PHẦN 1: QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Quản lý dự án

Các dự án hiện nay rất đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất, công nghệ thông tin… Nhưng chung quy lại những dự án này đều hoạt động dựa trên những nguyên tắc chung và bản chất của chúng là tương đồng, vậy chúng ta đã thực sự hiểu quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là tập hợp các hành động nhằm quản lý tất cả các khía cạnh của một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Nó bao gồm lập kế hoạch, điều phối thực hiện, giám sát quá trình thực hiện và đánh giá sau triển khai. Trong quá trình thực hiện người quản lý dự án và đội ngũ của mình luôn hướng tới đạt được mục tiêu đồng thời đảm bảo tiến độ, chi phí cũng như nguồn lực dự án.

Quản lý dự án thông qua các công cụ đảm bảo sự truyền đạt tốt tới những người có liên quan để xử lý công việc trong khoảng thời gian và ngân sách cho phép. Trong quá trình thực hiện dự án cần kết hợp áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cá nhân của các thành viên vào hoạt động để đáp ứng yêu cầu công việc được giao và mục đích dự án. Để hiểu sâu về quản lý dự án ta cần tìm hiểu thêm về các yếu tố khác hình thành nên nó.

Các định nghĩa hình thành quản lý dự án?

Cơ cấu dự án:

Là sự phân chia trách nhiệm, công việc cho từng thành viên trong dự án dựa vào năng lực, trình độ mà họ đang đạt được.

Quy trình dự án:

Là các bước được sắp xếp, lên kế hoạch và thực hiện có tuần tự nhằm tiến hành và giải quyết các vấn đề nảy sinh xung quanh một dự án. Theo chuẩn, quy trình dự án thường gồm năm bước :“Thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án”.

Đặc tính dự án:

Một dự án luôn thể hiện thông qua 3 đặc tính cơ bản “Chi phí – Nhân lực – Hiệu quả” các đặc tính thể hiện cho các mục tiêu mà đội dự án đang hướng tới, nó có sự ràng buộc lẫn nhau đòi hỏi nhà quản lý phải xem xét trước khi đưa ra quyết định. Các đặc tính thể hiện mục tiêu của dự án.

Mục tiêu dự án:

Là các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng dự án trong phạm vi chi phí, thời gian và ngân sách cho phép.

PHẦN 2: CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Mỗi dự án giống như một tòa nhà 5 tầng và việc triển khai hướng tới mục tiêu giống như leo lên chiếc cầu thang mà không có chiếu nghỉ. Để đến được điểm đích, nhà quản lý cùng đội của mình phải không ngừng nỗ lực và kiên trì leo lên mỗi bậc thang – nhìn lại những gì mình đã qua – điều chỉnh – tiếp tục bước các bậc tiếp theo cho tới khi đến đích. Mỗi tầng của tòa nhà là các giai đoạn mà dự án phải trải qua, kết quả đạt được phụ thuộc bạn đã vượt qua các giai đoạn ấy như thế nào.

Chi tiết 5 giai đoạn cơ bản để triển khai thành công một dự án:

Thiết lập dự án:

Ở giai đoạn này cần xây dựng được ban quản trị dự án, đưa ra mục tiêu cụ thể và đánh giá tính khả thi của dự án. Song song, đây là thời điểm các thành viên cùng đưa ra ý tưởng để bắt đầu dự án một cách thuận lợi, xem xét phạm vi và nhu cầu về nguồn lực, tài chính giúp đạt được kết quả mong đợi.

Lập kế hoạch dự án:

Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án. Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại. Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhà quản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi và hành trang. Một bản kế hoạch có thể thay đổi về lộ trình nhưng điểm đến thường ít biến động, nhà quản lý và đội của mình có thể linh hoạt điều chỉnh các hành động tuy nhiên phải đảm bảo thời gian và trong giới hạn tài chính cũng như nguồn lực.

