Flow chart quan trọng thế nào đối với doanh nghiệp?
Với những người mới bắt đầu cùng công việc như thuyết trình, diễn giải… chắc chắn học vẽ lưu đồ flow chart là điều hết sức cần thiết, nhất định phải biết. Vậy flow chart là gì? Vai trò hay mục đích của flow chart như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu các thắc mắc này trong nội dung dưới đây.
Khái niệm flow chart
Flow chart là lưu đồ hay sơ đồ quy trình, hiểu đơn giản chúng là dạng sơ đồ truyền tải thông điệp, nội dung bất kỳ theo hình vẽ có kết nối với nhau. Chẳng hạn như sơ đồ cây cũng là một dạng của flow chart.
Nội dung mà lưu đồ flow chart biểu thị rất đa dạng, không giới hạn có thể là thuật toán, quy tắc, quá trình, mô hình làm việc, bộ máy làm việc… Tất cả sẽ được phân thành từng tầng, từng lớp từ cái bao quát đến cái cụ thể nhất, được kết nối với nhau bằng mũi tên. Tức là các nội dung trong flow chart có liên hệ mật thiết cùng nhau.
Lưu đồ được sử dụng trong phân tích, thiết kế, lập tài liệu hoặc quản lý một quy trình, chương trình thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Flow chart là lưu đồ hay sơ đồ dòng chảy, sơ đồ quy trình.
Có những loại lưu đồ flow chart nào?
Có nhiều loại sơ đồ quy trình khác nhau với các tập hợp các hộp và ký hiệu riêng. Trong đó, hai loại fphổ biến nhất chính là:
· Lưu đồ tài liệu: Hiển thị các luồng tài liệu thông qua một hệ thống;
· Lưu đồ dữ liệu: Hiển thị các luồng dữ liệu trong hệ thống;
· Lưu đồ hệ thống: Hiển thị các điều khiển ở cấp độ vật lý hoặc tài nguyên;
· Lưu đồ chương trình: Hiển thị các điều khiển trong một chương trình trong hệ thống;
Hiện nay, flow chart đã có rất nhiều biến thể, chẳng hạn như: Sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết, sơ đồ triển khai, sơ đồ nhiều cấp…
Ưu điểm của lưu đồ flow chart
Được biểu thị bằng chữ viết xúc tích, ngắn gọn dưới dạng hình ảnh theo sơ đồ kết nối với nhau, dễ hiểu, dễ tiếp thu và ghi nhớ. Chính vì vậy, người xem có thể dành thời gian ngắn để nắm rõ cả một quy trình, tiết kiệm rất nhiều công sức tìm hiểu, đổi lại người thực hiện lưu đồ phải thực sự tỉ mỉ và chính xác.
Một nội dung dài dòng và rườm rà có thể được biểu thị ngắn gọn trên sơ đồ quy trình flow chart giúp người diễn thuyết, giảng viên dễ dàng hơn trong việc truyền tải nội dung đến người nghe.
Lưu đồ còn tăng tính đa dạng, sinh động và trực quan cho nội dung diễn thuyết, trình bày trước mọi người.
Với những người ngoài ngành, lướt qua flow chart cũng giúp họ nắm bắt được các thông tin quan trọng và hiểu được một vài phần một cách đơn giản hơn thông qua văn bản thuần.
myXteam – Lập kế hoạch kinh doanh (Business model canvas)
Cách sử dụng
Có nhiều tình huống mà bạn có thể sử dụng flow chart để mang đến hiệu quả tối ưu, đặc biệt là việc muốn lý giải các bước trong một quy trình, các nhóm dữ liệu trong hệ thống, các đối tượng trong cùng nhóm… Lấy ví dụ như một người cần lý giải về bộ máy hoạt động của công ty, flow chart với từng phòng ban, bộ phận cụ thể sẽ là một phương án tuyệt vời.
Ngoài ra, còn rất nhiều cách để tận dụng sơ đồ quy trình flow chart khác như:
– Thể hiện quá trình nghiên cứu hay cải tiến công trình, dự án;
– Ghi lại quá trình phát triển sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng…
– Quy trình thực hiện;
– Khi lập kế hoạch dự án;
Lưu đồ rất cần thiết trong quá trình giảng dạy, thuyết trình.
Quy tắc vẽ lưu đồ flow chart?
Nghe có vẻ đơn giản nhưng để vẽ một lưu đồ flow chart đúng nghĩa, bạn phải thực hiện nó theo quy tắc với các kí hiệu riêng được quốc tế công nhận. Dưới đây là các kí hiệu riêng trong sơ đồ quy trình:
– : Thể hiện 1 bước trong quy trình, nội dung chi tiết của bước thực hiện được viết bên trong hình chữ nhật. Chỉ có một mũi tên đi ra khỏi hộp.
– Dùng để chỉ hướng của dòng chảy từ một bước hoặc quyết định khác, kết nối các bước với nhau.
– Thể hiện nghi vấn hay câu hỏi, nội dung được được viết ở trong hình kim cương. Thường thì câu trả lời là “có” và “không.”, có một hoặc nhiều mũi tên xuất phát từ hình kim cương này.
– Trì hoãn.
– Thể hiện liên kết đến một trang khác.
– Đầu vào hoặc đầu ra.
– Tài liệu.
– Thay thế cho điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Các bước để bắt đầu vẽ một lưu đồ
– Hình dung sơ đồ trước để bắt đầu xác định loại flow chart;
– Đặt tiêu đề trước cho lưu đồ, viết trên cùng trang;
– Xác định rõ phạm vi nội dung của lưu đồ để tránh dài dòng, dư thừa nội dung;
– Viết thứ tự các bước, các chi tiết ra giấy nháp trước để vẽ chính xác hơn;
– Sắp xếp các nội dung, các bước, các hoạt động theo trình tự thích hợp, chính xác.
– Tham khảo ý kiến từ người có chuyên môn để nội dung chính xác nhất.
Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp bạn tận dụng tốt nhất lưu đồ flow chart để truyền tải thông điệp, nội dung cần thiết đến mọi người một cách chính xác, nhanh chóng.
