PHONG CÁCH NĂNG SUẤT VÀ LÝ DO TẠI SAO CHÚNG QUAN TRỌNG ĐỐI VỚI BẠN VÀ NHÓM CỦA BẠN
Bạn có thể gọi tôi là một người nghiện năng suất. Tôi đã đọc vô số cuốn sách về chủ đề này, thuê một huấn luyện viên kinh doanh để cải tiến hệ thống của mình – tôi thậm chí còn viết về năng suất để kiếm sống. Nhưng giống như mọi người nghiện đồ ăn vặt khác, nhiều thứ tôi đã thử đã khiến tôi cảm thấy kiệt sức.
Có lần tôi đã thuê một trợ lý tạo ra một hệ thống thư mục để xử lý các email của mình, chỉ để thấy rằng tôi thích để thư ở chế độ mở trong hộp thư đến của mình. Ngay sau đó là khoảng thời gian hai ngày, nơi tôi cố gắng tập trung cao độ vào một nhiệm vụ tại một thời điểm bằng Phương pháp Pomodoro , nhưng sau đó tôi cảm thấy kiệt sức và quay lại coi danh sách nhiệm vụ của mình như một cái đĩa lấy mẫu – một chút điều này cho năm vài phút, một chút trong số đó cho phần tiếp theo. (Tôi cần sự đa dạng!)
Tôi bắt đầu nghĩ có điều gì đó không ổn xảy ra với mình. Đó là, cho đến khi tôi học về phong cách năng suất.
Được phát triển bởi nhà tư vấn Carson Tate , phong cách năng suất đề cập đến cách bộ não của bạn được kết nối để xử lý thông tin, giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ. Thay vì một cách tiếp cận phù hợp với tất cả mọi người để hoàn thành công việc, những phong cách này cung cấp cho bạn công cụ và kiến thức để tận dụng tối đa xu hướng bẩm sinh của bạn.
Tate viết: “ Khi bạn bắt đầu sắp xếp cuộc sống và công việc theo sở thích tự nhiên trong phong cách của mình, bạn có thể thấy mình thư giãn và tận hưởng cảm giác thực sự ngồi trên ghế lái của cuộc đời mình hơn là vật lộn với căng thẳng nảy sinh từ việc chống lại phong cách suy nghĩ ưa thích của bạn. ”
Giống như việc bạn sẽ không lắp động cơ diesel vào một chiếc ô tô chạy bằng nhiên liệu xăng hoặc cố gắng cắm bộ sạc Android vào iPhone – tại sao bạn tiếp tục sử dụng các phương pháp năng suất không phù hợp với cách bộ não của bạn được xây dựng?
Tôi đã thực hiện đánh giá của Tate và phát hiện ra rằng tôi là một Visualizer ( tôi sẽ mô tả chi tiết bốn phong cách bên dưới ), điều này giải thích lý do tại sao tôi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, khao khát sự đa dạng và thích một bàn làm việc lộn xộn, nơi tôi có thể nhìn thấy mọi thứ , trái ngược với tủ đựng hồ sơ, nơi mọi thứ khuất tầm nhìn và khuất tầm nhìn.
Vì vậy, nếu bạn đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia về năng suất, đã thử mọi cách “hack” ngoài kia, nhưng vẫn phải vật lộn để làm việc hiệu quả, hãy để tôi giới thiệu với bạn Carson Tate và cuốn sách Làm việc đơn giản của cô ấy . Dưới đây, bạn sẽ tìm hiểu bốn phong cách năng suất khác nhau, cách phân biệt phong cách nào là của bạn và cách sử dụng kiến thức này để thực hiện công việc tốt nhất của bạn.
Các phong cách năng suất khác nhau là gì?
Dựa trên công việc của cô ấy với khách hàng và được cung cấp thông tin bằng nghiên cứu nhận thức, Tate đã phát triển Đánh giá phong cách năng suất gồm 28 mục để giúp nhân viên tri thức xác định cách thức hoạt động ưa thích của họ và tối ưu hóa để đạt được năng suất tối đa.