Thực thi dự án:

Ở giai đoạn này, nhà quản lý cần phân chia công việc, cơ cấu dự án, truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm cho mỗi cá nhân và nhóm. Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định. Đây là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên tham gia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽ như nguồn lực, thời gian, chi phí. Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng. Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu.

Kiểm soát dự án:

Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh. Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian. Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.

Kết thúc dự án:

Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định. Tuy nhiên với tất cả các trường hợp kết thúc dù vì lý do gì, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý lúc này là xem xét một cách có thứ tự các giai đoạn triển khai của dự án, đánh giá và so sánh với mục tiêu.

Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm 5 để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.

Ở mỗi giai đoạn của dự án, đội dự án đều có những hành động khác nhau, sử dụng những kỹ năng khác nhau và sau khi hoàn thành cần có những rà soát, đánh giá để xác định có nên tiến tới giai đoạn tiếp theo hay phải trải qua một quá trình sửa đổi. Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án.

PHẦN 3 : THỰC THI XÂY DỰNG TIẾN ĐỘ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

Một trong những trở ngại đặt ra là các thành viên của một nhóm làm dự án thường phải làm việc với nhiều nhà quản lý dự án có cách xây dựng và theo dõi tiến độ khác nhau. Tôi thường nghe mọi người phàn nàn rằng tại sao các nhà quản lí dự án không có cách làm việc giống nhau? Nếu bạn từng nghe thấy lời phàn nàn này thì có lẽ đã đến lúc bạn phải xem lại cách bản thân cũng như nhóm của mình xây dựng tiến độ dự án như thế nào. Có lẽ bạn đang không xây dựng kế hoạch làm việc của nhóm theo những bước xuyên suốt và hiệu quả. Để khắc phục điều này, hãy tham khảo.

6 Bước thực thi

Bước 1: Xác định những hành động đưa vào tiến độ

Hãy thiết lập hệ thống mục tiêu rồi chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ làm việc cho chúng. Hãy xem xét từng gói công việc và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói công việc đó. Ví dụ gói công việc của bạn trong dự án là “Thiết lập cấu hình phần cứng mới của máy tính”, vậy thì các hoạt động bạn cần để lập tiến độ sẽ bao gồm: “Thiết lập cấu hình mạng”, “Cài thẻ Video”, “Cài đặt các ứng dụng” và rồi “Cài đặt trình duyệt email”.

Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động

Bạn có nhớ hồi mẫu giáo, chúng ta hay được cho những miếng xếp hình và phải tìm cách sắp xếp chúng theo một thứ tự nhất định không? Khi sắp xếp tiến độ các hành động bạn cũng nên tư duy một cách tương tự, trong đó mỗi một bức tranh ở trên sẽ đại diện cho một hành động, vậy thì hành động đầu tiên, thứ hai, thứ ba là gì, v.v.. Đây chính là mục đích của bước thứ hai. Chúng ta sẽ lên thứ tự công việc bằng cách sắp xếp chúng theo một tuần tự nhất định.

Ví dụ, có thể bạn sẽ cần phải cài thẻ video trước rồi thiết lập cấu hình mạng, sau đó cài đặt các phần mềm, cuối cùng mới là cài đặt trình duyệt Email. Trong một số trường hợp, hai hay nhiều hành động có thể được thực hiện song song. Như trong ví dụ trên, bạn có thể cài đặt email trong khi các ứng dụng khác đang được cài để tiết kiệm thời gian.

Đây là bước để chúng ta nhìn vào các việc phụ thuộc về mặt tiến độ như có hành động phải kết thúc rồi mới bắt đầu hành động khác, có khi hành động bắt đầu cùng nhau, có khi hành động kết thúc cùng nhau, v.v nhằm tìm ra những mối quan hệ giữa hành động này với hành động khác.

Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động

Bước thứ ba này đòi hỏi bạn phải định lượng được những nguồn lực cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng được số thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động. Các nguồn tài nguyên này cần được chọn lựa từ trước khi bạn tính đến lượng thời gian thực hiện các hoạt động đó.

Bước 4: Đánh giá thời gian cần cps để thực hiện các hành động.

