CÁCH LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC

Kế hoạch làm việc là một bản tóm lược gồm các mục tiêu và công việc để một đội hoặc một người đạt được các mục tiêu đặt ra, giúp người xem bản kế hoạch làm việc nắm được toàn bộ nội dung của dự án.

Dù bạn còn đi học hay đã đi làm thì việc lập kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học dù làm việc với bất kỳ dự án nào.

Kế hoạch làm việc giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ. Hãy học cách lập kế hoạch làm việc để bạn luôn sẵn sàng với những dự án sắp tới.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất quan trọng, giúp bạn làm việc theo trình tự, khoa học và chất lượng công việc cũng sẽ cao hơn

_{1: Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch làm việc.}

Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc được lập ra với nhiều lý do khác nhau. Xác định trước mục đích của việc lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.

Cần lưu ý rằng hầu hết các kế hoạch làm việc chỉ áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 6 tháng hoặc 1 năm).

Nếu bạn đang đi làm, kế hoạch làm việc giúp quản lý của bạn biết bạn sẽ tham gia dự án nào trong một vài tháng tới. Nó thường được lập ngay sau buổi đánh giá thực hiện công việc hàng năm hoặc khi một đội bắt đầu những dự án lớn.

Kế hoạch làm việc cũng có thể ra đời sau khi công ty tổ chức họp kế hoạch chiến lược vào đầu năm dương lịch hoặc năm tài chính mới.

Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.

Với những dự án cá nhân, kế hoạch làm việc sẽ giúp phác họa những gì bạn định làm, cách thức thực hiện và ngày dự kiến hoàn thành. Kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không nhất thiết phải có, sẽ giúp theo dõi mục tiêu và tiến độ công việc.

2: Xác định (các) mục đích và mục tiêu.

Mục đích và mục tiêu có liên quan đến nhau vì chúng đều chỉ điều mà bạn mong muốn đạt được trong kế hoạch làm việc. Mặc dù vậy, chúng cũng có sự khác nhau; mục đích thì khái quát hơn, còn mục tiêu thì rõ ràng hơn.

Mục đích tập trung vào bức tranh tổng thể của dự án. Bạn có thể xác định mục đích bằng cách liệt kê những kết quả cuối cùng của dự án mà bạn mong muốn. Viết mục đích một cách rõ ràng; ví dụ như hoàn thành bản điều tra hoặc nghiên cứu nhiều hơn về công việc viết lách.

Mục tiêu cần cụ thể và rõ ràng. Nói cách khác, khi bạn hoàn thành một mục tiêu nào đó, bạn có thể gạch bỏ nó khỏi danh sách. Ví dụ, tìm người phóng vấn để hoàn thành bản điều tra là một mục tiêu tốt.
Nhiều kế hoạch công việc tách mục tiêu thành ngắn, trung và dài hạn nếu các mục tiêu này khác nhau. Ví dụ, mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số người xem thêm 30% trong ba tháng rất khác với mục tiêu dài hạn là củng cố sự có mặt của thương hiệu trong các kênh truyền thông đại chúng trong năm tới.

Mục tiêu thường được viết ra dưới dạng chủ động và sử dụng động từ hành động với ý nghĩ rõ ràng (ví dụ “lên kế hoạch”, “viết”, “làm tăng” và “đo lường”) thay vì sử dụng động từ có ý nghĩa chung chung (ví dụ “kiểm tra”, “hiểu”, “biết”, vân vân).

3: Xây dựng kế hoạch làm việc bằng những mục tiêu “SMART”

SMART là một cụm từ viết tắt trong tiếng anh chỉ các tiêu chí của một kế hoạch làm việc có kết quả rõ ràng và có thể thực hiện.

• Cụ thể (Specific). Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai?. Nêu rõ nhóm dân số mà bạn sắp phục vụ và bất cứ hành động nào của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ nhóm người này.
• Có thể đo đạc (Measurable). Nó có thể định lượng và chúng ta có thể đo lường được nó? Bạn có thể đếm được kết quả? Bạn lên kế hoạch để “sức khỏe ở Việt Nam sẽ tăng lên vào năm 2020?” hay bạn lên kế hoạch để “các trường hợp nhiễm HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam sẽ giảm 20% vào năm 2020?”

Nhớ rằng một số liệu gốc cần được thiết lập với sự thay đổi số lượng. Nếu bạn không biết tỷ lệ mắc bệnh HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam thì bạn sẽ không thể nói một cách chắc chắn rằng sẽ giảm 20% tỷ lệ này.

• Có thể đạt được (Achievable). Chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian được giao với những nguồn lực mà chúng ta có? Chúng ta cần đưa ra mục tiêu mang tính thực tế với những rành buộc. Tăng doanh số 500% chỉ hợp lý nếu công ty của bạn nhỏ. Tăng doanh số 500% nếu bạn đã thống lĩnh thị trường là điều gần như không thể.

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.

• Liên quan đến mục đích (Relevant). Mục tiêu có ảnh hưởng đến mục đích mong muốn hoặc chiến lược? Mặc dù việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh cấp ba có thể quan trọng với việc khám sức khỏe tổng thể nhưng có trực tiếp dẫn đến thay đổi trong việc khám sức khỏe tinh thần? Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan.
• Giới hạn về thời gian (Time bound). Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? Tuy việc này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của dự án. Cần nêu rõ điều này, nếu không bạn có thể đạt được kết quả với việc hoàn thành tất cả các mục tiêu nhưng hoàn thành một cách hấp tấp và vội vã.

4: Liệt kê các nguồn lực của bạn

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.

