Tìm hiểu hệ thống bảng Kanban chính xác nhất

Để có thể vận hành và phát triển tốt, mỗi doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý công việc phù hợp. Hiện nay, có nhiều mô hình quản trị, phương pháp quản lý nổi tiếng. Trong đó, Kanban là hệ thống bảng được nhiều công ty áp dụng nhất. Bài viết dưới đây, mời cách bạn cùng tìm hiểu chi tiết hơn nhé!

Khái niệm hệ thống Kanban

Kanban là là một phương pháp Agile, có nguồn gốc phát triển từ những năm 1940. Đây là một phát minh của một kỹ sư người Nhật – Taiichi Ohno. Kanban tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ dự án trên các bảng. Mục đích là nhằm tăng tính minh bạch của dự án. Hơn hết là sự hợp tác giữa các thành viên trong đội nhóm.

Thế nhưng, Kanban không nhất thiết phải cần có tính lặp. Với quy trình Scrum sẽ có các lần lặp ngắn (Sprint) được hiểu là vòng đời của một dự án trên quy mô nhỏ. Chúng thường có điểm bắt đầu và kết thúc riêng biệt cho mỗi lần lặp.

Ngược lại, đối với Kanban sẽ cho pháp các phần mềm phát triển trong một chu ký lớn. Tuy nhiên, Kanban chỉ là một ví dụ điển hình về phương pháp Agile. Giải thích điều này, chúng chỉ đáp ứng tất cả 12 nguyên tắc sau tuyên ngôn Agile. Mặc dù không có tính lặp nhưng nó vẫn có tính tăng trưởng mạnh.

Phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Kanban có tính ứng dụng rất cao trong quá trình quản lý công việc hằng ngày. Hệ thống bảng Kanban giúp bạn tối ưu hóa suất làm việc của mình. Tránh tình trạng công việc chồng chéo khiến chậm trễ tiến độ.

Sau đây là các bước đơn giản áp dụng phương phương này cho đội nhóm và cá nhân:

BƯỚC 1: Bạn cần chuẩn bị một tấm bảng lớn bằng kim loại, có thể ghim nam châm. Các tờ giấy ghi chú có màu sắc sặc sỡ

BƯỚC 2: Chia bảng thành 3 cột bằng nhau. Cột đầu tiên, bạn đặt tên là Việc cần làm (tiếng Anh: To do list). Tiếp theo, bạn phân loại các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp theo các màu đã chuẩn bị. Cuối cùng, bạn dán chúng lên cột đầu tiên.

BƯỚC 3: Tại cột thứ 2, bạn đặt tên là Việc đang làm/Đang thực hiện (tiếng Anh: Work in progress). Nó có nghĩa là những công việc bạn đang phải thực hiện ngay.

BƯỚC 4: Tại cột cuối là Công việc đã hoàn thành (tiếng Anh: Done list). Tại cột này, bạn chỉ cần chuyển nhiệm vụ từ cột thứ 2 sang khi đã hoàn thành xong. Cứ nhứ thế, bạn tiếp tục lặp lại các bước 2 và 4.

Phương pháp quản lý công việc theo nguyên lý KANBAN

Thật đơn giản phải không nào? Ngoài phương pháp trên, bạn có thể quản lý công việc bằng các ứng dụng khác trên online:

– Myxteam

– Trello

– Kanban Tool

– Base Workflow

Kanban keyboard là gì?

Đây là một phương pháp Agile với 4 nguyên lý cơ bản:

– Trực quản hóa công việc

Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc (Cần làm – Đang làm – Hoàn thành). Bạn có thể tự tạo ra bảng vật lý hoặc nhờ phần mềm hỗ trợ.

– Giới hạn công việc đang làm

Chúng giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến độ công việc. Từ đó, giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí thời gian khi phải nhập nhằng giữa các công việc với nhau.

– Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng này có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn tru.

– Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm,… Từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.