Quản lý công việc theo phương pháp Kanban

Trên một cái bảng (hay chỗ nào dán dính giấy được) bạn tạo ra 3 cột có tên “Những Việc Cần làm” (ToDo List ), “Đang làm” (Doing) và “Xong” (Done).

Khi có việc cần làm(việc tự nghĩ ra, việc được giao…), bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào TODO LIST trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc này có bản chất là “lập kế hoạch” sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán,…đó không phải là chiến lược tốt. Nếu bạn có thể xếp độ ưu tiên theo giá trị(cái nào có giá trị thì làm trước) thì ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột DOING. Có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy. Giới hạn số lượng thẻ ở cột này. Đừng để nhiều vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia, là nguồn cơn của thiếu hiệu quả và stress. Con số 3 hay 5 tùy thuộc giới hạn khả năng (capacity) của từng người, chỉ bạn mới biết được. Khi bạn đặt con số 5 và thấy bắt đầu rối tung lên thì chắc là phải giới hạn con số đó xuống thấp hơn, nhưng khi khởi đầu, tôi gợi ý là nên để con số 3.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột DONE, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.
Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Dùng phần mềm myXteam Lập và quản lý công việc theo phương pháp KanBan.
Bước 1: Tạo một kế hoạch
Bước 2: Tạo nhóm việc 1 nhóm việc 2 và 3 thành Todo list – Doing – Done
Bước 3: Ở cột To do list tạo ra từng công việc cụ thể.

Chúc các bạn thành công.