Ở nơi làm việc, nguồn lực có thể bao gồm những điều như ngân sách tài chính, nhân sự, chuyên gia, văn phòng hoặc không gian và tài liệu. Nếu kế hoạch làm việc của bạn khá trang trọng, bạn nên đính kèm một bản ngân sách chi tiết ở phụ lục.

Trong môi trường học tập, nguồn lực có thể bao gồm quyền vào các thư viện khác nhau; tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; máy tính và quyền truy cập Internet; chuyên gia hoặc những ai khác có thể giúp bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào.

5: Chỉ ra những ràng buộc

Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt mục đích và mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu bạn thực hiện bản điều tra cho trường học, bạn có thể thấy thời gian biểu của mình quá dày đặc, khiến bạn khó có thể điều tra và viết báo cáo một cách tốt nhất.

Vì thế, thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả. (LÊN KẾ HOẠCH là cần thiết nếu bạn có nhiều hơn một môn học khó mỗi kỳ).

6: Ai chịu trách nhiệm?

Phân công công việc là một nội dung rất quan trọng của một bản kế hoạch tốt. Ai chịu trách nhiệm hoàn thành từng công việc? Có thể là một nhóm cùng nhau hoàn thành một công việc (tùy theo nguồn lực) nhưng mỗi thành viên cần đáp ứng được yêu cầu để công việc hoàn thành đúng thời hạn.

7: Viết ra chiến lược của bạn.

Xem xét kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng nguồn lực và cách vượt qua những ràng buộc để đạt mục đích và mục tiêu. Liệt kê những bước hành động cụ thể. Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu.

Cũng cần liệt kê những bước mà các thành viên khác trong nhóm cần làm. Bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này.

Lên thời gian biểu. Bạn có thể lên một thời gian biểu thử, xem xét những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, bạn cũng cần dành khoảng trống trong thời gian biểu để tránh bị chậm kế hoạch.

8: Các phần mềm lập kế hoạch và quản trị thực thi

Thời đại công nghệ 4.0 việc phải ứng dụng phần mềm vào trong quản lý kế hoạch là điều cần thiết, bởi nó mang đến nhiều lợi ích cho người quản trị và cá nhân làm việc:

• Quản lý trực quan dễ dàng theo dõi toàn bộ công việc
• Quản lý thành viên làm việc, tiến độ công việc
• Trao đổi tương tác nhanh chóng
• Dữ liệu Cloud giúp quản lý làm việc mọi lúc mọi nơi Hệ thống báo cáo đo lường công việc.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, giúp truy cập làm việc một cách nhanh chóng dễ dàng.

Những phần mềm mà bạn có thể tham khảo.: Asana , Trello và MyXteam

Để lựa chọn cho đội nhóm của mình một nền tảng thống nhất làm việc đó là điều hơi khó khăn. Tuy nhiên mỗi loại phần mềm đều có những ưu nhược điểm khác nhau

Tại Việt Nam chúng tôi giới thiệu đến bạn phần mềm myXteam vì có những ưu điểm mà những phần mềm nước ngoài không đáp ứng được, một phần do văn hóa sử dụng khác nhau.

• myXteam là phần mềm Tiếng Việt dành cho người Việt, dễ dàng triển khai cho đội nhóm.
• Ngoài những tính năng tương đương như phần mềm nước ngoài thì myXteam tích hợp nền tảng Chatwork để nhóm của bạn không lạc trôi thông tin dữ liệu.

PHẦN MỀM LÀM VIỆC NHÓM MYXTEAM

7 LỢI ÍCH THIẾT THỰC KHI DÙNG MYXTEAM QUẢN TRỊ THỰC THI KẾ HOẠCH

1: Quản lý kế hoạch trực quan.

Tất cả công việc của dự án, kế hoạch được trực quan rõ ràng, Với nhiều dạng view kế hoạch như Kanban, Gantt view, calender, user view, dashboard, giúp người quản lý dễ dàng quản trị thực thi.

2: Quản lý tiến độ trực quan.

Mỗi công việc trong kế hoạch được gắn trách nhiệm người thực hiện, thời gian hoàn thành rõ ràng, giúp đội nhóm làm việc đúng tiến độ được giao.

3: Trao đổi thông tin xuyên suốt

Comment tương tác trao đổi công việc đúng người đúng việc, giúp nhóm luôn luôn nắm bắt được tình hình công việc của các thành viên khác trong thời gian thực.

4: Đo lường đánh giá

Hệ thống báo cáo làm việc giúp người quản trị nắm rõ năng lực làm việc của thành viên, nhằm đưa ra quyết định nhanh chóng để dự án được hoàn thành đúng thời hạn, giảm chi phí.

5: Đồng bộ hoá trên nhiều thiết bị

Ứng dụng chạy trên nhiều nền tảng web app, IOS, Android giúp đội nhóm có thể tương tác trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi, ( Ở nơi đâu cũng như đang ở nơi làm việc )

6: An toàn dữ liệu ( Data Cloud )

Dữ liệu kế hoạch làm việc đội nhóm được mã hóa trên nền tảng Cloud của microsoft giúp nhóm của bạn truy cập làm việc cùng nhau hiệu qủa, không còn tình trạng tìm kiếm dữ liệu tốn nhiều thời gian

7: Chatwork

Chat trao đổi công việc là tính năng không thể thiếu cho đội nhóm khi làm việc chung, myXteam đồng bộ hóa từ công việc đến chat nội bộ trên một nền tảng myXteam, tránh lạc trôi thông tin, dữ liệu.

Đăng ký myXteam trải nghiệm ngay nhé bạn.