cụ thể và phù hợp nhất cho bản thân. Dựa vào việc áp dụng nguyên tắc 5W-1H đội ngũ Myxteam sẽ giúp bạn lên bất cứ kế hoạch và lịch trình của bạn từ những kế hoạch cá nhân cho đến kế hoạch công việc.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một công cụ hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất hoàn toàn miễn phí. Vì chúng tôi đã tích hợp và đưa nguyên tắc 5W-1H vào ứng dụng thực tế, và điều này sẽ giúp các bạn có được một kế hoạch làm việc, học tập hiệu quả nhất.
myXteam là phần mềm nhắc việc và quản lý công việc hoàn toàn miễn phí. Đây là công cụ sẽ giúp bạn đưa ra một kế hoạch học tập, làm việc tối ưu nhất, với những bảng kế hoạch công việc chi tiết và phù hợp nhất với bạn.
