Làm việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro

quả cà chua
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Làm việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro

Trong thời đại mỗi người có quá nhiều thứ để làm, hàng trăm áp lực đè nặng lên vai và vẫn với quỹ thời gian 24 tiếng/ngày thì làm thế nào để có thể tập trung với công suất tối đa, hiệu quả cao và hạn chế stress ở mức tối thiểu là điều mà đa phần ai cũng mong tìm được giải pháp.

POMODORO LÀ GÌ ?

Bạn có thấy thời sinh viên có thể thức 4,5 tiếng liên tục để ngồi xem phim hay viết tài liệu nhưng càng lớn thì khả năng càng kém hẳn đi không? Thậm chí, để tập trung được trong 30 phút cũng là điều rất khó với nhiều người? Một số người có “khả năng” thức trắng đêm hay làm việc liên tục 12 tiếng đồng hồ vào ban ngày nhưng sau đó, lại rơi vào trạng thái “nửa tỉnh nửa mê” và phải ngủ bù để “hồi sức”. Rõ ràng thì thói quen này cũng chẳng thể đảm bảo hiệu quả cho bạn được, thậm chí còn dễ khiến công việc bị chất đống. Nhiều người gọi đây là hiện tượng “phấn khích ảo”, nghĩa là có thể làm việc với tinh thần hăng say chỉ tại một thời điểm nhất định mà thôi.

Nếu cũng đang rơi vào tình trạng trên thì bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn một phương pháp làm việc tập trung, sáng tạo và thậm chí không biết mệt – có thể quen thuộc với nhiều người nhưng không phải ai cũng biết. Đó chính là Pomodoro, hay còn được biết đến với tên gọi phương pháp “quả cà chua”, do Francesco Cirillo phát triển.

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

PHƯƠNG PHÁP POMODORO PHÙ HỢP VỚI AI?

Phương pháp quả cà chua phù hợp với những nhà phát triển, thiết kế hay bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo….

Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là Pomodoro không thể được sử dụng bởi những người làm việc trong lĩnh vực khác. Bất cứ ai đang bị “bội thực” hay có một đống công việc đang cần được giải quyết và cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì “quả cà chua” đều phát huy tác dụng.

Chuyện kể rằng có chàng trai to khỏe nghe tin bà chủ khu rừng nọ tuyển thợ cưa. Anh tới ứng tuyển thì thấy “đối thủ” của mình là một bác nhìn như người lùn.
Tới ngày thi, bà chủ đưa cho mỗi người một cái cưa và hai người sẽ ở hai mảnh rừng khác nhau để thử thách. Chàng trai tin chắc phần thắng trong tay mình và hì hục cưa ngày cưa đêm không ngừng nghỉ. Điều làm chàng băn khoăn nhất là rất nhiều lúc trong ngày, thấy bác thợ lùn vác cưa đi ngang qua với tách trà nóng hổi, vừa đi vừa huýt sáo và lúc nào cũng tươi cười. Chàng nghĩ bụng: “Đã già, lùn, lại còn… lười. Ta mặc kệ, phần thắng ắt hẳn về ta”.

Hết thời gian, bà chủ tới nghiệm thu và thông báo kết quả. Bác lùn kia được chọn. Chàng trai bực lắm và quyết hỏi bà chủ cho ra nhẽ. Bà chủ đáp rằng: “Bác kia cưa được gỗ nhiều gấp rưỡi anh!”

Chàng trai suy nghĩ mãi vẫn không thể lý giải nổi vì sao “người đàn ông vừa lùn vừa lười” kia lại có thể thắng mình nên đã quyết định tới hỏi chuyện. “Này, bác ăn trộm gỗ của tôi hả? Bác lười thế sao mà nhiều gỗ hơn tôi được?”

Bác lùn cười lớn rồi giải thích rằng khi chàng ta cưa hì hục như thế mà không nghỉ, lưỡi cưa sẽ ngày càng cùn, hiệu suất sẽ ngày càng giảm. Còn bác cứ cưa khoảng một tiếng, lại xách cưa ra bờ suối ngồi mài, nhờ đó mà lưỡi cưa luôn sắc bén, giúp bác cưa nhanh hơn mà không mất quá nhiều sức.

ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁ? POMODORO NHƯ THẾ NÀO

Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua. Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

•Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
•Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
•Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút •Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
•Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA PHƯƠNG PHÁP POMODORO

1.Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
2.Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
3.Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
4.Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Bài học ứng dụng phương pháp pomodoro từ diễn gỉa CHRIS WINFIELD

Anh chàng doanh nhân và diễn giả Chris Winfield gặp khó khăn trong việc quản lý hiệu quả thời gian của mình. Anh chàng đã thử nhiều phương pháp để vượt qua khó khăn này, và cuối cùng khi khám phá ra phương pháp Pomodoro.

