Bạn đang chuẩn bị tiến hành thực hiện quản lý dự án? bạn đã chuẩn bị ngân sách, tài nguyên, nhân lực,… Thế nhưng, bạn vẫn chưa hiểu hết các thuật ngữ trong ngành gây tốn thời gian. Trong bài viết dưới đây, myXteam sẽ giải thích cho bạn 50 thuật ngữ thường dùng! Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Nhanh nhẹn

Agile là một phương pháp làm việc nhanh chóng được thiết kế để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng. Các đội thường nhỏ và làm việc trong những pha chạy nước rút ngắn mà không có các quy trình dài dòng hoặc các phương pháp chặn để làm họ chậm lại. 

2. Thuật ngữ công việc tồn đọng

Backlog là một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ tạo nên toàn bộ phạm vi dự án. Công việc tồn đọng được sắp xếp và thực hiện theo thứ tự ưu tiên.

3. Đường cơ sở

Đường cơ sở là một kế hoạch hoặc ước tính ban đầu cho tiến trình, ngân sách, phạm vi và mục tiêu của một dự án. Nó là một công cụ theo dõi quan trọng để so sánh tiến độ và thực hiện các điều chỉnh. 

4. Chặn

Các phần mềm chặn theo đúng nghĩa đen là chặn hoặc làm chậm con đường tiến lên — và phải được dự đoán và loại bỏ trước thời hạn. Những trở ngại của dự án này bao gồm từ phức tạp công nghệ đến hạn chế ngân sách.

5. Nút cổ chai

Một nút thắt cổ chai thu hẹp và hạn chế dòng chảy, tốc độ và công suất của một dự án. Điều này có thể là các bên liên quan có quá nhiều phân phối để phê duyệt hoặc các quy trình có thể bị quá tải. 

6. Động não

Động não là một công cụ cho những ý tưởng và giải pháp sáng tạo. Các phiên động não tuân theo nhiều kỹ thuật khác nhau nhưng điều cốt yếu là thu thập nhiều ý tưởng và tìm ra ý tưởng tốt nhất trong đó. 

7. Ngân sách

Ngân sách là tổng chi phí ước tính để hoàn thành một dự án. Chi phí dự án phải được tính bằng tổng các phần và bao gồm các giai đoạn, nhiệm vụ của dự án, chi phí vận hành, lao động và các công cụ hoặc dịch vụ cần thiết. 

8. Nghiên cứu điển hình

Nghiên cứu điển hình là nguồn tài liệu đi sâu vào các trường hợp sử dụng và các cách tiếp cận khác nhau để quản lý dự án. Chúng thường là các nghiên cứu dựa trên nghiên cứu giúp ích cho một khía cạnh của quá trình ra quyết định. 

9. Quản lý Thay đổi

Quản lý thay đổi, theo nghĩa đen, là cách quản lý và kiểm soát các thay đổi trong tổ chức, nhóm hoặc dự án. Phương pháp này nhằm mục đích duy trì sự kiểm soát và hiệu quả khi các thay đổi được thực hiện. 

10. Kế hoạch dự phòng

Kế hoạch dự phòng là một kế hoạch dự phòng khẩn cấp chi tiết để làm thế nào để quản lý hiệu quả bất kỳ sự gián đoạn hoặc thảm họa ngắn hạn và dài hạn nào có thể phát sinh trong suốt dự án. 

11. Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)

Phương pháp Đường dẫn tới hạn , hay CPM, là một kỹ thuật mô hình hóa để lập lịch trình từng bước cho một dự án. Nó là một thuật toán dựa trên lượng thời gian của mỗi nhiệm vụ và giúp xác định thứ tự nhiệm vụ và tiến trình cho toàn bộ dự án. 

12. Bảng điều khiển

Trang tổng quan là công cụ kỹ thuật số hỗ trợ quản lý dự án, nhóm và nhiệm vụ tốt hơn. Họ là một trung tâm tập trung của thông tin có tổ chức, các thành viên trong nhóm và giao tiếp trực tuyến và thường có các công cụ trực quan như phân tích. 

13. Giao hàng

Tất cả các dự án đều có một hoặc nhiều kết quả phân phối, là kết quả được phân phối xuyên suốt hoặc khi kết thúc một dự án. Những đầu ra này là sản phẩm và / hoặc dịch vụ, chẳng hạn như báo cáo, cập nhật dịch vụ, tài liệu tiếp thị hoặc hàng hóa.

