Làm việc từ xa ngày nay không còn là một hình thức quá mới mẻ nhưng nó chưa thật sự mang đến cảm giác an toàn cho các nhà quản lý. Khi mọi người chuyển sang làm việc từ xa, một câu hỏi lớn được đặt ra là “trách nhiệm”. Làm thế nào để người quản lý từ xa biết được nhân viên của họ đang làm việc? Và làm thế nào nhân viên từ xa có thể cho sếp thấy rằng họ đang hoàn thành công việc?

PHẦN 1: 4 NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH XÂY DỰNG NÊN NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA.

1: Xây dựng niềm tin.

Niềm tin có tính chất hai chiều, muốn nhân viên tin cậy bạn thì trước hết bạn hãy đặt niềm tin vào họ. Vậy làm thế nào để nhân viên thấy bạn tin tưởng họ? Hãy giao nhân viên các dự án quan trọng, khuyến khích họ đưa ra các sáng kiến mới hoặc cho họ cơ hội làm việc từ xa nếu có thể để chứng minh rằng bạn tin tưởng vào sự tự giác và năng lực của họ dù ở trong hoặc ngoài văn phòng. Lãnh đạo không chỉ là việc bạn hoàn thành công việc của một người sếp mà còn là giúp nhân viên của bạn trở thành người giỏi nhất có thể.

2: Kế hoạch chi tiết cụ thể và bám sát Todolist.

Dù làm việc từ xa hay làm viêc ở gần cũng cần cụ thể kế hoạch, công việc, người thực hiện, thời gian hoàn thành. Nhưng với mô hình làm việc từ xa thì việc này càng cần chi tiết hơn hơn bằng văn bản hay phần mềm. Kế hoạch và công việc trực quan nhờ công nghệ thông tin sẽ giúp nhóm trở nên mạnh mẽ hơn, hiểu ý hơn dù bất kể họ đang ở nơi nào.

3: Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian.

Mỗi người mỗi nhân sự đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất đối với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất. Việc quản lý điều hành cần phải có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành và kiểm tra đôn đốc để giúp đội nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

4: Phần mềm quản lý làm việc nhóm.

Nói đến xây dựng nhóm làm việc từ xa thì không thể không nói đến ứng dụng quản lý kế hoạch công việc nhóm.
Với việc phát triển internet của điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý điều hành công việc thuận lợi hơn rất nhiều, phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.

PHẦN 2: 6 TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ LÀM VIỆC TỪ XA.

Sẽ mất kiểm soát nếu CEO, Nhà quản lý không áp dụng ĐÚNG công cụ giao tiếp nội bộ, quản lý giao việc và tương tác công việc khi nhân viên làm từ xa. Việc tìm hiểu công nghệ nào, tính năng nào, để hỗ trợ làm việc từ xa là một điều khó khăn cho chủ doanh nghiệp. Công cụ để đáp ứng cho quản lý nhân viên làm việc từ xa và giúp đội nhóm làm việc chủ động, cần phải có các tiêu chí sau:

1: Công nghệ phù hợp xu hướng SMAC.

• SMAC là viết tắt của (Social, Mobile, Analytics và Cloud)
• Social media đã giúp cho doanh nghiệp giao tiếp làm việc theo một phương thức mới trên nền tảng công nghệ.
• Công nghệ di động (Mobile) đã thay đổi cách thức con người giao tiếp với nhau, cũng như mua sắm và làm việc mọi lúc mọi nơi thông qua thiết bị di động.
• Công nghệ phân tích (Analytics) cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu quả năng suất của từng bộ phận, nhân sự. Sử dụng công cụ phân tích cũng giúp doanh nghiệp mang lại các chỉ dẫn đáng kể trong việc tạo ra các quyết định.
• Trong khi đó công nghệ điện toán đám mây (Cloud) đã tạo ra cách thức mới giúp truy cập đến công nghệ và dữ liệu một cách linh động, giảm thiểu chi phí mà một doanh nghiệp cần để phản ứng nhanh với những chuyển biến trên thị trường cũng như giải quyết các vấn đề lưu trữ mất kiểm soát.

2: Lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên, tương tác với thời gian thực mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị.

Để làm việc từ xa, một tính năng quan trọng cần thiết là lập kế hoạch làm việc và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Mỗi thành viên đều thấy công việc cụ thể của mình trong kế hoạch chung, từ đó, trao đổi tương tác cụ thể trong từng công việc, giúp người quản lý hay những người theo dõi nắm bắt tình hình công việc của kế hoạch đang diễn ra.
Đặc biệt thông qua công nghệ mobile app có thể tương tác mọi lúc mọi nơi với thời gian thực.

3: Chia sẻ và quản lý tài liệu theo từng dự án, theo phòng ban.., xem mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị.

Không như cách làm truyền thống là dữ liệu được lưu vào máy tính của từng cá nhân, rời rạc trên nhiều thiết bị của nhân viên khiến việc chia sẻ phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, chờ đợi phản hồi. Với cách làm việc hiện đại, tất cả các kế hoạch, công việc, đều lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, làm việc rõ ràng ngăn nắp trên từng đầu công việc cụ thể, giúp cho việc chia sẻ trao đổi công việc nhanh chóng “Cần là có ngay trước mắt”.