Bước này đòi hỏi bạn và nhóm của mình phải phân tích sẽ mất bao lâu để hoàn thiện được một hành động trong kế hoạch. Bạn có thể sử dụng một số công cụ sau để làm việc này: Tham khảo ý kiến chuyên gia: Tham khảo ý kiến của một người đã có kinh nghiệm và thành thạo trong việc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định.

So sánh các dự án tương đương: Đây là cách tiếp cận thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức, từ đó dự đoán một hành động nên được thực hiện trong bao lâu. Ước lượng tham số hóa (Parametric Estimating): Việc này chỉ đơn giản là nêu lên một ước tính.

Ví dụ, bạn có thể biết rằng trung bình cần mất đến 10 phút để cài một phần mềm. Vậy nên, nếu quá trình cài đặt gồm 6 phần mềm khác nhau thì bạn có thể dùng ước lượng tham số hóa để ước tính rằng bạn phải mất đến 60 phút (6 phần mềm x 10 phút) để cài hết tất cả các phần mềm.

Đánh giá 3 điểm: Trong một số trường hợp khác thì có thể dùng phân tích PERT (Project Evaluation and Review Technique), đây là một công cụ rất hữu ích để đánh giá được thời gian của một hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trọng số của thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, khả thi và lạc quan. Ước tính này có công thức sau:

(Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + Thời gian khả quan) / 6

Bước 5: Xây dựng tiến độ

Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường tới hạn (Critical Path Method), phương pháp đường tới hạn (Critical Path Method) là một kỹ thuật mạng dùng một ước tính thời gian chính xác để tính toán thời lượng, thời gian dự trữ công việc hay thời gian trì hoãn, và đường tới hạn. Phương pháp này có 4 đặc điểm tiêu biểu:

• Tất cả các gói công việc phải được đặt vào một sơ đồ mạng.
• Các gói công việc trên sơ đồ mạng phải được sắp xếp tuần tự sao cho thể hiện được tất cả các phụ thuộc và đường đi đến kết thúc.
• CPM mang tính tiền định ở chỗ nó chỉ dùng một ước tính thời gian chính xác chứ không dùng 3 ước tính để tính toán thời lượng, và do đó có khả năng theo dõi phần trăm hoàn thành với một mức độ chính xác hợp lý.
• Cuối cùng, cần phải tính toán thời gian dự trữ (Float) hay thời gian trì hoãn (Slack) cho mỗi gói công việc và tính toán đường tới hạn. Phương pháp đường tới hạn rất có ích cho những dự án đã từng làm trước đó, cho phép ước lượng thời gian với độ chính xác hợp lý

Một khi tiến độ dã được xây dựng thì nó sẽ trở thành khung tham chiếu để đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch này.

Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

Bước cuối cùng này bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã được đề ra. Bước này sẽ được thực hiện xuyên suốt cả dự án và sẽ đảm bảo rằng tất cả các công việc đạt được đều trùng khớp với những kế hoạch được đề ra. Việc quản lý tiến độ đòi hỏi việc sử dụng hệ thống báo cáo tiến độ, hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ, ví dụ như việc sử dụng yêu cầu thay đổi tiến độ , quản lý công việc và các phương pháp phân tích khác để xác định có cần thêm hoạt động gì để đưa tiến độ đi đúng quỹ đạo của nó hay không.

PHẦN 4: LỢI ÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN ONLINE

Các phần mềm, ứng dụng hoạt động dựa trên nền tảng đám mây đã không còn mới lạ với người dùng thông thái hiện nay. Ngày càng có nhiều sự ưu tiên cho giải pháp này bởi những lợi ích nó mang lại đủ hấp dẫn để chuyển từ hình thức truyền thống sang sử dụng điện toán đám mây.

Với các doanh nghiệp, việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào làm công cụ nâng cao năng lực cạnh tranh đang dần trở nên tất yếu, nhờ đó giúp giảm thiểu chi phí, tối ưu nguồn lực, cải thiện năng suất và tăng hiệu quả quản lý. Vì sao phần mềm quản lý dự án online là một lựa chọn tối ưu hiện nay? Cùng tham khảo những lợi ích tuyệt vời nó mang lại.