Bốn phong cách năng suất cá nhân mà cô ấy xác định là:
1. Người ưu tiên
Đặc điểm: Logic, phân tích, hướng đến thực tế, thực tế, hiệu quả
Người ưu tiên là một người làm việc hiệu quả cao, người di chuyển với sự quyết đoán. Được xây dựng với sự nhạy bén về những gì quan trọng nhất, Prioritizer có thể hoàn thành nhiệm vụ chính và hoàn thành một lượng lớn công việc trong một khoảng thời gian ngắn. Họ tập trung vào kết quả bằng tia laser và thích đi sâu vào dữ liệu. Bước vào văn phòng của họ, và bạn có thể tìm thấy một không gian chuyên nghiệp có chức năng, sạch sẽ và không có đồ trang trí quá mức.
Điểm mạnh:
- Xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ và dự án
- Phân tích và giải quyết vấn đề
- Định hướng mục tiêu, nhất quán, quyết định
Điểm mù:
- Có xu hướng kiểm soát và cứng nhắc
- Khả năng cạnh tranh quá mức
- Đánh giá tốc độ hơn sự xuất sắc
- Tập trung vào dự án trong quá trình
Phong cách giao tiếp: Luôn tập trung vào thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, Người ưu tiên thà bỏ qua những cuộc trò chuyện rôm rả — chỉ đưa ra sự thật cho họ. Không bao giờ chia sẻ quá mức thông tin cá nhân, họ có thể giữ cho các cuộc trò chuyện ngắn và thậm chí email của họ thường chỉ chứa một vài câu. Người ưu tiên có thể đưa ra và nhận phản hồi mà không có bất kỳ cảm xúc nào gắn liền với nó.
Bởi vì họ tập trung vào dữ liệu, Người ưu tiên có xu hướng hỏi những câu hỏi ‘ cái gì ‘ : Sự thật là gì ? Điểm mấu chốt là gì ? Biên độ sai số là bao nhiêu ?
2. Người lập kế hoạch
Đặc điểm: Có tổ chức, chi tiết, tận tâm, đúng giờ
Người lập kế hoạch có thiên hướng về lịch trình, lập danh sách và thời hạn ( mà họ không bao giờ bỏ lỡ ! ). Như vậy, họ là những nhà quản lý dự án xuất sắc. Khi lập kế hoạch cho bất kỳ dự án nào, họ đặc biệt tận tâm về việc tuân thủ các quy tắc, quy định và giao thức. Không gian làm việc của họ thực dụng và không lộn xộn, và không có gì lạ khi tìm thấy các bằng cấp hoặc chứng chỉ được đóng khung được trưng bày một cách tự hào trên tường của họ.
Điểm mạnh:
- Thiên về hành động, tính nhất quán và tính thực tế
- Phát hiện những sai sót trong kế hoạch hoặc quy trình
- Giữ dữ liệu có tổ chức
- Tạo các quy trình và kế hoạch kỹ lưỡng
Điểm mù:
- Cứng nhắc
- Có thể bỏ lỡ cơ hội vì họ không muốn đi chệch khỏi kế hoạch
- Thiếu tính tự phát
- Quá gắn bó với kết quả
- Đánh giá quá trình so với dự án
Phong cách giao tiếp: Không có gì một Người lập kế hoạch yêu thích hơn lịch trình và kế hoạch hành động. Nếu bạn muốn nói rõ vấn đề với Người lập kế hoạch, hãy làm điều đó bằng văn bản và làm cho nó chi tiết và từng bước.
Bởi vì họ tập trung vào quy trình, các nhà lập kế hoạch có xu hướng đặt những câu hỏi ‘ như thế nào ‘: Chúng ta sẽ hoàn thành những nhiệm vụ này như thế nào ? Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện quá trình này ?