“Nhờ phương pháp quản lý thời gian hiệu quả này, Chris đã cắt giảm tuần làm việc còn một nửa, tạo ra sự thay đổi trong sự nghiệp của mình, và quan trọng nhất, anh đã cân bằng công việc và cuộc sống . Vượt qua những khó khăn về thời gian”

Chris Winfield là mẫu người làm việc chăm chỉ, anh dành đến 60 đến 80 tiếng một tuần để làm việc. Mặc dù chăm chỉ là thế, công ty của anh (marketing agency) luôn trong tình trạng quá tải, công việc không đúng kế hoạch. Anh nhận ra những khó khăn này là động lực để anh thay đổi, tim ra phương pháp hiệu quả, thay đoi công viec và cuộc sống, lúc này anh nhận ra điểm mấu chốt là mình không hiểu cách làm việc hiệu quả, làm tốn thời gian

Chris bắt đầu bằng cách ứng dụng mỗi 1 chu kì Pomodoro mỗi ngày . Anh nhanh chóng nhận ra rằng ứng dụng Pomodoro chu kì 25 phút, điều đó thúc đẩy anh phai tập trung hơn vào công việc trong 1 khoảng thời gian nhất định, điều mà trước đây anh không làm được.
Sau đó Chris bắt đầu tăng dần các buổi Pomodoro trong mỗi ngày, anh tiềm kiếm sự tối ưu trong công việc, và cân bằng cuộc sống. Giờ đây, anh kiên định với 40 Pomo- doros mỗi tuần, tương đương 17 giờ. Anh khẳng định rằng anh đã làm được nhiều hơn bây giờ, trong 17 giờ, hơn anh từng làm khi anh thường xuyên kéo 60 giờ làm việc tuần.

“When your energy is focused on just one thing, then you become more powerful.”- Chris Winfield

LOẠI BỎ NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG POMODORO.

Loại bỏ những phiền nhiễu, sao nhãng để dành thời gian ứng dụng Pomodoro vào công việc không phải là điều đơn giản, bạn phải bỏ thời gian để luyện tập. Con người thường có xu hướng dành thời gian để suy nghĩ tại sao họ không muốn làm 1 việc gì đó, hoặc lo lắng thành phẩm cuối cùng không có sự hoàn hảo. Chris nhận ra cách tốt nhất để vượt qua vấn đề này là loại bỏ sự chần chừ, và chỉ đơn giản là bắt đầu.

Từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo. Cứ làm đi. Một khi bạn bắt đầu thực sự làm một điều gì đó, bạn sẽ kết thúc nó. Và nó thường sẽ là một công việc tốt, “Chris khẳng định.

Thử thách lớn nhất bạn phải vượt qua là bạn phải quyết định phải tiến tới, nó là một động lực tạo đà cho bạn. Chúng ta có sức mạnh để chống lại sự đề kháng bên trong chính chúng ta, với Chris , anh ta chiến đấu chống lại chính mình bằng cách kỷ luật trong công việc hằng ngày , và tuân thủ đúng quy tắc cấu trúc Pomo- doro để quản lý thời gian

Sự kỷ luật Trong Việc Ra Quyết Định

Làm sao giữ cho mình một kỷ luật thép khi trong khi ứng dụng Pomodoro,

Chris có lời khuyên rất đơn giản : Hãy bắt đầu bằng cách đánh răng bạn nghe thấy rất hài hước phải không, nhưng điều đó là sự thật. Để giữ kỷ luật để giải quyết 40 Pomodoros mỗi tuần với năng suất cao, nó bắt đầu bằng một công việc đơn giản, đó là quyết định chải răng thường xuyên.

Anh ấy đã hẹn giờ: mất 53 giây để chải răng, và anh đã tự nói với mình :” Nếu tôi không thể dùng 53 giây để hoàn thành một việc gì đó, làm sao tôi có thể hoàn thành những công việc lớn hơn được.Anh nhận ra rằng chúng ta phải tập thói quen xây dựng lộ trình Pomo- doro cũng giống như lộ trình xây dựng cơ bắp của mình, đều đặn, từng bước nhỏ và thường xuyên. Bây giờ anh tự hào với 40 kỳ Pomo- doro mỗi tuần , tập thể dục 5 lần 1 tuần, cân bằng cuộc sống, và dành thời gian cho gia đình và bạn bè

ỨNG DỤNG POMODORO VỚI MYXTEAM ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bạn sử dụng Myxteam với Myxteam board có thể chia các dự án lớn thành những nhiệm vụ nhỏ, và gán cho chúng như là một thẻ cá nhân. Sau đó bạn bắt đầu quá trình Pomodoro, bạn chuyển thẻ đó sang danh sách đang tiến hành, bắt đầu tự hẹn giờ, lúc này bạn bắt đầu tập trung vào công việc

Với Myxteam bạn có cái nhìn trực quan về bao nhiêu Pomo- doro bạn đã hoàn thành, có bao nhiêu công việc, thời gian Pomodoro nữa bạn phải hoàn thành, nó vẽ lên một bản đồ rõ ràng trong tâm trí bạn, dễ quản lý , và duy trì thói quen. Với Myxteam, ứng dụng Pomodoro là điều cực kì dễ dàng và nâng cao năng suất, quản lý thời gian của bạn

Bạn Có Ứng Dụng Pomodoro vào công việc và cuộc sống không? “ Chúng tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn ”

Theo dõi myXteam trên Facebook nhé: FACEBOOK MYXTEAM

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Ebook liên quan