Truy cập 24/7

Nói đến trực tuyến, với bất kể ứng dụng nào cũng vậy – nó đáp ứng việc người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Tận dụng tối đa thời gian và hỗ trợ bạn xem xét công việc một cách nhanh nhạy nhất. Trong quản lý dự án, việc một vấn đề phát sinh ngoài ý muốn là điều không tránh khỏi, chắc chắn bạn sẽ cần tới một phần mềm giúp bạn nhìn rõ vấn đề dự án của mình bất kể khi nào, ở đâu. Tận dụng khoảng thời gian trên xe hay ít phút trong thang máy để xem qua tình hình dự án từ sơ đồ Gantt mà phần mềm đem lại.

Đa nền tảng

Tất nhiên để quản lý dự án mọi lúc mọi nơi bạn sẽ cần đến một phần mềm thích hợp trên nhiều thiết bị. Với phần mềm quản lý dự án online, bạn có thể xem toàn bộ các nghiệp vụ trong dự án thông qua cách trình bày khoa học, giao diện đẹp và tương thích đa dạng từ laptop, điện thoại đến ipad. Cải thiện làm việc nhóm Đây cũng là một trong các lý do giúp phần mềm quản lý dự án online trở thành một trong các ứng dụng được vận hành thông dụng nhất. Cộng tác luôn là yếu tố trọng tâm trong một dự án.

Thông qua ứng dụng quản lý dự án online, các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc, tương tác cùng nhau ở bất cứ nơi đâu. Hãy tưởng tượng mọi thành viên cập nhật hoặc thông báo theo thời gian thực thông qua cảnh báo thông minh, họ có thể chia sẻ thông tin với nhau trên các cấp độ hợp tác khác nhau mà bạn thiết lập. Bạn không lo lắng rằng sự thiếu liên kết thông tin hay thiếu liên kết giữa các thành viên làm ảnh hưởng đến việc thực thi hay ra quyết định.

Tiết kiệm tài nguyên

Không chỉ dừng lại ở việc giúp bạn tiết kiệm chi phí triển khai, lắp đặt phần mềm mà còn giúp bạn hạn chế phát sinh cả những tài nguyên thiết yếu khác như thời gian, nhân lực. Tại sao? Như các lợi ích trên cho thấy bạn đã tiết kiệm được khá lớn quỹ thời gian của mình vào việc di chuyển giữa các bộ phận, đối tác trong dự án, tiết kiệm thời gian liên lạc và chờ xử lý thông tin.

Bên cạnh đó bằng việc quản lý đa nhiệm trên một ứng dụng duy nhất giúp bạn quản lý nhiều dự án, theo dõi chúng trực tuyến mà không cần phân chia công việc cho nhiều người ở nhiều cơ sở quản lý khác nhau. Hơn nữa, thông qua ứng dụng online, bạn có thể quản lý nguồn lực dự án hiệu quả, chủ động trong việc phân bổ nhân sự kịp thời, và hợp lý.

Triển khai nhanh

Cùng điểm khởi đầu, một phần mềm quản lý dự án online sẽ sớm được bàn giao sau triển khai trong khi với các dự án truyền thống đang ở điểm khảo sát. Ngay sau khi hoàn tất đăng kí và thanh toán, bạn sẽ được cung cấp tài khoản truy cập vào hệ thống và bắt đầu tự mình trải nghiệm ứng dụng.

Sự phụ thuộc dự án

Một dự án thường bao gồm tập hợp các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Thời gian hay nguồn lực đầu tư cho công việc này là cơ sở để lên kế hoạch cho công việc kia. Nó giống như những giới hạn mà một dự án phải tuân theo nhưng có thể được điều chỉnh theo hoàn cảnh và phải đảm bảo mục tiêu.

