LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG MỘT NHÓM LÀM VIỆC TRÊN CÁC MÚI GIỜ KHÁC NHAU
Làm việc trong một múi giờ đôi khi còn khó khăn huống chi khác múi giờ nhau. Việc duy trì tiến độ công việc trong làm việc nhóm là bài toán khó đối với các doanh nghiệp các nhiều chi nhánh, trụ sở ở các nước.
“Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc cho một công ty có trụ sở tại Ấn Độ?”
Đó là câu hỏi bất ngờ khi phỏng vấn một startup mở văn phòng đầu tiên tại Mỹ. Mặc dù tôi biết công ty có trụ sở chính ở Mumbai, nhưng tôi đã không nghĩ rằng tôi sẽ làm việc với các nhân viên ở đó. Trước đại dịch, làm việc theo nhóm rải rác trên khắp thế giới vẫn là một điều hiếm thấy. Làm thế nào để tôi xoay sở để làm việc trên các múi giờ, nền văn hóa và văn phòng khác nhau?
May mắn cho tôi, tôi có một đội được trang bị tốt cho thử thách và dạy tôi rất nhiều trong suốt chặng đường. Dưới đây là một số bài học tôi học được khi làm việc với một nhóm phân tán cách nhau 9,5 giờ.
Nhóm phân tán là gì?
Phân tán, phân tán, từ xa — các điều khoản này áp dụng cho các nhóm gồm hai hoặc nhiều người làm việc ở các khu vực khác nhau, cho dù họ cách xa nhau năm dặm hay hai lục địa.
Có những ưu và nhược điểm đối với lực lượng lao động được phân phối. Chuyên nghiệp: nhóm của bạn bao gồm nhiều giờ kinh doanh thức hơn. Các đồng đội của tôi sẽ bắt đầu ngày của họ lúc 11 giờ sáng Giờ chuẩn Ấn Độ (IST) cho đến 9 giờ tối IST — 5: 30 sáng đến 3 giờ 30 chiều Giờ chuẩn Greenwich (GMT). Nhóm Hoa Kỳ của chúng tôi đã làm việc từ 9 giờ sáng theo giờ ET đến 5 giờ chiều theo giờ ET – 1 giờ chiều đến 9 giờ tối theo giờ GMT.
Điều đó có nghĩa là công ty của chúng tôi đã “thức” từ 5:30 sáng-9: 00 chiều giờ GMT, tổng cộng là 15 giờ trong ngày làm việc của chúng tôi. Điều này dẫn đến mức độ phủ sóng tốt hơn trong dịch vụ khách hàng, bán hàng, kỹ thuật và thậm chí là tiếp thị.
Tuy nhiên, nhược điểm là chúng tôi phải điều chỉnh giao tiếp của mình dựa trên thời gian trong ngày. Không đời nào tôi muốn gửi một email khẩn cấp cho đồng nghiệp khi bây giờ là 1:30 sáng ở Ấn Độ!
Khi nhóm của bạn làm việc ở các múi giờ khác nhau, bạn cần sử dụng đúng hệ thống phục vụ cho sự chênh lệch múi giờ. Nhóm của bạn sẽ phải học cách lùi lại cuộc trò chuyện tức thì và dựa vào các hình thức giao tiếp không đồng bộ chậm hơn. Tìm kiếm các quy trình phù hợp sẽ giúp giảm bớt khó khăn về thời gian, giao tiếp và tổ chức.
Cách quản lý múi giờ
Điều đầu tiên bạn cần làm là trở thành một chuyên gia về múi giờ — hoặc tìm một công cụ thực hiện điều đó cho bạn. Mọi người trong nhóm của chúng tôi đã sử dụng Hình minh họa trên các trình duyệt của chúng tôi để theo dõi thời gian trên khắp thế giới. Điều này đã giúp ngăn chặn những cuộc gọi khẩn cấp lúc 1:30 sáng và khuyến khích chúng tôi quản lý thời gian của mình trong thời gian trùng ca. Nó thậm chí còn được điều chỉnh thành Giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày — điều mà Ấn Độ không thực hiện!
Chúng tôi đặt ra tiêu chuẩn rằng các cuộc họp quan trọng sẽ chỉ diễn ra vào đầu ngày ở Mỹ / cuối ngày ở Ấn Độ. Điều này có nghĩa là không ai bỏ sót bất kỳ chi tiết ưu tiên cao nào và không có gì thay đổi khi bất kỳ ai “tắt máy”.
Lập kế hoạch và họp qua các múi giờ
Khi bạn có múi giờ trước mặt, việc quản lý các cuộc họp thật dễ dàng. Chia sẻ lịch email của chúng tôi và biết được sự sẵn sàng của mọi người đã giúp chúng tôi lập kế hoạch liền mạch cho các cuộc họp và 1:1.
Nhưng chúng tôi tập trung vào giao tiếp không đồng bộ hơn là ưu tiên các phản hồi ngay lập tức. Nói một cách đơn giản, giao tiếp không đồng bộ là một cuộc trò chuyện mà không phải tất cả mọi người đều có thể sử dụng cùng một lúc. Ví dụ, email là một giao tiếp không đồng bộ: không mong đợi một phản hồi ngay lập tức và mọi người có thể liên lạc vào thời gian của riêng họ.
Để giải quyết bất kỳ vấn đề nội bộ nào, chúng tôi đã sử dụng các công cụ như 15Five để phân phối xung nhịp hàng tuần cho người quản lý của chúng tôi, dẫn đến định hướng 1: 1 của chúng tôi.