3. The Arranger
Đặc điểm: Biểu cảm, hỗ trợ, hợp tác, định hướng theo nhóm
Biểu cảm, cảm xúc và tinh thần đồng đội tiếp thêm sức mạnh cho Arranger. Họ thích cộng tác với những người khác trong các dự án và với mọi quyết định, họ cố gắng hiểu được sự lựa chọn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến mọi người có liên quan. Giống như phong cách làm việc năng suất của họ, văn phòng của Arranger luôn chào đón và tràn ngập những dấu ấn cá nhân — từ ảnh gia đình đến âm nhạc cho đến tác phẩm nghệ thuật.
Điểm mạnh:
- Giao tiếp hiệu quả
- Nhận thức về cảm xúc của người khác
- Một trực giác mạnh mẽ
- Thuyết phục
- Giảng bài
Điểm mù:
- Thiếu các chi tiết chính do lập kế hoạch không đầy đủ
- Thiếu nhận thức về cách phong cách của họ ảnh hưởng đến người khác
- Tham gia quá mức với mọi người; chịu trách nhiệm quá nhiều về vấn đề của người khác
- Cận thị, mất tập trung vào kết quả cuối cùng
- Đánh giá cao con người hơn dự án
Phong cách giao tiếp: Nói chuyện và ấm áp, Arranger thích các cuộc trò chuyện trực tiếp, nơi họ có thể sử dụng đầy đủ ngôn ngữ cơ thể và giọng nói của mình để kết nối với đồng đội của mình. Họ kể những câu chuyện để hiểu rõ quan điểm của mình và muốn biết một dự án hoặc nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng đến những người khác như thế nào.
Bởi vì họ tập trung vào con người, Người điều khiển có xu hướng đặt câu hỏi ‘ ai ‘ : Ai tham gia vào dự án này ? Ai ủng hộ quyết định này ? Ai có thể giúp với nhiệm vụ này ?
4. Visualizer
Đặc điểm: Toàn diện, trực quan, tích hợp, tổng hợp, tư duy hình ảnh lớn
Thường đóng vai trò là chất xúc tác cho sự thay đổi, Visualizer luôn để mắt đến bức tranh lớn và không thích bị sa lầy bởi các chi tiết, cấu trúc và truyền thống. Họ có sở trường kết nối các phần thông tin dường như khác nhau và có thể tự do sáng tạo. Nhìn vào văn phòng của họ, bạn có thể tìm thấy một chiếc bàn chất đầy giấy tờ, vật dụng cá nhân và đồ sưu tầm.
Điểm mạnh:
- Cởi mở
- Nhìn thấy bức tranh lớn
- Sự đổi mới
- Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo
Điểm mù:
- Có xu hướng bỏ qua các chi tiết
- Có thể không lên kế hoạch trước và kết thúc công việc muộn
- Tính tự phát và bốc đồng quá mức
- Đánh giá các khả năng trong quá trình
Phong cách giao tiếp: Không có gì ngạc nhiên khi Visualizer thích sử dụng các từ trực quan khi giao tiếp, chẳng hạn như “ xem ”, “ hình dung ” và “ bức tranh lớn ”. Sử dụng phép ẩn dụ và công cụ hỗ trợ trực quan sẽ giúp truyền tải thông điệp của bạn đến Trình hiển thị. Hơn nữa, Visualizer đánh giá cao việc biết cách một nhiệm vụ hoặc dự án sẽ phù hợp với các mục tiêu tổng thể của công ty bạn.
Bởi vì Visualizer tập trung vào tầm nhìn dài hạn, họ có xu hướng đặt câu hỏi tại sao : Tại sao điều này lại quan trọng đối với công ty? Tại sao chúng tôi chọn tùy chọn này? Tại sao chúng tôi quyết định xoay?