Nếu thiếu khoa học trong khâu phân bổ các công việc phụ thuộc trong kế hoạch triển khai, dự án có khả năng trở nên phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Bên cạnh mối quan hệ giữa các công việc trong một dự án, không thể không đề cập đến sự phụ thuộc giữa các dự án với nhau. Bởi lẽ, ít nhiều các dự án đều có chung lĩnh vực, phạm vi tác động và quan trọng hơn cả là cùng triển khai dựa trên nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp.

Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ các yếu tố chung có khả năng gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng triển khai giữa các dự án. Xử lý các bài toán này như thế nào? Ứng dụng phần mềm quản lý online vào giải quyết vấn đề cho phép bạn thiết lập một kế hoạch công việc cùng với thông tin phụ thuộc giữa các công việc trong và ngoài dự án. Khi một công việc thay đổi tiến độ, người phụ trách các công việc có phụ thuộc, liên quan với nó sẽ nhận được thông tin một cách kịp thời.

Tiến độ công việc theo đó cũng tự động điều chỉnh theo mối quan hệ phụ thuộc đã thiết lập. Cùng với đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý online góp phần giúp nhà quản lý có được kế hoạch nguồn lực dự trữ hiệu quả nhất.

Cơ sở thời gian thực

Với vai trò của nhà quản lý dự án, bạn phải kiểm soát song song, đồng thời nhiều công việc trên một quỹ thời gian thực nhất định. Phân bổ nguồn lực tối ưu sẽ giúp dự án đạt năng suất cao hơn, tiết kiệm hơn. Để làm được bạn cần biết thời gian thực một nhân viên cần để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất, từ đó có cơ sở điều chỉnh – phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Bên cạnh đó nó còn hình thành nên cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch theo dự tính thời gian hoàn thành dự án.

Chuyển đổi giữa các dự án

Phần lớn các nhà quản lý dự án cho rằng họ gặp trở ngại trong việc chuyển đổi giữa các dự án, phải mất khá nhiều thời gian để hình dung lại toàn bộ bối cảnh một dự án đã được tạm dừng trước đó khá lâu và việc tập hợp lại tất cả các tài liệu liên quan sẽ tốn nhiều công sức. Phần mềm quản lý dự án online hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt giữa các dự án thông qua các tab trên giao diện dễ nhìn, cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu mà trước đó bạn đã thiết lập.

Dựa vào các ghi chú được nhắc lại, bạn sẽ nhanh chóng bao quát toàn bộ thực trạng của dự án, những vấn đề còn tồn đọng và lập tức bắt tay vào triển khai một cách dễ dàng. Ngoài ra, với phần mềm này bạn có thể tận dụng khai thác nguồn nhân lực giữa các dự án và điều chuyển họ linh hoạt, tăng giá trị lao động và cải thiện năng suất.

Tăng năng suất

Xâu chuỗi lại các lợi ích đã liệt kê bạn sẽ thấy hiệu ứng cuối cùng mà bạn nhận được đó là cải thiện tối đa hiệu suất trong công tác quản lý dự án. Không nằm ngoài khả năng, phần mềm quản lý dự án online đã chứng minh tính hiệu năng trong xử lý công việc giúp đội dự án lên kế hoạch, thực thi hiệu quả, kiểm soát tốt và hoàn thành đúng mục tiêu nhờ năng suất được cải thiện đáng kể.

ỨNG DỤNG MYXTEAM QUẢN LÝ DỰ ÁN MỌI LÚC MỌI NƠI

• Công nghệ điều hành quản lý công việc, làm việc nhóm từ xa myXteam bạn có thể điều khiển công ty từ xa, giao việc tương tác với nhân viên với công việc mọi lúc mọi nơi, thông qua việc báo cáo tự động Notification. Bạn sẽ biết được tất cả diễn biến công việc, nhân viên dù bạn đang ở ngoài trong thời gian thực.
• Quan trọng hơn hết với myXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email – Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống . Chúc quý công ty Ứng dụng myXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động Quản lý dự án