14. Quản lý giá trị kiếm được (EVM)

Quản lý giá trị kiếm được, hoặc EVM, là một cách quan trọng để đo lường hiệu suất và tiến độ của dự án. Nó được tính toán dựa trên phạm vi, thời gian và chi phí của dự án. 

15. Theo dõi nhanh

Theo dõi nhanh là một cách để đẩy nhanh tiến độ của một dự án và rút ngắn thời hạn đến giai đoạn giao hàng, điều này thường được thực hiện bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết. 

16. Biểu đồ Gantt

Một Gantt Chart là một biểu đồ hình cột cho lịch nhiệm vụ dự án mà hoạt động này được đo (trên trục Y) với thời gian (trên trục X). Đây là một cách tuyệt vời để xem mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu trong toàn bộ dự án và theo dõi tiến độ.

17. Quản lý vấn đề

Quản lý vấn đề là một cách để xem và giải quyết vấn đề. Điều này có thể được thực hiện theo các bước bao gồm: quét các vấn đề, xác định, đánh giá và ưu tiên, lập chiến lược, phản hồi vấn đề và theo dõi kết quả. 

18. Cuộc họp khởi động

Cuộc họp khởi động là cuộc họp đầu tiên khi bắt đầu một dự án với các bên liên quan và các thành viên trong nhóm. 

19. Thuật ngữ Biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là những ghi chú được thực hiện trong cuộc họp thường bao gồm những nội dung chính và các bước tiếp theo. 

20. Mốc

Các mốc quan trọng là những điểm chính xuyên suốt dòng thời gian của dự án có thể được sử dụng làm điểm đánh dấu để kỷ niệm và đánh giá tiến độ. 

21. Nhiệm vụ quan trọng

Nhiệm vụ quan trọng có thể đề cập đến bất kỳ yếu tố nào quan trọng đối với sự thành công của một dự án hoặc bản thân dự án thực tế là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. 

22. Biểu đồ PERT

Biểu đồ PERT, viết tắt của Kỹ thuật Đánh giá Chương trình, là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để dễ dàng tổ chức các nhiệm vụ và tiến trình thời gian. 

23. Mua sắm

Mua sắm có nghĩa là có được hàng hóa, dịch vụ và / hoặc nguồn cung cấp. Đối với các dự án, điều này có nghĩa là tập hợp mọi thứ cần thiết để hoàn thành một dự án. 

24. Các ràng buộc của dự án

Ràng buộc của dự án là bất kỳ yếu tố nào có thể hạn chế sự thành công của dự án như các vấn đề rủi ro, phạm vi, thời gian, ngân sách và chất lượng. 

25. Vòng đời dự án

Vòng đời dự án là các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu đến khi lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành. 

26. Phần mềm quản lý dự án

Tương tự như bảng điều khiển quản lý dự án, phần mềm này được sử dụng cho tất cả các khía cạnh của quản lý dự án từ lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực đến giao tiếp giữa các bên liên quan và các thành viên trong nhóm. 

27. Giám đốc dự án

Người phụ trách tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, hoàn thành và kết quả của một dự án cụ thể. 

28. Kế hoạch Dự án

Kế hoạch dự án là một tài liệu đã được phê duyệt được tạo ra trước khi một dự án được thực hiện, bao gồm phạm vi, thời gian và chi phí của một dự án và đóng vai trò như một kim chỉ nam xuyên suốt. 

29. Thuật ngữ Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một cách thức được tiêu chuẩn hóa. Chúng để đảm bảo rằng một sản phẩm, dịch vụ. Ngoài ra, dự án đáp ứng các mong đợi về chất lượng của một tổ chức và khách hàng của tổ chức đó.  

30. Biểu đồ RACI

RACI là viết tắt của có trách nhiệm,  giải trình, được tư vấn và được cung cấp thông tin. Biểu đồ này là một cách để phân công vai trò và trách nhiệm các thành viên trong nhóm về các hoạt động của dự án.

Tính năng phần mềm giúp làm việc hiệu quả:

31. Báo cáo

Báo cáo trong quản lý dự án là một cách trực quan để kiểm tra trạng thái, tiến độ hoặc kết quả của một dự án. Nó thường được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án. Chúng giúp quản lý kỳ vọng và so sánh kết quả với đường cơ sở.

32. Phân bổ nguồn lực

Phân bổ nguồn lực là hành động công nhận và chỉ định các nguồn lực tốt nhất hiện có (thường trong phạm vi ngân sách) cho một dự án cụ thể. 

