Hầu hết các phương pháp cải thiện năng suất làm việc sẽ cung cấp cho bạn những công cụ để giải quyết từng dự án cụ thể hoặc tổ chức lại danh sách công việc. Tuy nhiên, với phương pháp Kaizen – được dịch ra tiếng Anh là “Good change” (sự thay đổi tốt) – một kỹ thuật dựa vào tâm lý để tăng năng suất của người Nhật được giới thiệu ngay sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp lại gần như tất cả mọi thứ bạn làm.

Một cách ngắn gọn, Kaizen nghĩa là “một sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ“và cách tư duy này bạn có thể áp dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi hoàn cảnh.

Kaizen không hẳn là một “hệ thống” cải thiện năng suất công việc mà bạn muốn sử dụng để tổ chức lại to-do list và nó dường như là một triết lý về tâm lý. Không giống với phương pháp Getting Things Done (GTD) hay  kỹ thuật Pomodoro Kaizen là cách tư duy và tổ chức mọi thứ – từ cách bạn làm việc cho tới cách làm việc theo nhóm.

Vậy phương pháp Kaizen cụ thể như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn. Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung rằng làm những thứ theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt, đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn.

Được truyền cảm hứng bởi những phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc đến từ phương Tây, Kaizen xuất hiện cũng đồng nghĩa với những nỗ lực trên toàn công ty nhằm cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.
Sự cải tiến có tính liên tục này có thể được tách thành 6 bước:

1.   Tiêu chuẩn hóa (Standardize):

Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.

2.   Đo lường (Measure):

Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra.

3.   So sánh (Compare):

So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?

4.   Cải tiến (Innovate):

Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.

5.   Tiêu chuẩn hóa (Standardize):

Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.

6.   Lặp lại (Reapeat): 

Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.
Nghe có vẻ mất thời gian và rối rắm nhưng đây là một phần trong cách tiếp cận mang tính chất tâm lý về công việc hoặc văn hóa doanh nghiệp (hoặc đội nhóm). Nếu tìm kiếm những cách tốt hơn để làm mọi thứ hoặc bạn luôn sẵn sàng thử nghiệm thì đây chỉ là một bước tiến để chính thức hóa quy tắc và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ.

Hiển nhiên, Kaizen không thay đổi những thứ mà bản chất luôn tự thay đối. Đây là một quá trình cải tiến liên tục, thận trọng và những thay đổi không thực sự dành cho bạn những phần thưởng mà bạn không hề tạo ra. Sau cùng, năng suất vừa có lợi vừa có hại. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để làm những điều mới và tìm kiếm những công cụ mới hơn là thực sự tập trung làm việc.’

Hãy nhớ rằng, hệ thống năng suất làm việc tốt nhất là hệ thống mà có thể giúp bạn hoàn thành mọi thứ và những ứng dụng tốt nhất chính là những app mà bạn thực sự sử dụng. Đừng bao giờ quên điều này khi tìm cách tối ưu hóa công việc.
Kaizen liên quan đến mỗi thành viên trong việc thay đổi. Kaizen tập trung vào việc xác định các vấn đề tại nguồn, giải quyết vấn đề tại nguồn và thay đổi các tiêu chuẩn để đảm bảo vấn đề đó dược giải quyết tận gốc.

Phương pháp Kaizen và công cụ 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

• Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
• Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
• Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.

Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp

1. Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…
2. Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
3. Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
4. Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
5. Xây dựng văn hóa công ty.

Phương pháp Kaizen: Hệ thống sản xuất của Toyota

Toyota sử dụng Kaizen như là một trong những nguyên tắc kinh doanh cốt lõi của tập đoàn. Một câu chuyện rất nổi tiếng rằng Toyota cam kết thực hiện các cải tiến liên tục tới mức mà bất kỳ một công nhân nào làm việc tại dây chuyên lắp rắp của doanh nghiệp sản xuất ô tô này cũng có thể ngừng làm việc tại một công đoạn nào đó, bất kể thời gian, để phát hiện ra vấn đề trong sản xuất, sửa lỗi hoặc đề nghị với quản lý giải pháp tốt hơn để làm những thứ giúp giảm thiểu lãng phí hay cải tiến hiệu suất.

Toàn bộ câu chuyện diễn ra như sau: Những người nằm trong ban điều hành của một công ty sản xuất ô tô của Mỹ trong một lần tới thăm Toyota đã tìm cách để biết được làm thế nào mà các đối tác Nhật Bản lại có thể sản xuất ra nhiều chiếc xe như vậy chỉ với rất ít tài nguyên lãng phí và lỗi xảy ra. Trong khi đó, các phân xưởng của họ vẫn duy trì năng suất cao nhưng lại xảy ra khá nhiều lỗi ở giai đoạn cuối cùng trong dây chuyền (và đến lúc đó mới phát hiện được) chẳng hạn như cửa được hàn không chắc, các bánh xe bằng thép không khớp với nhau hay các chốt cửa được đặt sai vị trí – sau đó, những chiếc xe đều bị tháo rời ra để sửa lỗi và lắp ráp trở lại. Chi phí sẽ cao hơn rất nhiều so với việc lỗi được sửa ngay lập tức hoặc không bao giờ xảy ra lỗi ở khâu đầu tiên.

Những người này đã quan sát quá trình sản xuất của Toyota trong thực tế và rất bất ngờ về cách mà dây chuyền này được vận hành. Thật không thể tin được khi một công nhân bất kỳ đều có khả năng tạm dừng dây chuyền mà không cần sự chấp thuận của quản đốc chứ chưa nói đến chuyện phải đề xuất lên quản lý theo như chính sách hay các thủ tục đã được quy định sẵn.