Cách tìm phong cách năng suất của bạn
Tôi đoán là khi bạn đọc mô tả về bốn phong cách năng suất, bạn cảm thấy có hứng thú với một phong cách cụ thể. Nhưng đừng tự đóng hộp! Trong Work Simply , Tate tránh phương pháp tiếp cận “ một kích thước phù hợp với tất cả ” và khuyến khích người đọc chọn và chọn những gì phù hợp nhất với họ – ngay cả khi chiến lược đó không nằm ngoài phong cách năng suất chính của họ.
Cách sử dụng myXteam dựa trên phong cách năng suất của bạn
Như Tate mô tả trong cuốn sách của cô ấy, biết công cụ nào phù hợp nhất với bạn cũng quan trọng như biết phong cách năng suất của bạn. Dưới đây, tôi sẽ trình bày một số cách bạn có thể khai thác sức mạnh của myXteam để phù hợp với cách bạn làm công việc tốt nhất của mình.
Người ưu tiên
Là một Người ưu tiên, bạn luôn tìm cách hợp lý hóa hệ thống của mình. Đây là cách myXteam có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả mà không có bất kỳ lông tơ nào.
Sử dụng Butler để tạo các quy tắc tự động. Butler mang đến sự tự động hóa cho bảng myXteam của bạn. Sử dụng công cụ này để đặt các trình kích hoạt và hành động ( “ nếu cái này, thì cái kia ” lệnh ). Ví dụ: bạn có thể đặt trình kích hoạt cho “ thời điểm thẻ được thêm vào danh sách “ ý tưởng bài đăng trên blog ” ” và hành động “ thêm thành viên @janedoe vào thẻ ”. Bằng cách đó, sau mỗi cuộc họp nội dung hàng tuần, bạn có thể thêm các chủ đề đã được xác nhận vào danh sách Ý tưởng bài đăng trên Blog và Butler sẽ tự động ping đến trình biên tập quản lý của bạn — không lãng phí thời gian !
Tích hợp với ứng dụng theo dõi thời gian. Tìm hiểu thời gian thực sự của mỗi nhiệm vụ để bạn có thể cải thiện kế hoạch của mình.
Khối thời gian với myXteam . Trong cuốn sách của mình, Tate khuyến nghị rằng Những người ưu tiên thường “ khóa thời gian ” trong ngày của họ theo từng bước nhỏ, dành thời gian trong ngày cho những công việc cụ thể. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách tạo một bảng ” Lịch trình “, thêm danh sách cho mỗi ngày trong tuần, sau đó thêm thẻ cho từng khối thời gian và công việc.
Ví dụ: Thứ Hai có thể có một thẻ cho biết “ sắp xếp email ” từ 9:30 sáng đến 10 giờ sáng, một thẻ khác cho biết “ đăng ký nhóm từ 10 giờ sáng đến 10 giờ 30 sáng, v.v. ”
Người lập kế hoạch
Công cụ lập kế hoạch là một cỗ máy lập danh sách thích gắn nhãn, sắp xếp và thực hiện hành động. Đây là cách myXteam có thể giúp bạn lập kế hoạch để đạt được năng suất tối đa.
Sử dụng danh sách kiểm tra. Là một người yêu thích danh sách, một Người lập kế hoạch sẽ trân trọng tính năng này ! Thêm danh sách kiểm tra vào mỗi thẻ và đánh dấu hài lòng từng mục khi bạn hoàn thành. Bạn thậm chí có thể xem nó trong Lịch và chỉ định ngày đến hạn và các thành viên trong nhóm cho các nhiệm vụ phụ. Chúc các bạn vui vẻ với Labels.
Với myXteam, bạn có thể thêm nhãn tùy chỉnh vào mỗi thẻ để giúp tổ chức danh sách của mình tốt hơn.