33. Tài nguyên

Nguồn lực là bất cứ thứ gì hoặc bất kỳ ai cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ. Điều này có thể bao gồm từ tài năng (con người) đến tài chính, thời gian, dịch vụ và công cụ.

34. Quản lý rủi ro

Đây là quá trình tìm kiếm, xác định, đánh giá, ứng phó và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Rủi ro có thể bao gồm từ gián đoạn dịch vụ đến tái phân bổ tài nguyên.

35. Giảm thiểu rủi ro

Giảm thiểu rủi ro là một chiến lược trong đó xác suất rủi ro hoặc tác động của nó. Đối với dự án được giảm thiểu bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa nhất định tùy thuộc vào loại rủi ro.

36. Chủ sở hữu rủi ro

Chủ sở hữu rủi ro là người chịu trách nhiệm quản lý và giảm thiểu rủi ro. 

37. Phạm vi

Phạm vi là một phác thảo về ranh giới của tất cả các khía cạnh của một dự án và bao gồm ngân sách, tiến trình, sản phẩm, nhiệm vụ, kỳ vọng, v.v. 

38. Phạm vi Creep

Scope creep xảy ra khi phạm vi của một dự án mở rộng không thể kiểm soát và bắt đầu mất thời gian và nguồn lực từ việc phân bổ khác. 

39. Scrum

Scrum là một phương pháp làm việc với tốc độ nhanh và ngắn. Các nhóm nhỏ thường tập trung vào sự phát triển liên tục của các sản phẩm dự án. Trong khi một người lãnh đạo làm việc để loại bỏ các trở ngại. 

40. Thuật ngữ Slack

Slack (hoặc float) là lượng thời gian tối đa mà một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn cho đến khi nó ảnh hưởng đến tiến trình của dự án. Các nhiệm vụ không có độ trễ là rất quan trọng để hoàn thành trước những nhiệm vụ khác với sự linh hoạt hơn.

41. Thuật ngữ Chạy nước rút

Trong Scrums thể hiện các nhóm làm việc trong một chu kỳ phát triển liên tục của các lần chạy nước rút ngắn. Sprint là khoảng thời gian được xác định trước để hoàn thành một chu kỳ, lặp lại hoặc nhiệm vụ trong một dự án. 

42. Các bên liên quan

Các bên liên quan là bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào có thể bị ảnh hưởng bởi kết quả dự án hoặc khía cạnh của nó — và có thể cần được xem xét hoặc tham khảo ý kiến ​​xuyên suốt. 

43. Báo cáo trạng thái

Báo cáo tình trạng tiến độ của dự án dựa trên kế hoạch dự án ban đầu. Nó giúp thông báo cho các bên liên quan, giảm thiểu rủi ro và quản lý các yếu tố cản trở.

44. Phân tích SWOT

SWOT là viết tắt của Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Đe doạ. Các nhà quản lý dự án phân tích những yếu tố chính này cho các dự án để hiểu rõ hơn về những rủi ro và cơ hội tiềm ẩn.

45. Thuật ngữ Quản lý nhiệm vụ

Quá trình quản lý tất cả các khía cạnh của nhiệm vụ trong một dự án. Cụ thể là giám sát các nhóm làm việc trên các mục hàng cụ thể đến tổ chức chi tiết nhiệm vụ. 

46. ​​Dòng thời gian

Bảng phân tích tất cả các nhiệm vụ và hoạt động trong một dự án cụ thể được sắp xếp theo thứ tự thời gian với ngày bắt đầu và ngày kết thúc.  

47. Trường hợp sử dụng

Các ca sử dụng là tất cả những cách mà người dùng cuối có thể sử dụng. Các sản phẩm hoặc dịch vụ và có thể hữu ích để hiểu phạm vi và yêu cầu của dự án.  

48. Thuật ngữ Thác nước

Không giống như lập kế hoạch dự án Agile. Phương pháp Waterfall truyền thống hoạt động tuần tự thông qua các giai đoạn dự án. Chúng được thiết lập rõ ràng và thường được sử dụng trong các dự án cố định, quy mô lớn. 

49. Thuật ngữ Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

Đây là một bản phân tích dễ hiểu và có tổ chức của một dự án. Thành các phần có thứ bậc và các nhiệm vụ trong mỗi phần. 

50. Thuật ngữ Đang tiến hành (WIP)

WIP là công việc đã được phê duyệt trước chưa được lập hóa đơn nhưng đã hoàn thành. Trong quản lý nhiệm vụ, điều đó có nghĩa là nhiệm vụ hiện đang được thực hiện.