4: Có Chat công việc: Theo nhóm dự án, theo phòng ban, và từng nhân viên.

Làm việc từ xa là hình thức giao tiếp trao đổi công việc thông qua sự hỗ trợ của công nghệ. Hãy tưởng tượng rằng công việc một nơi, chat một nơi thì chúng ta sẽ tốn nhiều công sức, thời gian cho việc lạc trôi thông tin, thất lạc thông tin. Nên lựa chọn một công nghệ có sự hỗ trợ của Chat song song với công việc là sự thuận tiện và thống nhất trên một nền tảng, giúp cho nhà điều hành quản lý thông tin thống nhất.

5: Báo cáo tình trạng công việc và nhắc nhở nhân viên làm việc tự động.

Với việc hỗ trợ của công nghệ làm việc nhóm từ xa thì việc đo lường đánh giá tình hình diễn biến kế hoạch, công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với truyền thống. Tất cả đều nhờ công nghệ tự động đo lường đánh giá, chỉ cần thông qua vài thao tác đơn giản hệ thống sẽ truy xuất bất kể thông tin mà người quản lý cần. Ví dụ như việc nào đã xong, việc nào chưa xong, nhân viên đang đảm nhận bao nhiêu công việc, ai có việc đang làm, ai đang ngồi chơi. Hệ thống đo lường đánh giá sẽ giúp người quản lý ra quyết định chính xác.

6: Bảo mật và lưu trữ tài liệu, nhất là khi có nhân viên nghỉ.

Khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp là bàn giao công việc đang làm, đã làm cho một người mới. Nhưng một khi đã dùng công nghệ làm việc thì lịch sử công việc cũng như tài liệu làm việc được lưu trữ cẩn thận, giúp nhân viên mới có thể ngay lập tức nắm bắt được tình hình công việc đã diễn ra và tiếp tục làm việc được ngay.

PHẦN 3: QUY TRÌNH 3 BƯỚC XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA.

Sẽ có những công việc không phù hợp để làm từ xa cũng như đòi hỏi người lao động sản xuất trực tiếp. Nhưng mặt khác một số công việc có khả năng linh hoạt để có thể thực hiện tốt ở nhiều nơi khác nhau, vậy câu hỏi đặt ra là:  “Làm thế nào để xây dựng được nhóm làm việc từ xa?” Sau đây là 3 Bước để bắt đầu tổ chức nhóm làm việc từ xa:

Bước 1: Thống nhất kế hoạch làm việc.

Đây là bước vô cùng quan trọng trước khi đưa đội nhóm cùng nhau “lên mây” . Chúng ta phải thống nhất những kế hoạch cần thực hiện, những công việc trong từng kế hoạch được giao cho ai, thời gian thực hiện như thế nào. Khi một bản kế hoạch đã rõ ràng, càng chi tiết thì càng giúp nhóm của bạn dễ dàng làm việc từ xa hiệu quả.

Bước 2: Thống nhất các quy định, quy tắc làm việc từ xa.

Những khó khăn ban đầu của tổ chức làm việc từ xa là thói quen sử dụng. Không như trước đây gặp nhau trực tiếp, thì giờ đây việc trao đổi tương tác hoàn toàn diễn ra trên môi trường online. Nên để một nhóm, một tổ chức xây dựng thành công bộ máy “làm việc từ xa“, chúng ta cần hình thành một số thói quen mới cho phù hợp với làm việc từ xa. Có thể đưa ra những quy định chung cho bộ phân, cá nhân như là tất cả mọi người phải hoàn thành trọn vẹn công việc được giao, đảm bảo deadline. Trung thực và minh bạch về thông tin và tiến độ công việc. Hỗ trợ cho đồng đội những thứ cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Hãy chủ động trong công việc, đừng để người khác phải nhắc nhở. Hãy phản hồi nhanh chóng khi có yêu cầu. Mỗi cá nhân cần chuẩn bị kỹ càng trước khi họp, gọi điện hoặc thảo luận.

Bước 3: Thống nhất công nghệ sử dụng.

Làm việc từ xa khác với làm việc truyền thống là chuyển mô hình quản lý nhân viên 8 tiếng một ngày qua hình thức quản lý kết quả công việc được giao. Thay vì trước đây đến công ty bám sát công việc, trao đổi thông tin qua hình thức gặp trực tiếp, giờ đây tất cả công việc được giao trách nhiệm rõ ràng trên nền tảng giao tiếp làm việc nhóm. Nơi đó mọi người nhận nhiệm vụ, trao đổi tương tác với đội nhóm của mình. Hệ thống công nghệ sẽ hỗ trợ nhắc nhở thời gian hoàn thành công việc, mọi kế hoạch trực quan giúp người quản lý điều hành kế hoạch thuận lợi hơn rất nhiều. Việc chọn công nghệ phù hợp và thống nhất với đội nhóm sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mỗi người giao tiếp một kiểu bằng những công nghệ rời rạc, mất kiểm soát, lạc trôi thông tin.

————–

Tham khảo 5 bước xây dựng doanh nghiệp vận hành tinh gọn : TẠI ĐÂY