Thêm ngày đến hạn vào thẻ. Đối với một Planner, thời hạn là điều bắt buộc. Phục vụ cho phong cách năng suất của bạn bằng cách thêm ngày đến hạn vào mỗi thẻ myXteam; bằng cách đó, cả bạn và đồng đội của bạn luôn có thể giao hàng đúng giờ.
Sử dụng Chế độ xem Dòng thời gian. Người quản lý dự án trong bạn sẽ thích chế độ xem dòng thời gian. Điều này giúp bạn lên kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết cho từng dự án và đảm bảo mọi người đều hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thời hạn.
The Arranger
The Arranger phát triển mạnh trong việc thể hiện bản thân và kết nối với những người khác. Đây là cách myXteam có thể mang lại hiệu quả tốt nhất trong phong cách năng suất của bạn.
Tùy chỉnh hình nền bảng của bạn . Thêm gia vị cho bảng myXteam của bạn với hình nền có sẵn của myXteam !
Thêm thành viên vào thẻ. Bạn thích hợp tác ? Thêm các thành viên trong nhóm vào thẻ để bạn biết ai phụ trách công việc. Họ cũng sẽ nhận được thông báo khi trạng thái của thẻ thay đổi.
Thêm nhận xét và gắn thẻ đồng đội. Bạn muốn giao tiếp nhiều hơn ? Luôn cập nhật bằng cách sử dụng Slark Power up
Sử dụng chế độ xem Bảng. Với Chế độ xem bảng, bạn có thể xem các thẻ từ nhiều bảng trong nhóm của mình ở định dạng bảng nhỏ gọn, dễ quản lý. Table chắc chắn mang lại góc nhìn rõ ràng hơn về công việc diễn ra từ mọi người trong nhóm của bạn trên nhiều bảng.
Visualizer
Với tư cách là Trình hiển thị, bạn sử dụng các tín hiệu trực quan để hiểu thế giới của mình và thích một cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao hơn là các chi tiết thô thiển. Đây là cách myXteam có thể giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Tận dụng chế độ xem lịch . Trong nháy mắt, hãy xem những gì có trong cửa hàng cho những ngày và tuần tới.
Hãy vui vẻ với nhãn dán. Người trực quan sáng tạo và có thể sử dụng nhãn dán như một cách để truyền đạt trực quan mức độ liên quan của một mặt hàng và khai thác khía cạnh sáng tạo của họ.
Chế độ xem Dòng thời gian . Là một Visualizer, bạn khao khát biết các nhiệm vụ và dự án phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào. Chế độ xem dòng thời gian giúp các nhóm luôn cập nhật các dự án, mục tiêu và nước rút với bố cục trực quan rõ ràng.
Nắm bắt phong cách năng suất của bạn
Tôi sẽ không bao giờ có niềm yêu thích tự nhiên đối với sự gọn gàng và tổ chức vốn là đặc điểm nổi bật của Người lập kế hoạch, cũng như tôi sẽ không bao giờ có sở trường phân tích dữ liệu nhanh chóng như Công cụ lập kế hoạch. Mặc dù tôi chắc chắn có thể buộc mình phải áp dụng các phương pháp của họ – nó không đẹp khi tôi làm vậy.
Chỉ khi chấp nhận cách thức hoạt động của bộ não, tôi mới có thể đạt được tiến bộ thực sự về năng suất. Là một Visualizer, bàn làm việc lộn xộn của tôi là cách bộ não ưa thích của tôi để xem những gì quan trọng và những cách không có hệ thống của tôi cũng là thứ giúp tôi kết nối những ý tưởng không liên quan dẫn đến sự sáng tạo.
Vì vậy, hãy nắm bắt phong cách năng suất của bạn – nhưng hãy nhớ rằng, bạn không được xác định bởi nó. Bạn có sở thích về phong cách năng suất, phong cách chính mà bạn dựa nhiều vào, nhưng bạn có thể chọn các chiến lược từ các phong cách năng suất khác phù hợp với bạn.
