Cách quản lý tiến độ công việc nhóm toàn diện

By N. H

4/06/2021

Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão, các phần mềm quản lý công việc lần lượt ra đời. Điều đó góp phần mang đến giá trị về thời gian, năng suất và hiệu quả công việc cho doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng là cánh tay phải đắc lực cho nhà quản trị hiện đại. Trong đó, nổi bật nhất là sơ đồ Gantt (Gantt Chart). Theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn các giá trị mà Gentt mang lại!

Gantt Chart là gì?

Sơ đồ Gantt hay Gantt Chart là phương pháp được nhiều quản lý áp dụng với các công việc sắp xếp, lên kế hoạch, người thực hiện cũng như deadline cụ thể. Hơn hết, sơ đồ này là công cụ được sử dụng phổ biến trong việc quản lý tiến độ thực hiện một project.

Cha đẻ của Gantt Chart là Herry L.Gantt vào năm 1915. Ông được biết đến là một nhà quản trị khoa học đại tài và luôn tiên phong với các ý tưởng mới tạo bạo.

Hình thức thể hiện của sơ đồ Gantt

Các task công việc biểu diễn trên trục tung
Thời hạn công việc hoàn thành nằm trên trục hoành (nằm ngang)

Ví dụ:

Để tối ưu chi phí việc kiểm soát ô nhiễm không khí bằng sử dụng các thiết bị lọc trong 4 tháng, nhà máy thép sẽ thể hiện như sau:

Gantt Chart thể hiện phương thức hành động sớm.

Ta dễ dàng nhận thấy bài học ở đây là:

Các hạng mục A, C, E, G, H nằm trên công việc găng => Đường găng dài nhất thể hiện sự quan trọng của công việc. Nếu chậm trễ của các hạng mục đã nêu trên dẫn đến sự trì trệ của cả dự án.

Các hạng mục còn lại là công việc không nằm trên đường găng => Điều này cho phép chúng ta có thể di chuyển về thời gian hoàn thành công việc mà không lo ảnh hưởng đến kết quả chung. Vì thế, bạn có thể linh hoạt triển khai công việc sớm hoặc muộn.

Gantt Chart theo phương thức triển khai chậm.

Thời gian dự trữ là sự chênh lệch giữa các thời điểm bắt đầu và kết thúc. Với phương thức này, chúng được thể hiện bằng nét chấm gạch.

Bên cạnh đó, Gantt Chart còn được biểu diễn dưới dạng sơ đồ liên kết.

Thành phần chính trong sơ đồ Gantt Chart

Danh sách hạng mục công việc: biểu thị các nhiệm vụ tạo nên dự án
Tiến độ công việc: biểu thị tổng thời gian của dự án, được chia thành các khoảng thời gian (ví dụ: ngày, tuần hoặc tháng). Dòng thời gian thể hiện trên trục ngang (trục hoành).
Thanh bars: Cung cấp một hình ảnh rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc
Milestones: Biểu thị những cột mốc, sự kiện quan trọng
Dependencies: Kết nối nhiệm vụ cần phải xảy ra theo một trật tự nhất định
Progress: Tiến trình
Resource assigned: Cho biết người hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