Phương pháp Horenso Nhật Bản chi tiết nhất
Hầu hết các doanh nghiệp tại Nhật Bản đều áp dụng phương pháp Horenso. Với họ, đây là giải pháp giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Với các bạn thực tập sinh hoặc kỹ sư Việt Nam đang làm việc tại Nhật Bản phải đặc biệt lưu ý. Sau đây, chúng tôi xin giới thiệu tổng quan về phương pháp Horenso cũng như cách ứng dụng của nó! Hãy cùng theo dõi nhé!
Phương pháp Horenso là gì?
Horenso là phương pháp làm việc nhóm đặc trưng của người Nhật Bản. Phương pháp này giúp nâng cao năng lực và kỹ năng giao tiếp trong công việc. Qua đó, các thành viên trong doanh nghiệp thống nhất phương thức truyền đạt thông tin nội bộ. Mục đích của Horenso là tối ưu giao tiếp nơi công sở. Từ dó, giá trị công ty được nâng cao.
Horenso được viết tắt gồm 3 từ:
- Hokoku: Nghĩa là báo cáo
- Renraku: Trao đổi
- Sodan: Hỏi ý kiến
Cụ thể, cấp dưới phải chủ động báo cáo định kỳ cho cấp trên. Giữa các thành viên và nhà quản lý thường xuyên trao đổi, bàn bạc công việc với nhau. Nói chung, phương pháp Horenso giúp bạn chủ động hơn trong công việc.
Trong công việc, phương pháp Horenso được ứng dụng thế nào?
Quy tắc Horenso được bắt đầu khi cấp trên giao task công việc, hạng mục. Với yêu cầu này, có thể không nhất thiết phải rõ ràng cụ thể. Nó chỉ đầy đủ hoặc vừa đủ gợi ý cho nhân viên triển khai chi tiết.
Sau đó, thành viên sẽ bắt tay vào công việc. Họ phải suy nghĩ tổng quát và thực hiện các bước để triển khai. Mục đích cuối cùng là để hoàn thành một cách tốt nhất mà cấp trên đã yêu cầu. Quá trình này đồi hỏi bạn phải nghiên cứu, làm kế hoạch, phác thảo,…
Tiếp theo, nhân viên sẽ báo cáo những hạng mục đó cho cấp trên. Tiến hành hội thảo, họp với các đồng nghiệp để nhận ý kiến và lời khuyên của họ. Cuối cùng, cấp trên sẽ đưa ra nhận xét và quyết định việc thực thi dự án. Như thế, nhân viên sẽ đảm bảo đi đúng mục tiêu và hiệu quả công việc.
Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.
Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
Nguyên tắc Horenso trong làm việc nhóm của người Nhật
Với cách hiểu Horenso là gì ở phần trên, bạn đã biết được vì sao người Nhật lại có năng suất làm việc cao hơn hẳn nhiều quốc gia khác rồi chứ. Các công ty Nhật luôn áp dụng phương pháp làm việc nhóm này trong công việc.
– Hokoku: Báo cáo
Báo cáo công việc là việc làm của nhân viên giúp lãnh đạo biết được tình hình công việc diễn ra như thế nào. Nhưng tại sao báo cáo cần phải có kỹ năng. Vì bạn không thể báo cáo tùy tiện, muốn báo cáo lúc nào cũng được.
Khi báo cáo, mọi người lưu ý cần phải báo cáo chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu. Hãy cố gắng đưa ra những kết quả bằng bản đồ, hình vẽ, con số để báo cáo một cách xác thực nhất.
Tư vấn công nghệ quản lý làm việc myXteam cho công ty Golden Media
Cách thức báo cáo là bạn có thể báo cáo bằng miệng, trình bày trên slide hay gửi email. Tùy vào nội dung công việc mà bạn còn cách thức báo cáo cho phù hợp.
– Renraku: Liên lạc
Thông tin liên lạc cần thể hiện những ý chính nhất, dễ hiểu nhất. Trường hợp cần liên lạc với một nhóm người thì bạn có thể gửi email hàng loạt. Hoặc sẽ thông báo các vấn đề cho mọi người và các bộ phận qua các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng.
– Soda: Thảo luận
Để tổ chức những cuộc thảo luận thì vấn đề báo cáo và liên lạc cần phải chính xác và đầy đủ. Người trưởng nhóm, lãnh đạo cũng cần phải biết nhận định mức độ của vấn đề có cần phải thảo luận hay không. Và quan trọng là người đứng đầu phải biết nhận định, tập hợp và đi đến chốt hướng giải quyết cuối cùng mọi người cùng thực hiện.
