3 mẹo hay để quản lý dự án hiệu quả bạn không nên bỏ qua!

By N. H
3 mẹo hay để quản lý dự án hiệu quả

Bây giờ bạn đã biết các bước để đưa dự án của mình từ ý tưởng đến khởi chạy, nhưng có nhiều cách để quản lý dự án hơn là năm giai đoạn đó. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất khác mà nhóm của bạn nên ghi nhớ.

Tự làm quen với các thuật ngữ chính

Quản lý dự án rất phức tạp và đôi khi có vẻ như nó có một ngôn ngữ riêng. Bạn sẽ thấy một số thuật ngữ khác nhau. Như phụ thuộc và đường dẫn quan trọng — có thể khiến bạn đảo mắt trong đầu.

Lập kế hoạch kinh doanh:

Đừng sợ hãi! Hãy coi đây là bảng thuật ngữ dành cho người mới bắt đầu của bạn về một số thuật ngữ quản lý dự án phổ biến nhất.

  • Con đường quan trọng (Critical Path): Con đường dài nhất của các hoạt động dự án phụ thuộc. Nếu sự chậm trễ xảy ra trên con đường quan trọng của bạn, bạn có nguy cơ toàn bộ dự án của mình chạy chậm tiến độ.
  • Sự phụ thuộc (Dependencies): Các yếu tố của một dự án gắn liền với nhau – nghĩa là cái này không thể xảy ra nếu không có cái kia. Có cả phụ thuộc nhiệm vụ và phụ thuộc tài nguyên.
  • Khởi động (Kickoff): Cuộc họp đầu tiên của nhóm dự án để thảo luận về các mục tiêu, yêu cầu của dự án và hơn thế nữa.
  • Vòng đời (Life Cycle): Tập hợp các giai đoạn mà dự án di chuyển từ đầu đến cuối. Năm giai đoạn được thảo luận ở trên tạo nên vòng đời của dự án.
  • Mốc (Milestone): Thời hạn tiến độ cụ thể trong dự án.
  • Nguồn lực (Resources): Nhóm của bạn cần gì để hoàn thành dự án. Các nguồn lực có thể bao gồm con người, ngân sách, vật liệu, thiết bị hoặc phần mềm, không gian, v.v.
  • Phạm vi (Scope): Chi tiết chính xác những gì có trong dự án. Bạn sẽ nghe thấy những thứ được gọi là “trong phạm vi” hoặc “ngoài phạm vi”.
  • Bên liên quan (Stakeholder): Bất kỳ ai quan tâm đến hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.

Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng

Xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể và hoàn chỉnh là cách quản lý dự án hiệu quả. Đó chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng
Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng

Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay. Mọi người sẽ có được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu. Cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm tại.

Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch còn cho bạn cái nhìn tổng quát về tương lai. Những thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn. Cũng như giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn. Bạn đưa ra kế hoạch phối hợp giữa mọi người trong nhóm một cách nhịp nhàng nhất.

Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro

Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao. Có tới 83% dự án nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu có thể xảy ra.

Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án. Thế nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Việc một sự cố xảy ra mà không có kế hoạch dự phòng sẽ dẫn đến mục tiêu dự án bị tác động.

Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro
Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro

Điều đó sẽ gây ra: 

  • Trễ tiến độ
  • vượt ngân sách
  • Giảm chất lượng
  • Rối loạn nội bộ tổ chức

=> Xa hơn nữa có thể làm thất bại toàn bộ dự án, ảnh hưởng đến uy tín tổ chức và quan hệ với khách hàng.

Chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro là sắp xếp một đội ngũ chuyên xử lý khủng hoảng. Đó sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.

bài liên quan
5-buoc-don-gian-de-cai-thien-quy-trinh-trong-doanh-nghiep
Làm thế nào để giảm bớt sự rời bỏ của khách hàng, tăng năng suất và tạo ra doanh thu ổn định...
swot
Liệu bạn đã áp dụng SWOT vào đúng hoàn cảnh, trả lời đầy đủ và chính xác bốn yếu tố tạo nên...
3-dieu-can-phai-co-doi-voi-phan-mem-quan-ly-du-an-cho-cac-nhom-nho
Cho dù bạn là đại lý quản lý việc phát hành video quảng cáo lớn tiếp theo hay một công ty khởi...
nang-cap-ke-hoach-thiet-ke-cua-nhom-ban
Bạn có thể nghĩ rằng ‘lập kế hoạch’ và ‘thiết kế’ là kẻ thù truyền kiếp. Người đầu tiên, kiểu thủ thư...