Phương pháp DACI giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn khi quản lý dự án
Trong kinh doanh, chúng ta không chỉ quan trọng chiến lược, ngân sách, nhân lực,… mà còn yếu tố đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Vậy, làm thế nào để đưa ra quyết định tốt hơn trong các dự án? Trong bài viết dưới đây, myXteam chia sẻ kỹ hơn về phương pháp DACI! Hãy tìm hiểu nhé!
Phương pháp DACI là gì?
Driver – Người đứng đầu quản lý dự án
Người này không có quyền phê duyệt từng hạng mục trong dự án. Thế nhưng, họ là người ‘đầu não”, quản lý dự án. Ví dụ, một dự án sẽ được họ lên lịch và điều hành các cuộc họp, thu thập và phân phối ý tưởng, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến trình của nhóm.
Approver – Người phê duyệt
Đây là người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định cuối cùng. Một dự án có thể có nhiều người phê duyệt. Trong trường hợp, hai người đồng sáng lập của công ty. Thế nhưng, vì mô hình DACI được thiết kế để đưa ra quyết định nhanh chóng, càng ít người phê duyệt càng tốt.
Contributors – Người điều khiển
Đây là những người trong tổ chức có thể được tham khảo ý kiến, chuyên môn. Với nhóm người này, các điểm thuận lợi duy nhất để giúp đưa ra các quyết định dự án.
Contributors có trách nhiệm tuyển chọn và đào tạo cộng tác viên. Đồng thời, họ phân công các nhóm thực hiện vào quá trình dự án và ra quyết định của nhóm.
Ví dụ: một nhà doanh nghiệp mời Contributors tham gia các cuộc họp dự án. Mục đích là để chia sẻ suy nghĩ của họ với nhóm hay thu thập thông tin chuyên môn.
Informed
Đây là những người trong tổ chức không trực tiếp tham gia vào dự án. Thậm chí, họ không có thẩm quyền đối với các quyết định của nhóm. Thế nhưng, nếu bạn muốn tăng tốc về tiến độ dự án, Informed có thể ảnh hưởng rất nhiều.
Đối với nhóm quản lý sản phẩm đang làm việc trên một sản phẩm. Nhóm được thông báo của họ có thể bao gồm những người trong bộ phận bán hàng và tiếp thị.
Hỗ trợ khách hàng hoặc các nhóm khác không tham gia vào việc phát triển sản phẩm. Thế nhưng có kế hoạch và phân bổ nguồn lực của riêng họ có thể phụ thuộc vào việc biết tình trạng phát triển của sản phẩm.
Mô hình DACI được sử dụng như thế nào để đưa ra các quyết định của nhóm?
Bước 1: Chia dự án thành các nhiệm vụ và giao cho mỗi người
Sau khi bạn đã thiết lập vai trò DACI trong nhóm dự án của mình. Trước tiên bạn sẽ muốn đồng ý về một driver để dẫn đầu dự án tổng thể.
Sau đó, bạn sẽ muốn chia nhỏ dự án thành một kế hoạch cấp nhiệm vụ. Bạn sẽ không cần phải tạo thời hạn hoặc chỉ định các nguồn lực cụ thể tại thời điểm này. Mục tiêu ở đây chỉ là làm cho nhóm của bạn đồng ý về tập hợp các mục hành động. Bạn cần ưu tiên để bạn có thể bắt đầu tiến hành dự án về phía trước.
Ngoài ra, ở giai đoạn này, bạn sẽ muốn chỉ định một driver cho từng tác vụ này. Bằng cách này, các nhiệm vụ ít có sai sót hơn. Bởi vì mỗi nhiệm vụ có một tướng hoặc người bảo vệ chịu trách nhiệm đưa nó về phía trước.
Bước 2: Chỉ định cả approvers và contributors đóng góp cho mỗi nhiệm vụ
Bây giờ nhóm nên thống nhất về Người phê duyệt. Người đóng góp được chỉ định cho mỗi nhiệm vụ.
Tất nhiên, Driver có thể thêm hoặc xóa thành viên đóng góp bất kỳ lúc nào. Khi nhóm đạt được tiến độ hoặc nhu cầu của dự án thay đổi. Nhưng tốt hơn nên bắt đầu mỗi nhiệm vụ khi biết nhóm có ít nhất một số nguồn chuyên gia để tham khảo khi cần thiết.
Bước 3: Xác định quy trình làm việc thực tế
Driver chính của nguồn khởi đầu của dự án. Họ lên kế hoạch hành động bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Chúng ta sẽ có một cuộc họp khởi động chứ?
- Ai nên tham gia?
- Bao lâu chúng ta nên họp nhóm một khi dự án đang được tiến hành?
- Chúng tôi sẽ làm việc với Cộng tác viên của mình như thế nào?
- Chúng ta sẽ theo dõi những nhiệm vụ này như thế nào?
- Với một ứng dụng quản lý dự án như myXteam? Trên một bảng tính?
- Sử dụng phần mềm lộ trình cụ thể?
- Làm thế nào chúng tôi sẽ cập nhật Thông tin của chúng tôi khi mọi thứ thay đổi với dự án?
- Quy trình nào nên sử dụng cho quá trình ra quyết định của chúng tôi?
- Chúng ta có nên sắp xếp một cuộc họp ngắn giữa Người phê duyệt và Người đóng góp cho mỗi quyết định không?
- Người lái xe có nên chuyển lời khuyên của nhóm cho Người phê duyệt và chờ quyết định không?
Phần kết luận
Mô hình DACI có thể giúp các nhóm hoàn thành các dự án phức tạp một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bằng cách đưa ra một quy trình rõ ràng và dứt khoát cho các quyết định của nhóm.
Với nhu cầu liên tục đối với các nhà quản lý sản phẩm để đưa ra các quyết định chiến lược trên nhiều mặt. DACI có thể là một công cụ lý tưởng để hợp lý hóa và cải tiến quy trình của các nhà quản lý sản phẩm.