Quản lý dự án
Khi bạn không có tùy chọn giao tiếp tức thì, bạn phải sáng tạo. Chúng tôi đã sử dụng vô số công cụ quản lý dự án để giữ cho tất cả các thời hạn và nhiệm vụ của chúng tôi đi đúng hướng:
MyXteam là một trong những mục tiêu của chúng tôi để quản lý dự án trong nhóm tiếp thị nội dung. Lịch biên tập của chúng tôi ở chế độ xem Lịch và mọi người có thể chỉ định người khác viết, chỉnh sửa và xuất bản blog khi họ vào. Sau đó, chúng tôi sử dụng Slack Power-Up ở MyXteam để thông báo cho nhóm thiết kế đồ họa của mình khi chúng tôi cần hình ảnh blog, ngay trong kênh Slack được chia sẻ của chúng tôi.
Figma đã giúp chúng tôi hỗ trợ thiết kế đồ họa và web trên các khu vực địa lý của chúng tôi khi chúng tôi xây dựng các trang đích và các yếu tố thiết kế mới. Chúng tôi có thể cung cấp phản hồi thông qua nhận xét và chú thích, chia sẻ thiết kế với các bên liên quan bên ngoài và xem thiết kế của chúng tôi ở các định dạng khác nhau. Quan trọng hơn, chúng tôi có thể tránh được các cuộc họp phê bình thiết kế đáng sợ kéo dài hàng giờ đồng hồ và luôn bao gồm cả các cuộc họp. nhiều. đầu bếp.
Chúng tôi là những người ủng hộ lớn cho Loom để mang đến nhiều công cụ hỗ trợ trực quan hơn cho giao tiếp không đồng bộ của chúng tôi. Công cụ video này cho phép ghi đồng thời máy ảnh và màn hình, chúng tôi đã sử dụng để cung cấp hướng dẫn, xem qua các báo cáo và khắc phục lỗi. Đối với những người học và giao tiếp bằng hình ảnh như nhà văn này, Loom là một món quà trời cho và đã giúp chúng tôi vượt qua những trở ngại trong giao tiếp.
Mẹo chuyên nghiệp: tích hợp Loom cho phép người dùng truyền màn hình và xem video trực tiếp trong MyXteam mà không cần phải chuyển đổi tab hoặc cửa sổ. Điều này là hoàn hảo khi chúng tôi cần cung cấp cập nhật trạng thái nhanh chóng ở giữa một dự án hoặc chia sẻ cách thực hiện.
Và điều đó chỉ chạm đến bề mặt của những công cụ hữu ích mà chúng tôi đã sử dụng. Nhóm của chúng tôi đã tìm thấy các ứng dụng thú vị như Kahoot và Psych! cho giờ xã hội. Chúng tôi đã sử dụng TriNet để quản lý quy trình làm việc nhân sự của mình. Và chúng tôi đã cùng nhau quản lý việc phân bổ dịch vụ khách hàng của mình bằng Hubspot và Zendesk.
Kết nối mọi người trên khắp thế giới
Tất nhiên, quản lý khoảng cách không chỉ là quản lý dự án. Đồng đội cũng cần phải hình thành mối quan hệ và kết nối! Và khi bạn làm việc giữa các nền văn hóa, điều đó đòi hỏi phải khéo léo hơn. Đội ngũ nhân sự và lãnh đạo của chúng tôi đã ưu tiên việc hòa mình vào văn hóa để giúp chúng tôi tìm thấy điểm chung. Ví dụ, nhóm của chúng tôi ở Ấn Độ đã gửi cho chúng tôi những món quà Diwali và hướng dẫn chúng tôi về những truyền thống mà nếu không chúng tôi sẽ không biết. Và nhóm Hoa Kỳ của chúng tôi đã gửi những món quà Bí mật của Ông già Noel để lôi kéo nhóm của Ấn Độ tham gia cuộc vui.
Ngoài những ngày nghỉ lễ, chúng tôi đã nhấn mạnh đến các kênh “water cool” trong Slack để giúp mọi người trò chuyện. Kênh âm nhạc của chúng tôi khám phá heavy metal, techno, Bollywood và rock cổ điển. Kênh thú cưng của chúng tôi giới thiệu mèo, chó và rắn từ khắp nơi trên thế giới. Và kênh ngẫu nhiên của chúng tôi bao gồm các sự kiện thú vị, câu đố, tin tức và khiếu nại. Chúng tôi luôn kết nối với tư cách là đồng nghiệp và mọi người, điều này khiến chúng tôi làm việc tốt hơn cùng nhau.
Rút ngắn khoảng cách
Trong vòng chưa đầy một năm làm việc trên khắp các châu lục, nơi làm việc của tôi đã chế tạo được một cỗ máy được bôi dầu tốt để hoạt động cho tất cả các nhóm của chúng tôi. Điều thú vị là có tất cả các hệ thống này có nghĩa là khi đại dịch xảy ra, chúng tôi đã chuẩn bị nhiều hơn cả. Chúng tôi biết cách giao tiếp không đồng bộ, chúng tôi là chuyên gia Zoom và kỹ năng quản lý dự án của chúng tôi là hàng đầu.
Các công cụ như MyXteam cho phép chúng tôi xây dựng một không gian làm việc chung, nơi tất cả chúng tôi có thể giao tiếp trong thời gian của riêng mình, từ chính ngôi nhà của chúng tôi. Trên thực tế, nó thậm chí còn khiến công việc trở nên vui vẻ và trôi chảy hơn. Tôi sẵn sàng nói rằng tôi sẽ luôn sẵn sàng làm việc với một nhóm quốc tế và sẽ không bao giờ mất cảnh giác trước câu hỏi về việc làm việc trên toàn cầu một lần nữa.