Việc trao thưởng những nhân viên đã sửa được lỗi cũng được thực hiện ngay lập tức – ngay cả khi đó không nằm trong vai trò của họ – cũng chưa bao giờ được nghe tới, đặc biệt là khi logic thông thường ở thời điểm đó là “bất kể có chuyện gì xảy ra cũng không bao giờ được ngừng dây chuyền”. Sau khi trở về Mỹ, những người được tới thăm Toyota đã áp dụng quy trình này, họ bắt đầu thưởng cho những người tìm ra được những giải pháp tốt hơn để làm việc cùng nhau hay hoàn thành công việc xuất sắc và họ cũng thưởng cho những người có chất lượng làm việc tốt hơn thay vì làm được nhiều việc.

Những nguyên lý đó giờ đây đã trở thành nền tảng cốt lõi của phương pháp Kaizen như một triết lý về năng suất làm việc. Một khi đã được áp dụng, mục tiêu đó là làm việc tốt hơn chứ không phải là làm nhiều việc (giống như làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn). Tương tự, điều quan trọng ở đây là tạo ra thời gian để tìm kiếm các cải tiến và tối ưu hóa.
Kaizen rất dễ để thực hiện. Vì nó thiên về triết lý tinh thần hơn là một phương pháp thực sự nên chẳng hề có công cụ/kế hoạch/giải pháp cụ thể. Thay vào đó, hãy khiến Kaizen phù hợp với bạn bằng cách thay đổi cách tiếp cận với công việc. Kaizen không chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp mà còn phù hợp với từng người.

Mấu chốt ở đây vẫn là tìm cách dành ít thời gian cho những thứ bạn phải làm và dành nhiều thời gian hơn cho những thứ bạn muốn làm.

Phương pháp Kaizen, nguyên tắc một phút
Bạn đặt ra một kế hoạch tập thể thao, học ngoại ngữ, nấu ăn, đi bộ, trò chuyện với người nước ngoài… nhưng chỉ hăng hái được một vài buổi đầu tiên.
Điều này quá bình thường bởi vì đa phần, chúng ta đều đặt quyết tâm để đạt được mục tiêu nhưng lại nhanh chóng thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Lúc này, nhiều người tìm cách bào chữa cho bản thân rằng chưa sẵn sàng, thiếu sự hỗ trợ và sẽ làm chúng vào tuần sau, tháng sau hay một ngày nào đó gần nhất.

Đằng sau những sự thất bại đó có thể là do bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn, thói quen khó thay đổi hay bạn cảm thấy chán ngán với những trách nhiệm.
Trong triết lý Kaizen có “nguyên tắc một phút” rất lý tưởng để bạn chữa trị bệnh lười này. Nội dung chính của ý tưởng là một người hãy thực hiện việc gì đó trong vòng một phút vào cùng một thời điểm của mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất một số bước đi nhỏ giúp bạn hoàn thiện chính mình, chẳng hạn:

• Mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau và cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó.
• Mỗi ngày đọc một trang sách văn học, kinh tế, khoa học…
•  Mỗi ngày giảm một điếu thuốc.
• Mỗi ngày dành 1 phút để tập trung vào hơi thở.
• Mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản.

ỨNG DỤNG KAIZEN VỚI MYXTEAM

Áp dụng vào trong quy trình công ty, Kaizen có thể ứng dụng bạn từ quy trình quản lý giấy tờ, quản lý dự án , marketing, nhan sự, đào tạo dễ dàng hơn với việc tạo task, chia nhỏ công việc, và liên tục cải tiến với việc đánh giá tiến độ thường xuyên.

Myxteam là công cụ cần thiết để bạn ứng dụng kaizen để quản lý, có có tầm nhìn rõ ràng về việc cải tiến nâng cao hiệu quả lảm việc
MyXteam giúp bạn quản lý tập trung:

•  Quản lý toàn bộ các ghi chú, ý tưởng, tập tin, hình ảnh và văn bản (Google Docs, MS Office, PDF,…).
• Tổ chức và sắp xếp thông tin, các dự án và không gian làm việc một cách thông minh, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm những gì bạn cần. Không lãng phí thời gian vào tìm kiếm email.
• Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm, các thành viên cũng dễ dàng biết chính xác nơi để xem xét và lưu trữ tất cả mọi dữ liệu cần cho công việc chung.
• Lên lịch làm việc, sắp xếp danh sách các công việc phải làm theo thời gian hợp lý trong ngày, trong tuần hay trong tháng, theo dõi tiến độ công việc cá nhân hoặc cả nhóm. Lịch làm việc rõ ràng và khoa học giúp bạn chủ động hơn trong công việc, hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Sơ đồ thiết lập mô hình cải tiến trong Myxteam, với sự kết hợp các thẻ công việc và các phòng ban ( Phòng kinh doanh, sản xuất kế toan), bạn nhìn thấy rõ ràng trình bay cu thể công việc tiến độ, giúp bạn đánh giá quy trình cải tiến, van hành, giúp cho không chỉ lãnh đạo mà cả nhân viên có tầm nhìn rõ ràng để kết nối công việc, kết nối các phòng ban với quy trình chung rõ ràng.

Ứng dụng kaizen với triết lý cải tiến công việc từng ngày, ứng dụng công cụ mới như Myxteam làm cho việc ứng dụng kaizen trực quan hơn, với nguy tắc 1 phút và các kế hoach công việc mỗi ngày, ứng dụng kaizen cho nhiều bộ phân khác nhau thông qua một kênh liên lạc thống suốt giúp quá trình giao tiếp và hiệu suất công việc nâng lên nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho bạn

Hãy áp dụng triết lý Kaizen ngay từ bây giờ và chờ đợi những thay đổi tích cực sẽ xảy ra với cuộc đời bạn. Chúc bạn thành công.